В современном бизнесе объём бумажных и электронных документов растёт с каждым годом. Правильная организация их хранения – это не только вопрос удобства, но и обязательное требование законодательства. В статье рассмотрим, какие услуги по хранению документов предлагают профессиональные архивные компании, какие выгоды получает клиент и как выбрать надёжного партнёра.
Что входит в услуги архивного хранения?
Услуги архивного хранения охватывают весь цикл работы с документами:
- Приём и регистрация – документ поступает в архив, ему присваивается уникальный номер, фиксируются дата, тип и срок хранения.
- Комплектование и учет – формируются архивные фонды, создаются описи и каталоги, ведётся электронный учёт.
- Физическое хранение – размещение бумаг в специально оборудованных помещениях с контролем температуры, влажности и защиты от пожара.
- Электронное хранение (оцифровка) – сканирование, распознавание текста (OCR) и размещение файлов в системе электронного документооборота.
- Доступ и выдача – быстрый поиск и выдача документов по запросу клиента через личный кабинет или по телефону.
- Утилизация и уничтожение – безопасное уничтожение бумаг, утративших актуальность, с выдачей акта об утилизации.
- Транспортировка и передача в государственный архив – при ликвидации компании или необходимости государственной регистрации.
Почему организациям выгодно пользоватся внешними архивными услугами?
- Экономия офисных площадей – освобождаются помещения, которые можно использовать под более прибыльные задачи.
- Снижение затрат на содержание – не требуется закупать дорогостоящие архивные шкафы, системы климат-контроля и персонал.
- Соблюдение законодательства – профессиональные архивы гарантируют соответствие срокам хранения, правилам комплектования и учёта.
- Повышение безопасности – документы хранятся в помещениях с видеонаблюдением, системой контроля доступа и пожарной защитой.
- Ускоренный доступ к информации – современные системы поиска позволяют находить нужный документ за считанные секунды.
- Возможность оцифровки – переход к электронному документообороту упрощает работу с данными и уменьшает риск потери оригиналов.
Виды архивных услуг
3.1 Внеофисное (депозитарное) хранение
Документы передаются в специализированный архивный центр, где они хранятся в условиях, соответствующих ГОСТу. Примером такой услуги являются предложения компании Delis Архив, где клиент получает возможность «освободить офисные помещения от многочисленных бумаг, передав данную функцию профессиональной организации».
3.2 Оцифровка и электронный архив
Сканирование бумажных носителей, автоматическое распознавание текста (OCR) и размещение файлов в системе ЭДО. Компания Инфолоджистикс предлагает «эффективную оцифровку бумажных документов», а также автоматическое распознавание и дальнейшую архивную обработку.
3.3 Хранение в государственном архиве
Для документов, подлежащих государственной регистрации, услуги включают подготовку и передачу материалов в государственный архив без доработок. Об этом говорит АРХИВАРИУСЪ: «Документы, которые оформили наши специалисты, можно сдавать на государственное хранение без внесения доработок».
3.4 Уничтожение и утилизация
После истечения срока хранения документы могут быть уничтожены с соблюдением всех требований конфиденциальности. Услуга часто включается в комплексный пакет, как у компании Архив-Сервис.
Как выбрать надёжного поставщика архивных услуг?
| Критерий | Что проверять |
|---|---|
| Лицензия и сертификаты | Наличие лицензии на архивную деятельность, сертификатов ISO 9001, ISO 27001. |
| Соответствие законодательству | Соблюдение ФЗ «Об архивном деле», правил хранения, сроков и утилизации. |
| Техническое оснащение | Климат-контроль, система видеонаблюдения, пожарная защита, резервные копии электронных файлов. |
| Уровень автоматизации | Наличие личного кабинета клиента, онлайн‑поиска, интеграции с ERP/CRM. |
| Опыт и репутация | Количеcтво обслуживаемых компаний, отзывы, наличие крупных клиентов (гос. органы, крупные корпорации). |
| Стоимость и гибкость тарифов | Прозрачные цены, возможность выбора «одного окна» (комплексный пакет услуг). |
Примеры ведущих архивных компаний в России
- Delis Архив – предлагает депозитарное хранение, оцифровку и полную архивную обработку с «выгодными ценами».
- АРХИВАРИУСЪ – специализируется на подготовке документов к государственному хранению и работе с крупными фондами.
- Инфолоджистикс – фокус на внеофисном хранении, сканировании и автоматическом распознавании;
- ОСГ Россия – гарантирует соблюдение всех правил архивного хранения и предлагает услуги комплектования фондов.
- Архив Нева (Санкт‑Петербург) – более 1200 клиентов, полный спектр: хранение, обработка, оцифровка, уничтожение.
- Хоумсклад – сервис «Освободите пространство в своем офисе!», ориентирован на бухгалтеров и малый бизнес.
Стоимость услуг и факторы, влияющие на цену
Цены формируются исходя из нескольких параметров:
- Объём документов (количество листов, коробок, папок).
- Тип носителя (бумажные, микрофильмы, электронные файлы).
- Срок хранения (краткосрочный – до 1 года, среднесрочный – 1‑5 лет, долгосрочный – более 5 лет).
- Уровень сервиса (только хранение, хранение + оцифровка, полный пакет «от приёма до утилизации»).
- Дополнительные услуги (транспортировка, подготовка к передаче в государственный архив, обучение персонала).
Примерные тарифы (по состоянию на 2026 год) могут выглядеть так:
- Хранение бумажных коробок – от 150 ₽ за коробку в месяц.
- Оцифровка листа – от 3 ₽ за лист (при больших объёмах – скидки до 30 %).
- Транспортировка документов – от 500 ₽ за рейс в пределах МКАД.
Точные цены уточняются у конкретного поставщика после аудита объёмов.
Как организовать процесс перехода к внешнему архиву?
Шаг 1. Аудит текущих документов
Определить типы документов, их объём, сроки хранения и юридическую значимость.
Шаг 2. Выбор поставщика
Сравнить предложения по критериям из раздела 4, запросить коммерческие предложения.
Шаг 3. Подготовка к передаче
Сформировать описи, упаковать документы в архивные коробки (влагоустойчивые, прочные), оформить транспортные накладные.
Шаг 4. Приём и регистрация в архиве
Провести инвентаризацию, получить подтверждающие документы (акт приёма‑передачи, сертификат о сохранности).
Шаг 5. Настройка доступа
Получить логин в личный кабинет, настроить права доступа для сотрудников.
Шаг 6. Оцифровка (по необходимости)
Запустить процесс сканирования, проверку качества, интеграцию в систему ЭДО.
Шаг 7. Мониторинг и контроль
Регулярно проверять отчёты поставщика, проводить ревизию архивных фондов.
Услуги хранения документов в архиве организации – это комплексный набор решений, позволяющих обеспечить законность, безопасность и эффективность работы с информацией. Выбирая профессионального партнёра, компания экономит ресурсы, минимизирует риски потери данных и получает возможность сосредоточиться на своей основной деятельности.
Помните: правильный архив – это фундамент надёжного делопроизводства и один из ключевых факторов конкурентоспособности в современном бизнесе.
Источник информации: публичные данные компаний Delis Архив, АРХИВАРИУСЪ, Инфолоджистикс, ОСГ Россия и др., актуальные на .