Архивное дело является фундаментом сохранения исторической памяти и обеспечения правовых гарантий для граждан и организаций. В городе Казани этим важным направлением управляет Управление муниципального архива аппарата Исполнительного комитета муниципального образования город Казань. Данная статья подробно освещает историю создания, правовую базу, структуру, основные задачи, виды деятельности и контактную информацию ведомства на .

История создания и правовая основа

Создание специализированного органа по управлению архивными делами в структуре городского управления стало логичным этапом развития системы местного самоуправления в Республике Татарстан.

Ключевые нормативные акты:

• Закон Республики Татарстан «О местном самоуправлении в Республике Татарстан» — базовый закон, определяющий полномочия органов местного самоуправления в сфере архивного дела.
• Решение представительного органа муниципального образования г. Казани (Казанская городская Дума) от года — ключевой документ, инициировавший создание управления.

Суть решения 2006 года: В структуре аппарата Исполнительного комитета г. Казани на базе существовавшего ранее архивного отдела было создано Управление муниципального архива. Это решение позволило повысить статус архивного подразделения, расширить его полномочия и обеспечить более качественное выполнение функций по формированию, учету, хранению и использованию документов муниципального архивного фонда.

Место в системе органов местного самоуправления

Управление муниципального архива является структурным подразделением (управлением) Аппарата Исполнительного комитета г. Казани. Исполнительный комитет является высшим коллегиальным исполнительным и распорядительным органом местного самоуправления города.

Соседние структурные подразделения аппарата ИК г. Казани:

• Казанская городская Дума (представительный орган)
• Администрации районов города (Советский, Приволжский, Вахитовский, Кировский, Московский, Ново-Савиновский, Авиастроительный)
• Контрольно-счетная палата
• Городские службы (различных отраслей)
• Пресс-центр
• Межведомственные комиссии
• Управление муниципальной службы

Архивное управление взаимодействует со всеми вышеперечисленными органами, обеспечивая документирование их деятельности и формирование архивных фондов.

Основные цели и задачи

Деятельность Управления регламентируется федеральным законодательством (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»), законодательством РТ и локальными нормативными актами города.

Ключевые цели:

1. Сохранение документов муниципального архивного фонда как части Архивного фонда Российской Федерации.
2. Обеспечение доступности архивных документов для государственных органов, организаций и граждан в порядке, установленном законом.
3. Методологическое руководство архивными делами структурных подразделений Аппарата ИК, администраций районов и муниципальных учреждений.

Основные задачи (функции):

• Формирование муниципального архивного фонда города Казани.
• Государственная регистрация и учет архивных документов.
• Обеспечение условий хранения, соответствующих нормативным требованиям (температура, влажность, пожаробезопасность).
• Научно-справочная работа: выдача справок, выписок, заверенных копий документов гражданам и организациям.
• Организация доступа к архивным документам в читальном зале и через электронные сервисы.
• Экспертиза документов на предмет исторической ценности (отбор к хранению или утилизация по истечении сроков).
• Цифровизация фондов и создание электронных баз данных.
• Контроль за состоянием архивного дела в ведомствах и учреждениях города.

Структура Управления

Внутренняя структура Управления муниципального архива формируется руководителем Аппарата ИК г. Казани на представление начальника Управления. Типичная структура включает следующие основные отделы/секторы (наименования могут уточняться локальными актами):

• Отдел приема, учета и формирования фондов, работа с входящими документами от структур аппарата, администраций районов, муниципальных учреждений; экспертиза ценности документов.
• Отдел хранения и обеспечения сохранности — контроль за микроклиматом в хранилищах, антипиренная обработка, борьба с биологическими повреждениями, комплектование стеллажей.
• Отдел научной справочной работы и использования документов — работа в читальном зале, ответы на письменные и устные запросы, оформление архивных справок (стаж, зарплата, награждения, жилищные вопросы и др.).
• Сектор информатизации и цифровизации — сканирование документов, ведение электронных баз данных (ЭБД), поддержка сайта/портала, внедрение ЭДО (электронного документооборота).
• Методологический сектор (или группа) — консультирование ответственных за архивы в структурных подразделениях, проведение проверок состояния делопроизводства, обучение кадров.

Взаимодействие с иными архивными учреждениями

Управление муниципального архива не существует в изоляции; оно встроено в единую архивную систему Республики Татарстан и РФ.

Ключевые партнеры и вышестоящие организации:

• Государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Республики Татарстан» (ГБУ ГА РТ) — главное архивное управление региона, осуществляющее методологическое руководство и прием документов регионального значения.
• Центральный государственный архив аудиовизуальных документов Республики Татарстан (адрес: ул. Кремлёвская, 2/6) — по вопросам хранения фото-, кино-, фоно- и видеодокументов.
• Автономная некоммерческая организация историко-родословных исследований «Генеалогический центр ЯДКЯР (ПАМЯТЬ)» — взаимодействие в сфере генеалогических исследований, использовании метрических книг и ревизских сказок.
• Федеральное архивное агентство (Росархив) — через ГБУ ГА РТ получает методические рекомендации и контроль за исполнением федерального законодательства.

Адреса и контактная информация (актуально на 2026 год)

Важно: В открытых источниках встречаются разные адреса, что связано с возможным разделением функций (административный офис, хранилища, читальный зал) или переездом. Ниже приведены все известные адреса из доступных данных.

Основные адреса:

Контакты:

• Телефон справки / приемной: +7 (843) -92-86-16
• Режим работы (типичный для архивов):
  • Понедельник – Четверг: 08:00 – 17:00 (перерыв 12:00 – 13:00)
  • Пятница: 08:00 – 16:00 (перерыв 12:00 – 13:00)
  • Суббота, Воскресенье: Выходной
  • Примечание: В справочниках иногда указано «Закрыто до 13:00» в определенные дни — уточняйте по телефону перед визитом.
• Официальный сайт Исполнительного комитета г. Казани: www.kazan.ru (раздел «Структура» -> «Управление муниципального архива»)

Виды предоставляемых услуг (Госуслуги / Муниципальные услуги)

Управление оказывает муниципальные услуги в электронном и бумажном виде. Основные из них:

1. Выдача архивных справок, выписок, заверенных копий документов (подтверждение стажа, заработной платы, присвоения квалификаций, награждений, жилищных прав и т.д.).
2. Предоставление архивных документов для ознакомления в читальном зале.
3. Выдача информации из архивных фондов по письменным запросам (почта, портал Госуслуг, личный кабинет на сайте ИК г. Казани).
4. Прием документов от организаций для хранения (передача дел в архив по истечении сроков хранения в ведомстве).
5. Методологическая помощь по вопросам делопроизводства, номенклатур дела, сроков хранения.

Сроки предоставления: Согласно законодательству, справки выдаются в течение 30 календарных дней с момента регистрации обращения (в сложных случаях срок может быть продлен). Через портал «Госуслуги» процесс значительно ускоряется.

Архивный фонд: состав и ценность

Муниципальный архивный фонд города Казани формируется с момента установления советской власти (1917 г.) и включает документы дореволюционного периода (поступившие из Казанской городской Думы, Управы, комиссий).

Основные фондообразующие органы:

• Казанская городская Дума (до 1917 г. и современная).
• Исполнительный комитет горсовета / Исполнительный комитет г. Казани.
• Администрации районов города (ныне и ликвидированные).
• Городские хозяйственные управления (горводоканал, горелектросеть, ЖЭКи/УК и др.).
• Муниципальные учреждения (школы, больницы, дома культуры, архивы, музеи, библиотеки — по мере ликвидации/реорганизации).
• Межведомственные комиссии при ИК г. Казани.

Тематические группы документов:

• Вопросы городского хозяйства, благоустройства, транспорта, коммунального хозяйства.
• Социальная сфера: образование, здравоохранение, культура, спорт, социальная защита.
• Землеустройство, градостроительство, архитектура, выдача разрешений на строительство.
• Кадровая политика, муниципальная служба, награждения.
• Финансово-бюджетная отчетность, контрольно-счетная деятельность.

Информация о среднемесячной заработной плате и отчетность

В соответствии с требованиями законодательства о прозрачности деятельности государственных и муниципальных органов, на официальном сайте Исполнительного комитета г. Казани регулярно публикуются:

• Сведения о среднемесячной заработной плате сотрудников Управления муниципального архива (в разрезе категорий: руководители, специалисты, технический персонал).
• Годовые отчеты о деятельности Управления (отчет о выполнении плана, отчет об использовании бюджетных средств).
• Планы работы на текущий и плановый период.
• Информация о закупках (реестр закупок, план-закупки на 44-ФЗ/223-ФЗ).

Данные доступны в разделе «Отчеты» или «Прозрачность бюджета» на портале kazan.ru.

Руководство и кадровый потенциал

Начальник Управления муниципального архива назначается и освобождается от должности руководителем Аппарата Исполнительного комитета г. Казани (Главой администрации города / Городским менеджером) по согласованию с соответствующим комитетом Казанской городской Думы.

Сотрудники Управления — муниципальные служащие. Ключевые требования к специалистам: высшее образование (архивоведение, история, юриспруденция, управление документооборотом), знание законодательства об архивном деле, навыки работы с ЭДО и системами электронного архива (например, «ЭлАР», «ДокСвидетель» или региональные аналоги).

Перспективы развития: Цифровая трансформация

На 2026 год приоритетными направлениями развития Управления являются:

• Полный переход на электронное делопроизводство в Аппарате ИК и администрациях районов с одновременным формированием электронного архива.
• Массовая цифровизация наиболее востребованных фондов (личные дела, метрические книги, проекты планировки, решения Думы/ИК) для предоставления удаленного доступа.
• Интеграция с Единым порталом госуслуг (ЕПГУ) и Региональным портом (РПГУ) для предоставления услуг «в один клик» без визита в архив.
• Внедрение технологий ИИ для распознавания рукописных текстов (OCR/HTR) и автоматического атрибутирования дел.
• Модернизация хранилищ (пожарные системы инертных газов, автоматика микроклимата, антисептические барьеры).

Практическое руководство: Как получить справку в Архиве ИК г. Казани

1. Определите, какие документы нужны. (Подтверждение стажа за определенный период, зарплата за 2000-2005 гг., копия решения о начислении квартиры и т.д.).
2. Соберите пакет документов для запроса:
   • Паспорт гражданина РФ (оригинал).
   • Документы, подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке/разводе) — если фамилия менялась.
   • Доверенность (нотариальная или простая письменная) — если оформляет представитель.
   • Заявление (бланк выдается на месте или скачивается с сайта kazan.ru).
3. Выберите способ обращения:
   • Через Госуслуги (рекомендуется): Раздел «Работа и пенсия» -> «Архивные справки» -> Выбор органа: «Управление муниципального архива аппарата ИК г. Казани». Оплата госпошлины онлайн (со скидкой 30%).
   • Лично в читальном зале: ул. 8 Марта, 5а (1 этаж). Уточните часы приема посетителей по тел. 292-86-16.
   • Почта (ценным бандеролем с вложенным описью вложения): На адрес: 420000, г. Казань, ул. 8 Марта, 5а, Управление муниципального архива аппарата ИК г. Казани.
4. Ожидайте готовности. Срок до 30 дней. Готовность сообщают по СМС/Email или в личном кабинете Госуслуг.
5. Получите результат: Лично (по паспорту), представителем (по доверенности) или Почтой России (ЕМС/ценная бандероль).

Управление муниципального архива аппарата Исполнительного комитета г. Казани — это не просто место хранения старых бумаг, а современный информационно-справочный центр, обеспечивающий правовые гарантии жителей города и сохраняющий историческую память столицы Татарстана. Благодаря внедрению электронных сервисов и активной цифровизации фондов, доступ к архивной информации становится максимально удобным и прозрачным для каждого гражданина.

При планировании визита или отправке почтового запроса обязательно уточняйте актуальные реквизиты и режим работы по телефону +7 (843) -92-86-16, так как адреса подразделений (администрация, хранилища, читальный зал) могут находиться по разным адресам: ул. 8 Марта, 5а (основной прием граждан), ул. Баумана, 38 и ул. Рахматуллина, 1.