Ведомственный архив Министерства образования Ставропольского края – это специализированное хранилище документального наследия, связанного с деятельностью органов управления образованием в регионе. Архив выполняет важные функции по сохранению, учёту, комплектованию и предоставлению доступа к документам, отражающим историю развития системы образования Ставрополья.

История создания

Идея создания ведомственного архива возникла в начале 2000‑х годов, когда в рамках реформы архивного дела в Ставропольском крае потребовалось централизовать хранение документов министерства образования и подведомственных учреждений. Официально архив был открыт в 2005 году на базе уже существующего Государственного архива Ставропольского края (ул. Ломоносова, д. 12).

В 2012 году архив получил статус Объединённого ведомственного архива, объединив в своих фондах документы не только Министерства образования, но и связанных с ним структур – управления молодёжной политики, учреждений дополнительного образования и т.д.

Юридический статус и подчинение

Архив является государственным казённым учреждением и подчиняется непосредственно Министерству образования Ставропольского края. Его деятельность регламентируется:

• Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Постановлением Правительства Ставропольского края о системе архивных учреждений;
• Внутренними нормативными актами Министерства образования (положение об архиве, инструкция по комплектованию и хранению документов).

Местонахождение и контактная информация

Архив расположен по адресу:

Для удобства посетителей на сайте 2ГИС и Zoon.ru размещены карты проезда, фотографии здания, часы работы и отзывы пользователей.

Структура фондов

Фонды ведомственного архива разделены на несколько тематических блоков:

1. Нормативно‑правовые акты – приказы, распоряжения, постановления Министерства образования Ставропольского края за период с 1991 года по настоящее время.
2. Учётно‑отчётная документация – годовые отчёты образовательных учреждений, сведения о численности учащихся, финансовые ведомости.
3. Документы по аттестации и контролю качества – материалы государственной итоговой аттестации (ГИА‑9, ГИА‑11), результаты проверок, акты надзорных мероприятий.
4. Программы и проекты – материалы государственных программ «Развитие образования Ставропольского края», «Дети Ставрополья», национального проекта «Образование» и др.
5. Личное дело сотрудников – трудовые книжки, аттестационные листы, награждения (хранение осуществляется в соответствии с требованиями конфиденциальности).
6. Фотодокументы и аудиовизуальные материалы – фотосъёмка мероприятий, видеозаписи конференций, учебных фильмов.

Основные функции архива

• Комплектование – приём документов от министерства, его подведомственных учреждений и других организаций в соответствии с номенклатурой дел.
• Хранение – обеспечение условий, соответствующих требованиям ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (температура, влажность, защита от света и пожара).
• Каталогизация и описание – создание электронных и бумажных описей, внедрение информационной системы архивного управления (ИСАУ).
• Предоставление доступа – выдача справок, копий документов, организация работы читального зала, проведение экспертиз и научных исследований.
• Популяризация архивного наследия – проведение выставок, лекций, публикаций в сборниках и интернет‑ресурсах, посвящённых истории образования в регионе.

Как воспользоваться услугами архива

Для получения информации или копий документов необходимо:

1. Оформить письменный запрос (можно отправить электронным письмом или подать лично в приёмную).
2. Указать цель запроса, перечень интересующих документов и период, за который требуется информация.
3. При необходимости предъявить документ, подтверждающий личность (паспорт) и, если запрос связан с личными данными, согласие на обработку персональных данных.
4. Оплатить государственную пошлину за изготовление копий (тарифы утверждены Министерством финансов Ставропольского края).
5. Получить готовую справку или копию в установленный срок (обычно от 3 до 10 рабочих дней).

В читальном зале архива доступны компьютеры с доступом к электронному каталогу, где можно самостоятельно поискать нужные дела по номеру, дате или ключевым словам.

Значение архива для региона

Ведомственный архив Министерства образования играет ключевую роль в:

• Сохранении исторической памяти о развитии системы образования Ставропольского края;
• Обеспечении прозрачности и подотчётности органов управления образованием;
• Поддержке научных исследований, подготовки диссертаций, учебных пособий и методических рекомендаций;
• Помощи гражданам в подтверждении прав на образование, получении дубликатов аттестатов, справок о стаже работы в образовательной сфере.

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется:

• Полная оцифровка наиболее востребованных фондов и размещение их в открытом доступе на портале «Архивы России»;
• Внедрение системы электронного документооборота с министерством образования для автоматического поступления текущих дел;
• Развитие образовательных программ для школьников и студентов по работе с архивными источниками (экскурсии, мастер‑классы, олимпиады по архивному делу);
• Увеличение площади хранилищ и модернизация систем климат-контроля для обеспечения долгосрочной сохранности документов.

Таким образом, ведомственный архив Министерства образования Ставропольского края является важным институтом, сочетающим функции хранения исторического наследия и обеспечения современных информационных потребностей органов власти, образовательных учреждений и гражданского общества.