Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Получение ответа из архива — это завершающий этап взаимодействия с архивным учреждением. Независимо от того‚ запрашивали ли вы сведения о предках‚ подтверждение стажа для пенсии или копии приказов о награждении‚ формат и содержание ответа строго регламентированы законодательством (в частности‚ Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и типовыми правилами работы архивов). В этой статье подробно разберем‚ какие бывают виды ответов‚ как они оформляются‚ и предоставим типичные образцы.

Основные виды архивных ответов

Согласно нормативным актам‚ форма предоставления ответа зависит от характера запроса и состояния документов. Выделяют следующие основные виды:

Архивная справка — официальный документ‚ подтверждающий определенные факты (рождение‚ брак‚ смерть‚ служба‚ стаж и т.д.)‚ изготовленный на основании архивных документов. Имеет юридическую силу.
Архивная выписка — дословное воспроизведение текста архивного документа (или его части) с указанием реквизитов источника (фонд‚ опись‚ дело‚ лист). Оформляется на бланке архива.
Копия архивного документа — фотокопия‚ скан или ксерокопия оригинала‚ заверенная печатью и подписью руководителя архива (или уполномоченного лица).
Информационный документ по теме (тематический запрос), сводка сведений по определенной теме‚ извлеченных из нескольких документов.
Отрицательный ответ (уведомление об отсутствии сведений) — официальное письмо на бланке организации‚ составляемое при отсутствии в архиве запрашиваемых документов или сведений.

Общие требования к оформлению ответа

Любой исходящий архивный документ (ответ) должен содержать обязательные реквизиты‚ установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016 и внутренними инструкциями архива:

Шапка: Наименование архива (полное и сокращенное)‚ его адрес‚ контактные телефоны‚ e-mail‚ ОГРН/ИНН (при необходимости).
Реквизиты исходящего документа: Номер регистрации (по журналу учета исполнения запросов)‚ дата составления.
Ссылка на входящий: Номер и дата регистрации запроса гражданина/организации (входящий номер).
Адресат: ФИО заявителя‚ его почтовый адрес (или e-mail для электронного ответа).
Тема/Пометка: Например: «По вопросу предоставления архивной справки»‚ «В ответ на запрос от № 123».
Текст ответа: Суть предоставляемой информации или мотивы отказа.
Подпись: Подпись руководителя архива (или заместителя/начальника отдела) с расшифровкой инициалов и фамилии.
Печать: Круговая печать архива (на справках‚ выписках‚ копиях). На простых письмах-ответах печать может не ставиться‚ если ответ подписан руководителем.
Отметка об исполнителе: ФИО сотрудника‚ подготовившего ответ‚ и контактный телефон для справок.

Образец 1: Положительный ответ (Архивная справка)

Наиболее частый вариант для социально-правовых запросов (подтверждение стажа‚ факта рождения/смерти‚ службы).

 ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖЖЕНИЕ КУЛЬТУРЫ
 «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ [НАИМЕНОВАНИЕ РЕГИОНА/ОБЛАСТИ]»
 (ГА[О] [РЕГИОН]) Адрес: [Почтовый индекс‚ Город‚ Улица‚ Дом]
 Тел.: [Номер телефона] | E-mail: [Адрес почты]
 Сайт: [Адрес сайта]
Исх. № ______ / ______ [Дата составления: «___» __________ 202_ г.]
ГРАЖДАНИНУ(КЕ) [ФИО ЗАЯВИТЕЛЯ ПОЛНОСТЬЮ]
 Адрес: [Почтовый адрес заявителя]
АРХИВНАЯ СПРАВКА
 № ______
На основании Вашего запроса от «___» ________ 202_ г. (вх. № ______) сообщаю следующее.
В фондах Государственного архива [Наименование] (Фонд № ___‚ Опись № ___‚ Дело № ___‚ Л. ___) сохраняется [наименование документа: например‚ «Метрическая книга о рождении за 1901 год»‚ «Личное дело»‚ «Приказ о зачислении на службу» и т.д.].
По данным указанного документа‚ установлено:
 [ФИО лица‚ по которому запрашивалась информация] родился(ась) [дата] в [место рождения].
 Родители: отец, [ФИО отца]‚ мать, [ФИО матери].
 [Иные установленные факты: брак‚ смерть‚ период службы‚ должность‚ награждение и т.д.];
Копия указанного документа (выписка из него) прилагаеться / направляется отдельно.
Начальник архива ________________ / [ФИО] /
 М.П. [Расшифровка подписи]
Исполнитель: [ФИО исполнителя]
 Тел. для справок: [Номер телефона] 

Образец 2: Выписка из архивного документа

Оформляется‚ когда требуется предоставить точный текст документа (приказ‚ протокол‚ запись акта гражданского состояния). Отличается от справки тем‚ что воспроизводит текст документа дословно.

 … [Шапка архива‚ реквизиты исх. номера и даты‚ адресат — аналогично Образцу 1] … ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
 (из Архивного документа: Фонд ____‚ Опись ____‚ Дело ____‚ Л. ____)
ПРИКАЗ № 123-н
 г. Москва‚ 15 мая 1985 г.
О зачислении на службу
В соответствии с приказом Минобороны СССР от № 5 и на основании призыва военно-комиссариата Ленинского района г. Москвы‚
 ПРИКАЗЫВАЮ:
Зачислить в ряды Советской Армии с 20 мая 1985 г. Иванов Ивана Ивановича‚ 1965 г.р.‚ жителя г. Москвы‚ Ленинский пр.‚ д. 10‚ кв. 5.
 Назначить его на должность стрелка мотострелкового полка воинской части 12345.
 Начальнику воинской части обеспечить своевременное прибытие зачисленного.
Начальник воинской части Подпись _________ /Петров А.А./
 М.П.
Выписка верна. Начальник отдела архива _________ /Сидоров С.С./
 М.П. Дата выдачи «___» ________ 202_ г.
Исполнитель: [ФИО]‚ тел. [Номер] 

Образец 3: Отрицательный ответ (Сведений не найдено)

Составляется на бланке письма организации (или с полной шапкой архива)‚ если по запросу сведения не обнаружены. Важно указать причины отсутствия (документы не сохранены‚ сожжены‚ не поступили в архив‚ неверно указаны реквизиты).

 … [Шапка архива‚ реквизиты исх. номера и даты‚ адресат] … УВЕДОМЛЕНИЕ
 об отсутствии архивных сведений
В ответ на Ваш запрос от «___» ________ 202_ г. (вх. № ______) о предоставлении сведений о [ФИО лица / теме запроса] сообщаю следующее.
По результатам поиска в фондах Государственного архива [Наименование] (Фонд № ___‚ Опись № ___‚ Дела №№ ___ за ____ г.) сведения о запрашиваемом лице (документы) не обнаружены.
Причины отсутствия:
 Документы за указанный период (например‚ метрические книги 1901–1903 гг. для с. Сергаченки) в фонды архива не поступили / не сохраняются.
 / ИЛИ: Фонды за указанный период утрачены / повреждены / подлежат реставрации и временно не предоставляются для пользования.
 / ИЛИ: Указанные в запросе реквизиты (фонд‚ опись‚ дело) неверны / отсутствуют в описях архива.
В целях дальнейшего поиска рекомендуем обратиться в:
 — Отдел ЗАГС по месту события (для актов гражданского состояния поздних периодов);
 — [Наименование другого архива‚ куда могли поступить докуменды];
 — Военно-мемориальный центр / ЦАМО (для военнослужащих).
 Входящий запрос зарегистрирован в журнале учета запросов социально-правового характера под № ___.
Начальник архива ________________ / [ФИО] /
 М.П.
Исполнитель: [ФИО исполнителя]
 Тел. для справок: [Номер телефона] 

Образец 4: Ответ с направлением копий документов (перечень вложений)

Если запрос предполагал получение копий (сканов‚ ксерокопий)‚ в ответе обязательно составляется перечень вложений.

 … [Шапка архива‚ реквизиты] … ПИСЬМО
 Уважаемый(ая) [ФИО заявителя]!
Направляю в ответ на Ваш запрос от «___» ________ 202_ г. (вх. № ______) копии архивных документов по Вашей просьбе.
Перечень вложений:
 Копия листа ___ дела № ___ оп. ___ ф. ___ (Метрическая запись о рождении Иванова И.И. 1950 г.) — 1 л.
 Копия лл. 5–7 дела № ___ оп. ___ ф. ___ (Личное дело Иванова И.И.) — 3 л.
 Копия приказа № 45 от г. (о присвоении звания) — 1 л.
 Всего копий: 5 листов (на 3-х страницах / в 1 файле PDF).
Копии заверены печатью архива и подписью ответственного исполнителя.
 Оригиналы документов хранятся в фондах данного архива и не выдаются в руки.
Начальник архива ________________ / [ФИО] /
 М.П.
Исполнитель: [ФИО]‚ тел. [Номер]
 Вложения: на 5 л. (копии) 

Сроки рассмотрения и получения ответа

Сроки исполнения запросов регламентированы законодательством и правилами конкретного архива:

Стандартный срок: Обычно 30 календарных дней с момента регистрации входящего запроса (ст. 22 Закона «Об архивном деле»).
Продленное рассмотрение: Если запрос сложный‚ требует поиска по множеству фондов или обращения в другие архивы‚ срок может быть продлен до 60 дней (в исключительных случаях — до 6 месяцев‚ например‚ в ЦАМО при глубоком поиске). О продлении заявитель должен быть уведомлен в письменной форме.
Электронные запросы: Сроки те же‚ но ответ приходит на e-mail (скан подписанного документа) или через портал Госуслуг / сайт архива.

Важные нюансы и частые ошибки

Платность услуг

Запросы социально-правового характера (пенсия‚ льготы‚ восстановление прав) — бесплатны. Генеалогические‚ исторические‚ коммерческие запросы, часто платны (оплата за поиск‚ за копирование‚ за изготовление справки). В ответе архив обязан уведомить о стоимости до начала работ или прислать счет вместе с уведомлением о готовности.

Изъятие оригиналов

Оригиналы архивных документов не выдаются в руки граждан. На место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче‚ снимается копия или делается отметка в учетных документах с указанием основания и расписки получателя (если выдача производится уполномоченному лицу по доверенности).

Журнал учета

Каждый поступивший запрос регистрируется в Журнале учета запросов‚ поступивших в архив (ведется архивом‚ хранится как переходящее дело). Исходящий ответ также регистрируется в журнале регистрации исходящих документов.

Электронный ответ

С 2020-х годов большинство архивов перешли на электронный документооборот. Ответ может прийти в виде PDF-файла с ЭЦП (усиленной квалифицированной электронной подписью) или скана бумажного оригинала с печатью. Такой документ имеет полную юридическую силу для представления в ПФР‚ МФЦ‚ суды.

Куда жаловаться‚ если ответ не получен или качество не устраивает?

Руководителю архива (письменное обращение с требованием разъяснить задержку или переделать справку).
Вышестоящему органу (Министерство культуры региона‚ Росархив / ФАС России).
Прокурору (нарушение сроков рассмотрения обращений граждан).
В суд (защита нарушенных прав‚ взыскание неустойки за нарушение сроков — ст. 5.27 КоАП РФ для должностных лиц).

Чек-лист: что проверить в полученном ответе

☐ Есть ли исходящий номер и дата?
☐ Указан ли входящий номер Вашего запроса?
☐ Соответствует ли содержание Вашему вопросу?
☐ Есть ли подпись руководителя и печать (на справках/выписках/копиях)?
☐ Указаны ли реквизиты документов (фонд‚ опись‚ дело‚ лист)‚ по которым сделана справка/выписка?
☐ Если ответ отрицательный — указана ли причина и куда обратиться дальше?
☐ Все ли заявленные копии приложены и пронумерованы?

Резюме: Ответ из архива — это официальный документ строгой отчетности. Грамотно оформленная архивная справка или выписка является полноценным доказательством в суде‚ Пенсионном фонде‚ ЗАГСе или при оформлении гражданства. Всегда сохраняйте конверт с почтовой штемпелью (если шло по почте) или письмо с входящим номером архива — это подтвердит факт и дату обращения.