Данная статья посвящена подробному рассмотрению Устава областного государственного казенного учреждения «Государственный архив Смоленской области» (ОГКУ Государственный архив Смоленской области). В ней освещаются исторические этапы формирования архива, правовая база, основные положения устава, структура управления, функции и задачи учреждения, а также его роль в сохранении документального наследия региона.

Историческая справка

Государственный архив Смоленской области ведёт свою историю с 1919 года**, когда был создан Смоленский губернский архив. В дальнейшем архив проходил несколько переименований:

• 1929 г. – Западно‑областной архив;
• 1937 г. – Смоленский областной архив;
• 1941 г. – после объединения с архивом Октябрьской революции получил статус Государственного архива Смоленской области;
• С 2011 г. – функционирует как областное государственное казенное учреждение (ОГКУ) в соответствии с распоряжением Администрации Смоленской области от № 916‑р.

За почти столетие деятельности архив собрал богатейший фонд документов, отражающих политическую, экономическую, культурную и социальную жизнь Смоленского края с XIX в. по настоящее время.

Правовая основа деятельности

Деятельность ОГКУ Государственный архив Смоленской области регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в редакции от 2023 г.) – определяет общие принципы архивного дела, права и обязанности архивных учреждений;
2. Устав областного государственного казенного учреждения «Государственный архив Смоленской области» – основной внутренний нормативный документ, утверждаемый распоряжением Администрации области;
3. Распоряжение Администрации Смоленской области от № 916‑р «Об утверждении Устава областного государственного казенного учреждения Государственный архив Смоленской области»;
4. Региональные нормативные акты Смоленской области, касающиеся финансирования, имущественного обеспечения и взаимодействия с другими государственными органами.

Устав является локальным актом, который уточняет и конкретизирует положения федерального законодательства с учётом особенностей региона.

Структура Устава

Устав ОГКУ Государственный архив Смоленской области состоит из следующих разделов:

• Общие положения – наименование, юридический адрес, форма собственности, цели и задачи учреждения;
• Управление и органы управления – порядок формирования и компетенция директора, ученого совета, аттестационной комиссии;
• Имущество и финансово‑экономическая деятельность – источники финансирования, порядок использования имущества, бухгалтерский учёт;
• Основные виды деятельности – приём, хранение, учёт, описание, предоставление документов, научно‑исследовательская и просветительская работа;
• Ответственность и контроль – меры ответственности за нарушение устава, внутренний и внешний контроль;
• Заключительные положения – порядок внесения изменений и дополнений в устав, вступление в силу.

Основные положения Устава

Цели и задачи учреждения

Согласно Уставу, основными целями ОГКУ являются:

• сохранение и обеспечение долгосрочного хранения документального наследия Смоленской области;
• обеспечение доступа граждан и организаций к архивным документам в соответствии с законодательством;
• проведение научных исследований, публикаций и образовательных программ на основе архивных фондов;
• участие в формировании государственной информационной политики в области архивного дела.

Юридический статус

ОГКУ является государственным казенным учреждением, не имеющим права на распределение прибыли. Учредителем выступает Администрация Смоленской области. Учреждение обладает правом собственности на переданное ему имущество, а также на приобретение имущества за счёт собственных средств и целевых субсидий.

Руководство и управление

Высшим органом управления является директор, назначаемый конкурсом и утверждаемый Администрацией области. Директор отвечает за:

• реализацию уставных целей;
• организацию работы сотрудников;
• финансово‑экономическую деятельность;
• взаимодействие с федеральными и региональными архивными органами.

Для обсуждения научных и методических вопросов при архиве функционирует ученый совет, состоящий из ведущих специалистов в области истории, архивоведения и смежных дисциплин.

Имущество и финансирование

Имущественный комплекс архива включает:

• здания и сооружения (главное здание по ул. Нахимова, 29б, а также вспомогательные помещения);
• фондовые хранилища с климатическим контролем;
• оборудование для цифровизации и реставрации документов;
• библиотечные и справочные фонды.

Финансирование осуществляется за счёт:

• средств областного бюджета (основное финансирование);
• целевых субсидий и грантов (федеральных, региональных, международных);
• платных услуг (копирование, сканирование, консультации);
• добровольных пожертвований и спонсорской помощи.

Основные виды деятельности

Устав выделяет следующие ключевые направления работы:

1. Приём и учёт документов – прием документов от государственных органов, организаций и частных лиц; их регистрация в электронном каталоге и фондовой описи;
2. Хранение и сохранность – обеспечение оптимальных условий температуры, влажности, защиты от света и защиты от биологических угроз;
3. Описание и каталогизация – составление научных справок, создание электронных баз данных и онлайн‑каталогов;
4. Предоставление доступа – организация читальных залов, выдача копий, предоставление удалённого доступа через портал «Архивы России»;
5. Научно‑исследовательская работа – проведение конференций, публикация сборников документов, участие в международных проектах;
6. Просветительская и образовательная деятельность – проведение экскурсий, лекций, выставок, работа со школьниками и студентами.

Ответственность и контроль

Нарушение положений Устава влечет дисциплинарную, административную и, в случае умышленного причинения ущерба архивному фонду, уголовную ответственность. Внутренний контроль осуществляется службой внутреннего аудита архива, внешний – контролирующими органами области и Федеральной архивной службой России.

Доступ к документам и сервисы архива

Государственный архив Смоленской области обеспечивает несколько форм доступа:

• Читальный зал – работа с оригиналами и микрокопиями под наблюдением сотрудников;
• Электронный каталог – поиск по фондам, делам и отдельным документам через сайт архива;
• Услуги копирования и сканирования – предоставление бумажных и цифровых копий за плату;
• Удалённый доступ – отдельные оцифрованные фонды доступны через портал «Архивы России» и электронную читальную зону;
• Консультационная поддержка – помощь в подборе источников, составлении запросов и работе с архивными справками.

Архив активно развивает цифровизацию: к 2026 году оцифровано более 1,2 млн листов документов, включая уникальные фонды XIX в. (записи о землепользовании, метрические книги, делопроизводство губернского управления).

Взаимодействие с другими архивами и организациями

Государственный архив Смоленской области участвует в межархивном сотрудничестве на нескольких уровнях:

• Федеральный уровень – обмен опытом с Федеральным архивным агентством, участие в всероссийских проектах по созданию единого электронного каталога;
• Региональный уровень – совместные выставки и конференции с архивами соседних областей (Калужской, Брянской, Тверской);
• Международный уровень – участие в программах ЕС и UNESCO по сохранению документального наследия, обмен цифровыми копиями с архивами Белоруссии и Литвы;
• Образовательные учреждения – договоры о совместной научной деятельности со Смоленским государственным университетом, Смоленским государственным медицинским университетом и другими вузами.

Устав областного государственного казенного учреждения «Государственный архив Смоленской области» является фундаментальным документом, определяющим правовые, организационные и операционные основы деятельности одного из ключевых хранилищ документального наследия региона. Он чётко регламентирует цели и задачи архива, порядок управления, источники финансирования, виды деятельности и механизмы контроля. Благодаря продуманному уставу архив успешно выполняет свою миссию по сохранению, изучению и популяризации архивных фондов, способствуя развитию науки, образования и культурной идентичности Смоленской области.

Для более детального изучения рекомендуется ознакомиться с полным текстом Устава, доступным на официальном сайте архива, а также с нормативными актами Федерального закона № 125‑ФЗ и распоряжением Администрации Смоленской области от № 916‑р.