Архивный фонд – это учётная и классификационная единица архивного дела, представляющая собой совокупность документов, связанных между собой исторически, тематически или логически. В современной практике архивов России существует несколько уровней и видов фондов, каждый из которых имеет свои особенности учёта, описания и доступа.
Основные виды архивных фондов
В зависимости от характера документов и их назначения в архиве выделяют следующие типы фондов:
- Государственные фонды – документы, принятые на государственное хранение в соответствии с законодательством РФ.
- Организационные (внутренние) фонды – материалы, сформированные в рамках конкретного учреждения (например, фонды предприятия, учебного заведения);
- Тематические фонды – документы, объединённые по определённой теме (например, фонды о Великой Отечественной войне, о сельском хозяйстве).
- Региональные фонды – материалы, относящиеся к определённому субъекту РФ (области, края, города).
- Отраслевые фонды – документы, относящиеся к конкретной отрасли экономики или науки (энергетика, образование, медицина и т.д.).
- Электронные фонды – цифровые документы, хранящиеся в электронных системах архивов.
Классификационная система архивных фондов
Согласно Правилам 2023 года № 1 в архиве ведётся список фондов – учетный документ, в котором фиксируются все фонды, находящиеся в хранении. Классификация осуществляется по нескольким признакам:
- По уровню хранения: национальный, региональный, муниципальный.
- По типу документов: бумажные, микрофильные, электронные.
- По хронологическому охвату: фонды XIX в., фонды XX в. и т.д.
- По тематическому содержанию: политические, экономические, культурные, военные.
Для каждого фонда в списке указываются:
- Номер и наименование фонда;
- Период охвата (даты начала и окончания);
- Объём (количество дел, листов, электронных файлов);
- Местонахождение (кабинет, хранилище, сервер);
- Ответственное лицо;
- Ссылка на аннотацию и карточку фонда в Путеводителе по фондам ГА РФ.
Путеводитель по фондам ГА РФ
Путеводитель – это справочный ресурс, содержащий аннотации и карточки всех фондов, включённых в Государственный архив Российской Федерации. Он предназначен для предварительного ознакомления с содержанием фондов до обращения в архив.
Как пользоваться Путеводителем:
- Перейдите в информационно‑поисковую систему архива.
- Введите ключевые слова (например, название организации, период, тематику).
- В результатах найдите нужный фонд и нажмите на ссылки «Аннотация» и «Карточка фонда».
- Изучите описание содержания, объём и условия доступа.
Пример заполнения формы списка фондов
Ниже приведён условный пример записи в списке фондов для условного архива «Городской архив № 1».
| № | Наименование фонда | Период | Объём | Местонахождение | Ответственный | Ссылка |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 01 | Фонд дел администрации города (1917‑1945) | 1917‑1945 | 150 дел, 12 000 листов | Хранилище А, стеллаж 3‑5 | Иванов И.И. | Аннотация / Карточка |
| 02 | Электронный фонд «Городская статистика 2000‑2020» | 2000‑2020 | 2 500 файлов (≈ 4 ТБ) | Сервер «Stat2020» | Петров П.П. | Аннотация / Карточка |
| 03 | Фонд фотодокументов «Праздники города» | 1920‑1990 | 3 200 фотографий | Хранилище B, шкаф 12 | Сидорова А.А. | Аннотация / Карточка |
Как узнать количество всех архивных фондов в организации
Для получения полной статистики по фондам организации следует:
- Обратиться к списку фондов, который обязателен к ведению в каждом архиве согласно Правилам 2023 г.
- Сформировать отчёт в электронном виде (например, в формате Excel) с подсчётом строк таблицы.
- При необходимости уточнить данные через Путеводитель по фондам ГА РФ, где указаны все фонды, включённые в национальный реестр.
Быстрый поиск по архивам России
Для поиска нужных фондов и документов в государственных и региональных архивах онлайн используется единый портал archives.ru. Основные шаги:
- Выберите тип поиска: по фондам, по делам или по документам.
- Укажите параметры: регион, период, тематику, название организации.
- Получите список соответствующих фондов с возможностью перехода к их аннотациям.
- При необходимости оформите запрос на просмотр оригиналов в архиве.
Архивные фонды – фундаментальная единица любой архивной системы. Их классификация по типу, уровню, тематике и формату позволяет эффективно вести учёт, обеспечивать доступность и сохранять историческое наследие. Современные инструменты, такие как список фондов и Путеводитель по фондам ГА РФ, упрощают поиск и работу с фондами как для архивистов, так и для исследователей.
Помните, что правильное оформление и своевременное обновление списка фондов – залог надёжного хранения и удобного доступа к документам в любой архивной организации.