В эпоху глобальной цифровизации государственные учреждения активно переходят на современные информационные технологии. Не стали исключением и государственные архивы, которые несут важнейшую миссию по сохранению исторического наследия и обеспечению граждан доступом к документальной информации. Одним из ярких примеров успешной модернизации является внедрение автоматизированной информационной системы (АИС) в Государственном архиве Хабаровского края.

Что такое АИС в сфере архивного дела?

Автоматизированная информационная система архива, это комплекс программных и аппаратных средств, предназначенный для автоматизации процессов учета, хранения, поиска и предоставления архивных документов. Основные принципы и требования к ведению государственного учета документов в автоматизированном режиме были заложены еще в Временном порядке, утвержденном приказом Росархива от № 64. С тех пор технологии шагнули далеко вперед, и сегодня на базе этих принципов функционируют мощные программные комплексы.

В Хабаровском крае, как и во многих других регионах России, для этих целей активно применяется система АИС «ЭЛАР-Архив». Данное программное обеспечение включено в Единый реестр российских программ для ЭВМ и баз данных (реестр Минкомсвязи) под номером 5481 от года. Система предназначена для автоматизации архивной деятельности, централизации хранения документов в электронном виде и значительного повышения качества оказания государственных услуг населению.

Государственный архив Хабаровского края (КГКУ ГАХК)

Краевое государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Хабаровского края» (КГКУ ГАХК) является главным хранилищем документального наследия региона. В архиве активно развивается направление информационных технологий. Руководство этим процессом осуществляет Центр научно-методической работы и развития информационных технологий.

В структуру центра входят специализированные сектора, каждый из которых выполняет свои задачи:

• Сектор научно-методической и образовательной работы (телефон: 8 (4212) -2-66-97, доб. 103).
• Сектор автоматизированных архивных технологий, защиты информации и научно-справочного аппарата (НСА) (телефон: 8 (4212) -2-66-97, доб. 104).

Специалисты этих подразделений обеспечивают бесперебойную работу баз данных, защиту конфиденциальной информации и интеграцию архивных сервисов с региональными и федеральными порталами.

Возможности и преимущества АИС «ЭЛАР-Архив»

Внедрение автоматизированной системы в хабаровском архиве позволило кардинально изменить подход к работе с документами. Ключевые преимущества и функции системы включают:

1. Автоматизация учета и контроля: Расширенные возможности построения экранных форм итогов работы Экспертно-проверочной комиссии (ЭПК). Отчеты могут формироваться в различных разрезах: в целом по архиву, в разрезе конкретного протокола, а также нарастающим итогом.
2. Информационное взаимодействие: Программные средства АИС обеспечивают надежное взаимодействие с порталами предоставления государственных и муниципальных услуг (ПГУ, РПГУ) с использованием системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).
3. Облачные технологии: Облачные сервисы АИС «ЭЛАР-Архив» дают возможность применить единый подход к автоматизации группы архивных учреждений региона, создавая единую информационную среду.
4. Работа с электронными копиями: Система позволяет осуществлять быстрый поиск документов, находящихся в архивном фонде, и организовывать удобную работу с их электронными копиями, что радикально снижает износ оригинальных бумажных носителей.

Электронный читальный зал: удаленный доступ к документам

Одним из самых востребованных результатов цифровизации архива стало создание так называемого «электронного читального зала». Жителям Хабаровского края больше не обязательно лично посещать архив для работы с историческими документами.

Через региональный портал государственных услуг (uslugi27.ru) пользователи могут заказать услугу:

• Удаленный доступ к архивным документам (их копиям) и справочно-поисковым средствам к ним через Единую архивную информационную систему Хабаровского края (ЕАИС ХК) с помощью сетей общего пользования, в т.ч. сети Интернет.

Важно отметить, что доступ предоставляется не ко всем документам без исключения. В случаях, предусмотренных законодательством, заявитель может получить мотивированный отказ в предоставлении доступа. Это касается документов, содержащих государственную, коммерческую или личную тайну, а также тех материалов, физическое состояние которых не позволяет их оцифровать.

Внедрение автоматизированной информационной системы в Государственном архиве Хабаровского края — это важный шаг на пути к созданию прозрачной, удобной и современной архивной отрасли. Использование передовых решений, таких как АИС «ЭЛАР-Архив», интеграция с порталом госуслуг и развитие электронных читальных залов позволяют не только сберечь исторические документы для будущих поколений, но и сделать работу с архивом максимально комфортной и быстрой для каждого жителя региона.