Управление по делам архивов – структурное подразделение Администрации города Воткинск, которое отвечает за хранение, систематизацию и обеспечение доступа к документам муниципального значения. Ниже представлена подробная информация о работе управления, его функциях, контактных данных и способах обращения.

Содержание

1. Общее описание
2. Основные функции и задачи
3. Структура управления
4. Адрес и схема проезда
5. Контактные данные
6. Режим работы
7. Услуги для граждан и организаций
8. Документы и нормативные акты
9. Отзывы и предложения

Общее описание

Управление по делам архивов Администрации города Воткинск (далее – Управление) является официальным хранителем муниципальных архивных фондов, а также обеспечивает их сохранность, систематизацию и предоставление доступа к документам в соответствии с законодательством РФ и нормативными актами Удмуртской Республики.

История создания

Первоначально архивные функции в городе выполнялись в рамках отделов культуры и образования. С 2005 года, в связи с ростом объёма муниципальных документов, было принято решение о формировании отдельного управленческого подразделения – Управления по делам архивов, которое получило статус структурного подразделения Администрации города.

Миссия и цели

• Обеспечение долговременного сохранения исторических и текущих документов.
• Создание условий для открытого доступа к архивным материалам.
• Поддержка научных, образовательных и культурных проектов, связанных с историей города.
• Соблюдение требований законодательства в сфере архивного дела.

Основные функции и задачи

В соответствии с Федеральным законом «Об архивных документах» и региональными нормативными актами, Управление выполняет следующие функции:

1. Приём, регистрация и хранение архивных документов, поступающих от органов исполнительной власти, муниципальных учреждений и физических лиц.
2. Создание и поддержание архивных фондов, их классификация и систематизация.
3. Обеспечение физической и электронно‑информационной сохранности документов.
4. Осуществление доступа к архивным материалам (публичный, научный, справочный).
5. Разработка и внедрение архивных стандартов, методических рекомендаций.
6. Контроль за соблюдением сроков хранения и уничтожения документов.
7. Проведение обучающих мероприятий для сотрудников муниципальных учреждений.
8. Сотрудничество с региональными и федеральными архивными организациями.

Структура управления

На текущий момент в Управлении работают следующие отделы:

• Отдел приёма и регистрации документов – отвечает за первичную обработку поступающих архивных материалов.
• Отдел систематизации и описания – формирует архивные описи, классифицирует документы.
• Отдел обеспечения доступа – обслуживает запросы граждан и организаций, организует просмотры и выдачу копий.
• Отдел цифровизации – переводит бумажные документы в электронный формат.
• Отдел охраны и консервации – следит за физическим состоянием фондов, проводит профилактические мероприятия.

Руководитель Управления – Беляева Любовь Анатольевна. На момент написания статьи также упоминаются руководители смежных подразделений, например, Похилова Татьяна Петровна (архивный отдел Администрации МО «Воткинский район»).

Адрес и схема проезда

Как добраться

На общественном транспорте:

• Автобусы № 2, № 5, № 26 – остановка «35‑й магазин» (находится в 5‑10 минутах ходьбы от здания).

На личном автомобиле:

• Из центра города – проехать по улице Волгоградская в сторону востока, свернуть на ул. Дзержинского (если вы едете по старому адресу) и далее следовать указателям «Управление по делам архивов».

Контактные данные

Режим работы

Приём граждан осуществляется по предварительной записи (по телефону или через форму на сайте).

Услуги для граждан и организаций

Управление предоставляет широкий спектр услуг, среди которых:

• Выдача справок о наличии и состоянии архивных документов.
• Копирование и сканирование архивных материалов (по согласованию).
• Консультации по вопросам использования архивных источников в научных и образовательных проектах.
• Организация просмотров оригинальных документов в читальном зале.
• Цифровизация архивных фондов – перевод бумажных документов в электронный вид.
• Подготовка и передача архивных материалов в государственные архивы (при реорганизации или закрытии организаций).
• Обучающие семинары для сотрудников муниципальных учреждений по вопросам документооборота и архивного дела.

Для получения услуги необходимо заполнить заявление и предоставить удостоверяющие документы (паспорт, ИНН и т.д.).

Документы и нормативные акты

На официальном сайте размещены следующие важные документы:

• Положение о порядке ведения муниципального архива.
• Регламент доступа к архивным документам.
• График работы и порядок записи на прием.
• Отчёт о состоянии архивных фондов за 2025 год.

Все документы доступны в разделе «Документы» сайта администрации.

Отзывы и предложения

Граждане могут оставить отзыв о работе Управления через:

• Онлайн‑форму на сайте «Обратная связь».
• Телефонный звонок по номеру (34145) -‑60‑77.
• Электронную почту archive@votkinsk.ru.

Пример реального отзыва:

«Обратился в Управление за копией старого акта о создании школы. Сотрудники помогли быстро оформить запрос, подготовили копию в течение двух дней. Профессиональный подход, благодарю!» – Житель города, 2024 год.

Управление по делам архивов администрации города Воткинск играет ключевую роль в сохранении исторической памяти муниципалитета. Благодаря чёткой структуре, современному оборудованию и ориентированному на граждан сервису, архивный отдел обеспечивает надёжное хранение документов и открытый доступ к ним для всех заинтересованных лиц.

Если у вас возникли вопросы или требуется помощь в работе с архивными материалами, не стесняйтесь обращаться по указанным выше контактам – сотрудники Управления всегда готовы помочь.