Возврат товара – одна из самых частых операций в розничной и оптовой торговле. Чтобы процесс был законным, прозрачным и не привёл к спорам с налоговыми органами, важно соблюдать установленные нормы бухгалтерского и налогового учёта, а также правильно оформить все первичные документы. В данной статье мы подробно разберём, как сделать возврат товара покупателем, указав его фамилию в сопроводительных бумагах, какие документы необходимы, какие сроки соблюдать и как отразить операцию в бухгалтерии.

Содержание

1. Нормативная база
2. Основания для возврата товара
3. Перечень необходимых документов
4. Пошаговая инструкция оформления возврата
5. Образцы и шаблоны документов
6. Учёт возврата у покупателя и поставщика
7. Часто задаваемые вопросы

Нормативная база

• ФЗ № 402‑ФЗ от «О бухгалтерском учёте» – обязывает составлять первичные учётные документы при возврате товара.
• ФЗ № 381‑ФЗ от «О защите прав потребителей» – регулирует права покупателя на возврат товара и возврат денежных средств.
• Налоговый кодекс РФ (ст. 172) – порядок принятия НДС к вычету при возврате товара.
• Постановление Правительства РФ № 55 от – правила ведения кассовых операций (при необходимости выдачи кассового чека при возврате).

Основания для возврата товара

Возврат возможен по следующим причинам:

• Товар надлежащего качества, но не подошел по размеру, цвету, комплектации (возврат в течение установленного продавцом срока, обычно 14 дней).
• Товар ненадлежащего качества (брак, несоответствие описанию, истёкший срок годности).
• Ошибка при отгрузке (не тот артикул, неверное количество).
• Соглашение сторон о возврате (например, возврат нереализованного товара поставщику).

Важно: при возврате товара по фамилии получателя в документах необходимо чётко указать ФИО покупателя, чтобы избежать путаницы при учёте и при возможных проверках.

Перечень необходимых документов

Для оформления возврата товара покупателем (с указанием фамилии) потребуется следующий набор первичных документов:

• Заявление покупателя о возврате товара – в свободной форме, но обязательно содержит:
  • ФИО покупателя (фамилия, имя, отчество);
  • Контактные данные (телефон, e‑mail);
  • Номер и дата покупки (чек, счёт‑фактура, договор);
  • Наименование, артикул, количество и стоимость возвращаемого товара;
  • Причина возврата;
  • Требование (возврат денег, обмен на другой товар, зачёт).
• Кассовый или товарный чек (или иной документ, подтверждающий оплату). Если чек утерян – допускается ссылка на свидетельские показания.
• Возвратная накладная (форма ТОРГ‑12 или аналогичная) – оформляется продавцом и содержит:
  • Реквизиты продавца и покупателя (включая фамилию покупателя);
  • Наименование, количество, единицу измерения, стоимость товара;
  • Примечание «Возврат товара покупателем»;
  • Подписи сторон и дата составления.
• Акт о приёме‑передаче товара при возврате (если требуется внутренняя процедура компании).
• Корректировочный счёт‑фактура или УПД – при возврате товара надлежащего качества (для корректировки НДС).
• Распоряжение о возврате денежных средств (если возврат осуществляется наличными или безналичным переводом).

Все документы должны быть подписаны уполномоченными лицами и храниться в соответствии с требованиями архивного законодательства (не менее 4 лет).

Пошаговая инструкция оформления возврата товара (с указанием фамилии покупателя)

1. Приём заявления покупателя
   • Покупатель подаёт письменное заявление (лично, через сайт, email или мессенджер).
   • В заявлении обязательно указывается фамилия, имя, отчество покупателя.
   • Оператор фиксирует дату и время получения заявления.
2. Проверка оснований возврата
   • Сверяется номер чека/счёта‑фактуры с базой продаж.
   • Определяется причина возврата (качество, комплектация, ошибка отгрузки и т.д.).
   • При необходимости проводится осмотр товара (например, выявление брака).
3. Согласование способа возврата
   • Возврат денежных средств (наличными, на банковскую карту, расчётный счёт).
   • Обмен на аналогичный товар.
   • Зачёт в счёт будущих покупок.
4. Оформление возвратной накладной
   • В шапке указываются реквизиты продавца и покупателя (ФИО покупателя – фамилия обязательна).
   • В табличной части прописываются наименования, артикулы, количество, единицы измерения, цена без НДС и с НДС.
   • В графе «Примечание» пишется «Возврат товара покупателем по заявлению от [дата]».
   • Документ подписывается уполномоченным представителем продавца и покупателем (или его представителем).
5. Выдача кассового чека при возврате денег
   • Если возврат осуществляется наличными – выдаётся кассовый чек возврата (операция «возврат прихода»).
   • При безналичном возврате – формируется платёжное поручение или выписка из банка, подтверждающая зачисление средств.
6. Корректировка налоговых регистров
   • При возврате товара надлежащего качества покупатель формирует корректировочный счёт‑фактуру (или УПД) и уменьшает сумму НДС к вычету.
   • При возврате брака – корректировочный документ не требуеться, так как НДС не был принят к вычету.
7. Бухгалтерское отражение операции
   • У покупателя: Дт 60 (или 76) Кт 90/91 – возврат товара поставщику (или покупателю).
   • У продавца: Дт 90/91 Кт 60 (или 76) – возврат товара покупателем.
   • При возврате денег: Дт 50/51 Кт 60/76 (или наоборот).
8. Архивирование документов
   • Все первичные документы (заявление, накладная, чек, корректировочный счёт‑фактура) помещаются в дело покупателя и хранятся не менее 4 лет.

Образцы и шаблоны документов

Образец заявления покупателя о возврате товара

Заявление
о возврате товара

Я, Иванов Иван Иванович, residing at г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5,
тел. +7 (999) -23‑45‑67, e‑mail: ivanov@example.com,

прошу вернуть мне денежные средства в размере 2 500,00 руб. за товар:
Наименование: «Кофемолка электрическая»,
Артикул: KM‑2025,
Количество: 1 шт.,
Дата покупки: ,
Номер чека: № 0012345.

Причина возврата: товар не соответствует заявленной мощности (обнаружен брак).
Требование: возврат денежных средств на банковскую карту № *  * 1234.

Подпись: _____________

Образец возвратной накладной (форма ТОРГ‑12)

Корректировочный счёт‑фактура (при возврате надлежащего качества)

Счёт‑фактура № КФ‑2026/00123
Продавец: ООО «Торговый Дом», ИНН 7701234567
Покупатель: Иванов Иван Иванович, ИНН 770987654321

| Наименование | Кол‑во | Ед. | Цена без НДС | Сумма без НДС | НДС % | Сумма НДС | Сумма с НДС |
|--------------|--------|-----|--------------|---------------|-------|-----------|-------------|
| Кофемолка электрическая | 1 | шт. | 2 083,33 | 2 083,33 | 20 | 416,67 | 2 500,00 |

Всего без НДС: 2 083,33 руб.
НДС (20%): 416,67 руб.
Всего с НДС: 2 500,00 руб.

Основание: возврат товара надлежащего качества по заявлению покупателя от .
Подпись продавца: ______________

Учёт возврата у покупателя и поставщика

Учёт у покупателя (возврат товара поставщику)

• При возврате товара надлежащего качества:

   Дт 60 (Расчёты с поставщиками) Кт 90/91 (Продажи) – сумма без НДС
   Дт 19 (НДС по приобретённым ценностям) Кт 60 – сумма НДС (корректировка)
   

• При возврате брака (товар не принимался к учёту):

   Дт 60 Кт 91 (Прочие доходы и расходы) – сумма без НДС
   (НДС не корректируется, так как не был принят к вычету)
   

• При возврате денежных средств:

   Дт 50/51 (Касса/Расчётный счёт) Кт 60 – сумма возврата
   

Учёт у продавца (возврат товара покупателем)

• При возврате товара надлежащего качества:

   Дт 90/91 Кт 60 – сумма без НДС (корректировка выручки)
   Дт 60 Кт 19 – сумма НДС (восстановление налога)
   

• При возврате брака:

   Дт 91 Кт 60 – сумма без НДС (расходы по браку)
   

• При возврате денег покупателю:

   Дт 60 Кт 50/51 – сумма возврата
   

Все проводки должны быть подтверждены первичными документами (заявление, накладная, чек, корректировочный счёт‑фактура).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вернуть товар без чека?

Да. Закон о защите прав потребителей допускает подтверждение факта покупки свидетельскими показаниями, банковской выпиской или иными документами. Однако наличие чека значительно упрощает процесс.

Нужно ли оформлять обратную реализацию при возврате некачественного товара?

Нет. При возврате брака обратная реализация не требуется, так как товар не пригоден к дальнейшей продаже. Оформляется только возвратная накладная и, при необходимости, акт о браке.

Какой срок хранения документов о возврате?

Согласно ст. 29 ФЗ № 402‑ФЗ, первичные учётные документы хранятся не менее 4 лет с момента окончания финансового года, в котором они были составлены.

Можно ли вернуть товар, если срок гарантии истёк?

Если товар имеет явные недостатки (брак), которые не могли быть обнаружены при обычном осмотре, возврат возможен независимо от истечения гарантийного срока. Если же товар просто не устраивает покупателя по субъективным причинам, возврат возможен только в пределах установленного продавцом срока (обычно 14 дней) и при условии сохранения товарного вида.

Нужно ли удерживать НДС при возврате денежных средств покупателю?

Если возврат связан с возвратом товара надлежащего качества, покупатель имеет право уменьшить сумму НДС к вычету на сумму налога, ранее принятого к вычету. При возврате брака НДС не восстанавливается, так как он не был принят к вычету.