Управление по делам архивов (УДА) Администрации городского округа Тольятти — это ключевое структурное подразделение местного самоуправления‚ обеспечивающее формирование‚ учет‚ хранение и использование документов‚ составляющих Архивный фонд города. Деятельность управления регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ законодательством Самарской области и нормативными правовыми актами Администрации городского округа.
Основные цели и задачи
Главная миссия Управления — сохранение документального наследия города для нужд государственных органов‚ организаций и граждан. К ключевым задачам относятся:
- Формирование архивных фондов: прием на хранение дел от органов местного самоуправления‚ муниципальных учреждений и организаций.
- Обеспечение сохранности: создание необходимых условий хранения (температура‚ влажность‚ противопожарная безопасность‚ антибиотическая защита).
- Научно-справочная работа: составление описей‚ путеводителей‚ карточек учета для обеспечения поиска документов.
- Предоставление доступа: выдача архивных справок‚ копий документов гражданам и правовым лицам.
- Методическое руководство: контроль за состоянием делопроизводства и архивного дела в структурных подразделениях Администрации и подведомственных организациях.
Структура и состав фондов
Архив Управления хранит документы‚ отражающие историю и современное развитие Тольятти (ранее Ставрополь). Фонды делятся на несколько основных групп:
А) Документы дореволюционного периода (Фонд № 1 и др.)
Содержат сведения об истории города Ставрополя-на-Волге: уездные и городские управы‚ земские учреждения‚ духовные консистории‚ парochиальные школы. Ценны для историков‚ краеведов и гениалогов.
Б) Документы советского периода (1917–1991 гг.)
Самый массивный блок. Включает дела:
- Исполкома Ставропольского (с 1964 — Тольяттинского) городского Совета депутатов трудящихся.
- Районных исполкомов (Автозаводский‚ Камышинский‚ Центральный).
- Городских и районных комитетов КПСС‚ комсомола‚ профсоюзов;
- Промышленных предприятий-гигантов: АвтоВАЗ (заводская архивная служба взаимодействует с городским архивом по вопросам передачи ценных комплектов)‚ «Тольяттиазот»‚ «КуйбышевАзот» и др.
- Сельхозпредприятий‚ строительных трастов‚ организаций ЖКХ‚ здравоохранения‚ образования и культуры.
В) Документы современного периода (с 1991 г. по настоящее время)
Деятельность главы города‚ Администрации‚ Думы городского округа‚ управлений и департаментов. Включает нормативные правовые акты (постановления‚ распоряжения)‚ материалы заседаний‚ отчетность‚ градостроительную документацию.
Г) Личностные фонды и коллекции
Документы выдающихся жителей города: строителей‚ ветеранов войны и труда‚ ученых‚ деятелей культуры. А также фото-‚ кино-‚ фоно- и видеодокументы‚ картографические материалы‚ печатная продукция (газеты «Тольяттинская правда»‚ «Вольный город» и др.).
Услуги для граждан и организаций
Управление по делам архивов предоставляет широкий спектр платных и бесплатных услуг. Обращение возможно лично‚ по почте или через портал госуслуг.
Основные виды справок:
- Справки о стаже работы: для назначения пенсий (взаимодействие с Пенсионным фондом РФ / СФР).
- Справки о заработной плате: за периоды до 2000 года (для пересчета пенсии).
- Справки об образовании: дубликаты свидетельств‚ справки об окончании закрывшихся школ/ПТУ/техникумов.
- Справки из актов гражданского состояния (ЗАГС): копии записей о рождении‚ браке‚ смерти (если срок хранения в ЗАГСе истек — 100 лет для рождений/браков‚ 50 лет для смертей).
- Справки о проживании/регистрации: архивные данные домовых книг (для судов‚ нотариусов‚ оформления наследования).
- Генеалогические справки: поиск сведений о предках (по метрическим книгам‚ ревизским сказкам‚ спискам приходчан).
Порядок получения услуги:
- Подача заявления (бланк на сайте Администрации или в приемной УДА).
- Предоставление паспорта и документов‚ подтверждающих родственные связи (при запросе чужых данных).
- Оплата госпошлины (для платных услуг) или предоставление основания для бесплатного предоставления (пенсионеры‚ ветераны‚ участники ВОВ и др.);
- Исследование фондов архивистами (срок до 30 дней).
- Выдача готовой справки с печатью и подписью руководителя.
Цифровизация и электронные ресурсы
В последние годы Управление активно внедряет цифровые технологии:
- Электронный каталог фондов: доступен на официальном сайте Администрации Тольятти (раздел «Архив»). Позволяет удаленно проверить наличие нужного фонда/описи/дела.
- Цифровые копии: массовое сканирование наиболее востребованных фондов (метрические книги‚ домовые книги‚ личные дела предприятий) для выдачи копий без износа оригиналов.
- Портал «Госуслуги»: прием заявлений на предоставление архивных справок в электронном виде.
- Проект «Цифровой архив Тольятти»: публикация в открытом доступе оцифрованных исторических документов‚ фотографий‚ схем города разных лет.
Методическая работа и контроль
УДА осуществляет надзор за соблюдением архивного законодательства в подведомственных организациях:
- Проведение экспертизы документов на предмет исторической ценности (акты отбора/уничтожения).
- Утверждение номенклатур дел и сроков хранения.
- Консультации ответственных за делопроизводство сотрудников управлений и учреждений.
- Проверки состояния архивов в муниципальных учреждениях (школы‚ поликлиники‚ ДК‚ спортивные школы).
Контакты и режим работы
Адрес: 445003‚ г. Тольятти‚ ул. Ленина‚ д. 17 (Здание Администрации городского округа‚ отдельный вход/корпус архива — уточняйте по телефону).
Телефоны справки/приемной: +7 (8482) XX-XX-XX (актуальные номера смотрите на официальном сайте tgl.ru в разделе «Структура управления» -> «Управление по делам архивов»).
Режим работы приемной граждан (примерный):
- Понедельник – четверг: 09:00 – 17:00 (перерыв 13:00 – 14:00)
- Пятница: 09:00 – 16:00 (перерыв 13:00 – 14:00)
- Суббота‚ воскресенье: выходной
- Примечание: Режим может меняться‚ обязательно звоните заранее.
Электронная почта: archive@tgl.ru (или аналогичный адрес на домене администрации).
Полезные советы при обращении в архив
- Собирайте исходные данные: полные ФИО (включая девичью фамилию)‚ точные даты рождения/смерти/брака‚ названия предприятий‚ адреса проживания‚ номера зачеток/удостоверений.
- Проверяйте сроки хранения: личные дела рабочих/служащих хранятся 75 лет‚ дела пенсионного обеспечения — 75 лет‚ акты ЗАГС передаются в архив по истечении установленных сроков.
- Используйте предзаказ: если вы знаете шифр дела (фонд-описание-дело)‚ сообщите его архивариусу заранее — это ускорит выдачу.
- Фотосъемка: уточните правила съемки документов на камеру телефона (обычно разрешено без вспышки и штатива бесплатно или за символическую плату).
Управление по делам архивов мэрии Тольятти — это не просто склад старых бумаг‚ а современный информационно-справочный центр. Оно играет критическую роль в защите социальных прав граждан (подтверждение стажа‚ зарплаты‚ жилья)‚ сохранении городской памяти и обеспечении прозрачности деятельности власти; Благодаря цифровизации доступ к уникальным историческим материалам становится все более удобным для исследователей и жителей города.
Статья подготовлена на основе открытых нормативных актов и типичной структуры работы муниципальных архивов РФ. Для получения актуальных реквизитов‚ тарифов и сроков обращайтесь на официальный сайт Администрации Тольятти или по телефонам Управления.