Внутренний трудовой распорядок – это локальный нормативный акт, который регламентирует порядок организации труда, отдыха и соблюдения санитарных норм в конкретной организации. Для государственных и муниципальных архивов ПВТР имеет особое значение, так как от его соблюдения зависят сохранность документов, эффективность работы и безопасность персонала.

Правовая основа

Основные нормативные документы, определяющие содержание и порядок разработки ПВТР для архивов:

• Приказ Росархива от № 111 «Об утверждении типовых норм времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами». В пункте 8 указано, что режим труда и отдыха устанавливается в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 192‑197) – общие требования к режиму труда и отдыха.
• Приказ Федерального архивного агентства от  г. (пункт 381 Перечня) – срок хранения ПВТР в организации – один год после их замены новыми правилами.
• Должностные инструкции архивариусов и заведующих архивом (2025‑2026 гг.) – обязательное соблюдение ПВТР.

Структура типового ПВТР для архивов

Обычно ПВТР состоит из следующих разделов:

1. Общие положения – цель, сфера применения, ссылки на нормативные акты.
2. Трудовой график – продолжительность рабочего времени, начало и окончание рабочего дня, сменный график (если применяется).
3. Перерывы и отдых – продолжительность обеденного перерыва, дополнительные паузы, порядок предоставления отпусков.
4. Порядок организации рабочего места – требования к эргономике, освещению, температурному режиму, соблюдению санитарных норм.
5. Контроль и учет рабочего времени – использование табелей, электронных систем учёта, порядок заполнения.
6. Ответственность за нарушение ПВТР – дисциплинарные меры, порядок рассмотрения нарушений.
7. Порядок внесения изменений – кто уполномочен вносить поправки, сроки их публикации.

Ключевые положения ПВТР для архивных сотрудников

Рабочее время

• Стандартная продолжительность рабочего дня – 8 часов (с 9:00 до 18:00 с 1‑часовым обеденным перерывом).
• Для сотрудников, работающих с особо ценными или конфиденциальными документами, может вводиться дневной режим с повышенной концентрацией (например, 9:00‑13:00 и 14:00‑18:00 без длительных пауз).
• В случае необходимости (пиковые нагрузки, срочные запросы) допускается сверхурочная работа в объёме, не превышающем 120 часов в год, с обязательной оплатой или предоставлением отгулов.

Перерывы и отдых

• Обеденный перерыв – не менее 1 часа. При работе в условиях повышенной нагрузки допускается разбивка на два перерыва по 30 минут.
• Кратковременные паузы (5‑10 минут) каждые 2‑3 часа для снятия нагрузки с зрения и мышц (особенно при работе с микрофильмами, сканерами).
• Еженедельный непрерывный отдых – не менее 42 часов (обычно суббота и воскресенье).

Организационно‑технические условия

Согласно Приказу Росархива от № 111, в архиве должны быть соблюдены:

• Рациональная организация рабочих мест (эргономичные столы, регулируемые стулья, защита от ультрафиолетового излучения).
• Соблюдение санитарных норм (вентиляция, температура 20‑22 °C, влажность 45‑55 %).
• Обеспечение доступа к современным техническим средствам (сканеры, системы электронного документооборота) – пункт 12 ДИ архивариуса 2025 г.

Порядок оформления и учёта рабочего времени

• Заполнение табеля учета рабочего времени в электронном виде (система «1С:Зарплата», «Электронный журнал»).
• Регистрация начала и окончания рабочего дня, а также всех перерывов.
• Контроль за соблюдением режима труда и отдыха осуществляет заведующий архивом совместно с отделом кадров.

Дисциплинарная ответственность

Нарушения ПВТР могут влечь за собой:

• Выговор (первое нарушение).
• Штраф (при повторных нарушениях, если это предусмотрено локальными актами).
• Отстранение от работы без сохранения заработной платы (в случае серьёзных нарушений, угрожающих сохранности архивных фондов).

Процедура разработки и утверждения ПВТР

1. Инициатива – подготовка проекта ПВТР начинаеться в отделе кадров совместно с руководителем архива.
2. Экспертиза – проверка соответствия Трудовому кодексу, Приказу Росархива № 111 и другим нормативным актам.
3. Согласование – обсуждение проекта с представителями профсоюза (если есть) и с сотрудниками архива.
4. Утверждение – приказом руководителя организации (заведующего архивом или директором).
5. Публикация – размещение ПВТР в локальном нормативном акте, вывод на информационные стенды и в корпоративный портал.
6. Хранение – оригинал ПВТР хранится в архиве организации, копии – в отделе кадров. По Приказу ФАА от срок хранения – один год после замены.

Примерный график рабочего дня архивариуса

Особенности для сотрудников, работающих в ночных сменах или в режиме удалённого доступа

• Ночная смена – продолжительность не более 8 часов, с обязательным перерывом не менее 30 минут.
• Оплата ночных часов – повышенный тариф (не менее 20 % от обычной ставки).
• Удалённый доступ к архивным системам допускается только после прохождения специального инструктажа по информационной безопасности.
• Контроль рабочего времени в удалённом режиме осуществляется через VPN‑логирование и электронный журнал.

Как ПВТР влияет на кадровую работу

ПВТР является одним из локальных нормативных актов, от которых зависят:

• Назначение и перевод сотрудников (пункт «порядок назначения» в ПВТР).
• Оформление отпусков, больничных листов и иных видов отсутствия.
• Оценка эффективности работы (показатели выработки, указанные в Приказе Росархива № 111).
• Соблюдение требований по охране труда и пожарной безопасности (см. правила и нормы охраны труда в ПВТР).

Практические рекомендации для руководителей архивов

1. Регулярно обновляйте ПВТР – учитывайте изменения в законодательстве и технологическом оснащении.
2. Проводите инструктажи – минимум раз в полугодие, с акцентом на новые нормы и правила охраны труда.
3. Контролируйте соблюдение режима труда и отдыха – используйте электронные системы учёта и периодические аудиты.
4. Обеспечьте комфортные условия труда – проверяйте состояние рабочих мест, своевременно заменяйте изношенное оборудование.
5. Ведите документацию – храните оригиналы ПВТР, протоколы их утверждения и изменения в архиве организации.

Правила внутреннего трудового распорядка – фундаментальный документ, который обеспечивает:

• Соблюдение прав работников и их безопасность;
• Рациональное использование рабочего времени и повышение производительности;
• Сохранность и надёжность работы с архивными фондами.

Тщательное разработка, своевременное обновление и строгий контроль за исполнением ПВТР позволяют архивным учреждениям эффективно выполнять свои функции, соответствовать требованиям законодательства и поддерживать высокий уровень качества обслуживания граждан и организаций.

Дата актуализации: