Вопрос о том, какие заявления необходимо сдавать в архив, когда и как это делается, часто возникает у руководителей организаций, бухгалтеров, юристов и обычных граждан. В статье мы собрали актуальную информацию из нормативных актов и практических рекомендаций, а также подготовили образцы заявлений и пошаговый алгоритм подачи.

Что подразумеваеться под «заявлениями» в архивном деле?

В контексте архивного документооборота под заявлением обычно понимается:

• запрос на получение архивной справки, выписки или копии документа;
• заявление о передаче документов в архив (например, при ликвидации предприятия);
• заявление‑анкета для получения информации о событиях (например, о эвакации в годы Великой Отечественной войны);
• заявление о выдаче документов, хранящихся в государственных или муниципальных архивах.

1.1 Виды заявлений

1. Запрос‑заявление – направляется физическим или юридическим лицом с целью получения информации из архива.
2. Заявление‑передача – оформляется при передаче в архив документов организации (кадровые, бухгалтерские, расчётные).
3. Заявление‑анкета – используется при исследовательских проектах, например, при изучении истории эвакуации населения.

Правовые основы сдачи заявлений в архив

Сдача и получение заявлений регулируется рядом федеральных и региональных нормативных актов:

• Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ) – определяет порядок формирования, передачи и хранения архивных документов.
• Приказ Минкультуры России № 138 от «Об утверждении Положения о порядке передачи документов в государственные архивы».
• Гражданский кодекс РФ и Трудовой кодекс – регулируют сроки и порядок сдачи кадровых и расчётных документов.
• Региональные нормативные акты (например, постановления государственных архивов субъектов РФ) – уточняют форму заявлений и порядок их подачи.

Согласно этим документам, заявления сдаются в архив в случаях, когда документы выводятся из текущего документооборота (ликвидация, банкротство, реорганизация) или когда гражданин/организация запрашивает информацию, хранящуюся в архиве.

Когда необходимо сдавать заявления в архив?

Ниже перечислены типичные ситуации, когда документы (и сопутствующие заявления) обязаны быть переданы в архив:

• Ликвидация или банкротство предприятия – все кадровые бумаги, расчётные ведомости, приказы, личные карточки сотрудников передаются в государственный или муниципальный архив по юридическому адресу организации.
• Сдача кадровых документов – по истечении 3‑х лет со дня выхода из оборота (согласно приказу Минтруда) документы о трудовой деятельности, расчётах заработной платы и др. передаются в архив.
• Запросы граждан – получение справок о стаже, копий актов гражданского состояния, метрических книг и т.п. (в государственных архивах такие документы обычно НЕ ПРИНИМАЮТСЯ, их следует запрашивать в ЗАГС).
• Исследовательские проекты – заявление‑анкета для получения информации о событиях (например, эвакуация в годы войны).
• Передача документов в архив по инициативе организации – в случае создания архивного фонда предприятия.

Порядок сдачи заявлений в архив

Процедура подачи заявления в архив условно делится на три этапа.

4.1 Подготовительный этап

1. Определить, в какой архив (государственный, муниципальный, региональный) необходимо сдавать документы.
2. Собрать пакет документов, подлежащих передаче (кадровые, бухгалтерские, расчётные).
3. Подготовить заявление‑передачу в соответствии с образцом (см. раздел 5).
4. Убедиться, что у всех документов есть подписи ответственных лиц и проставлены даты.

4.2 Оформление заявления

Обязательные реквизиты заявления (по Приказу Минкультуры №138):

• Наименование архива (полный юридический адрес).
• Наименование организации‑передатчика.
• Дата и номер (если имеется) внутреннего приказа о передаче.
• Перечень передаваемых документов (с указанием их классификации, периода, количества листов).
• Контактные данные ответственного лица (ФИО, должность, телефон, e‑mail).
• Подпись руководителя организации и печать (при наличии).

4.3 Подача заявления

1. Лично – в архивный отдел по месту регистрации юридического лица. При личном обращении необходимо предъявить паспорт (для физических лиц) или доверенность (для представителя).
2. Почтовым отправлением – заказным письмом с уведомлением о вручении.
3. Через портал «Госуслуги» – загрузка скан-копии заявления и сопроводительных документов в электронный кабинет.
4. После приёма заявления архив выдаёт акт приёма‑передачи (приложение 21), который подписывается обеими сторонами.

Образцы заявлений

5.1 Заявление‑передача документов в архив (пример)

В ________________________ (наименование архива)
Адрес: ________________________

От ________________________ (наименование организации)
Адрес: ________________________
ИНН/КПП: ______________________
Телефон: ______________________
E‑mail: ______________________

Заявление № ___ от "__" _______ 2026 г.

Прошу принять в архив документы, подлежащие передаче в связи с ликвидацией (банкротством) организации, в соответствии с Федеральным законом №73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Перечень передаваемых документов:
Кадровые карточки сотрудников (2020‑2025 гг.) – 12 340 листов.
Приказы о приёме, переводе, увольнении – 215 шт.
Расчётно‑платёжные ведомости за 2020‑2025 гг. – 1 560 листов.
Лицевые счета по начислению заработной платы – 1 200 листов.

Ответственное лицо за передачу: ______________________ (ФИО, должность, телефон).

Подпись руководителя организации ______________________
(ФИО, должность) ______________________
М.П.

5.2 Заявление‑запрос на получение архивной справки

В ________________________ (наименование архива)
Адрес: ________________________

От ________________________ (ФИО заявителя)
Паспорт: серия ___ № ________, выдан ______________________
Телефон: ______________________
E‑mail: ______________________
Заявление № ___ от "__" _______ 2026 г.

Прошу выдать архивную справку о стаже работы (льготном стаже) за период с по г. в отношении ______________________ (ФИО работника, дата рождения).

Форма получения справки: электронная почта ______________________.

Подпись ______________________

Как получить ответ от архива?

После подачи заявления архив обязан рассмотреть запрос в течение 15 календарных дней (срок может быть продлён в случае необходимости уточнения данных).

• Ответ может быть выдан в виде информационного письма, архивной справки, выписки или копии документа.
• Способ получения указывается в заявлении (почтовое отправление, электронная почта, личный визит).
• При выдаче оригинальных документов подписывается акт выдачи, а заявитель получает расписку.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли сдать в архив личные заявления (например, заявление о переезде)?
   Личные заявления, не являющиеся документами, подлежащими архивированию, в государственный архив не принимаются. Их следует хранить в личных делах или передать в соответствующий орган (например, в ЗАГС).
2. Какие документы НЕ ПРИНИМАЮТСЯ в государственный архив?
   Метрические книги, книги записи актов гражданского состояния, домовые книги и аналогичные документы. Для их получения следует обращаться в органы ЗАГС.
3. Можно ли подать заявление через портал Госуслуги без печати организации?
   Да, если в системе предусмотрена электронная подпись (ЭП) руководителя или уполномоченного лица. При отсутствии ЭП заявление может быть отправлено в бумажном виде.
4. Сколько времени хранится архивный документ после передачи?
   Срок хранения определяется нормативными актами конкретного архива: обычно от 30 до 100 лет в зависимости от категории документа.
5. Кому следует обращаться за помощью в составлении заявления?
   За помощью можно обратиться к архивному эксперту, юристу, специалисту по кадровому делопроизводству или в отдел «Архивный эксперт» (см. Гарант.ру).

Сдача заявлений в архив – обязательный и регламентированный процесс, который обеспечивает сохранность важнейших документов организации и предоставляет гражданам доступ к исторической информации. Правильное оформление заявления, соблюдение сроков и использование официальных форм позволяют избежать задержек и претензий со стороны архивных органов.

Помните: в случае ликвидации предприятия или передачи кадровых документов в архив, заявление‑передача должно быть подписано руководителем и сопровождаться актом приёма‑передачи. Для получения информации из архивов гражданин оформляет запрос‑заявление, указывая желаемую форму ответа и способ получения;

При возникновении сомнений рекомендуется проконсультироваться с архивным экспертом или юристом, специализирующимся на архивном деле.