Выборгский архив – это одно из ключевых подразделений Ленинградского областного государственного архива в г. Выборге (ГКУ ЛОГАВ). Он отвечает за хранение‚ систематизацию и предоставление доступа к кадровым документам‚ а также за архивную обработку всех материалов‚ связанных с трудовыми отношениями в муниципальном образовании Выборгский район.

Общее описание архива

Архив находится по адресу: 188800‚ Ленинградская область‚ г. Выборг‚ ул. Штурма‚ 1. На официальном сайте организации указана электронная почта obl.archivmail.ru (для уточнения контактов рекомендуется обращаться через форму обратной связи).

В структуре архива выделены несколько фондов‚ среди которых:

• Фонд 22 – Совхоз Кондратьевский Выборгского районного производственного управления сельского хозяйства.
• Фонд 24 – Отдел народного образования Исполнительного комитета Выборгского городского Совета депутатов трудящихся Ленинградской области.

Эти фонды содержат ценные исторические материалы‚ а также кадровую документацию‚ необходимую для работы отдела кадров.

Структура и функции отдела кадров

Основные задачи отдела кадров

1. Ведение трудовых книжек и личных карточек сотрудников.
2. Оформление трудовых договоров‚ приказов‚ приказов о переводе‚ увольнении и др.
3. Контроль за соблюдением трудового законодательства и нормативных актов.
4. Подготовка и выдача справок о трудовом стаже‚ заработной плате и иных документах.
5. Архивная обработка всех кадровых документов: классификация‚ индексация‚ хранение.
6. Обучение персонала вопросам кадрового делопроизводства и работы с архивом.

Ключевые функции архивной обработки

Отдел кадров совместно с архивным подразделением осуществляет:

• Приём и регистрацию новых кадровых документов.
• Создание фондов и описей в соответствии с государственными стандартами.
• Обеспечение доступности документов для внутренних запросов и внешних проверок.
• Контроль за сроками хранения и своевременной уничтожением документов‚ утраченных по истечении нормативных сроков.

Документооборот и процесс работы с кадровыми архивами

Процесс работы с документами в отделе кадров выглядит следующим образом:

1. Сбор документов – все оригиналы трудовых книжек‚ приказов‚ справок и иных материалов поступают в архивный отдел.
2. Регистрация – каждый документ получает уникальный регистрационный номер и вносится в электронный реестр.
3. Классификация – документы распределяются по фондам (например‚ Фонд 22‚ Фонд 24) и подразделам в зависимости от их тематики.
4. Индексация – в реестр вносятся ключевые сведения (ФИО сотрудника‚ дата приема‚ тип документа)‚ что облегчает поиск.
5. Хранение – документы помещаются в специальные архивные коробки‚ обеспечивающие сохранность при соблюдении климатических условий.
6. Выдача – при необходимости (запросы от сотрудников‚ проверка инспекций‚ судебные разбирательства) архивный отдел подготавливает копии или оригиналы документов.

Все операции фиксируются в журнале учёта‚ что гарантирует прозрачность и контроль за перемещением документов.

Контактные данные архивного отдела

Как получить справку из архива

Для получения справки о трудовом стаже‚ заработной плате или иной кадровой информации необходимо выполнить следующие шаги:

1. Подать заявление через Портал госуслуг или лично в архивный отдел.
2. Указать полные данные (ФИО‚ дату рождения‚ период работы‚ цель запроса).
3. Приложить копию удостоверения личности и‚ при необходимости‚ согласие работодателя.
4. Ожидать обработки запроса (обычно 5–10 рабочих дней).
5. Получить готовую справку в электронном виде (PDF) или в бумажном виде по адресу архива.

Услуга предоставляется бесплатно в рамках государственных программ‚ однако за ускоренное оформление может взиматься небольшая плата.

Взаимодействие с другими органами

Отдел кадров Выборгского архива тесно сотрудничает с:

• Муниципальной администрацией Выборгского района – для согласования кадровой политики.
• Федеральным архивным агентством (Росархив) – в рамках нормативного контроля и обмена опытом.
• Порталом «Архивы России» – для публикации открытых фондов и электронных каталогов.
• Справочно‑информационным центром федеральных государственных архивов – для получения консультаций по правовым вопросам.

Перспективы развития отдела кадров

В ближайшие годы планируется внедрение следующих инициатив:

• Электронный документооборот – переход на полностью цифровую систему учёта кадровых документов с использованием облачных хранилищ.
• Автоматизация поиска – внедрение искусственного интеллекта для ускорения поиска по архивным материалам.
• Обучающие программы для сотрудников муниципалитета‚ направленные на повышение квалификации в области кадрового делопроизводства.
• Расширение публичных онлайн‑каталогов фондов‚ позволяющих гражданам самостоятельно исследовать исторические документы.

Эти шаги позволят повысить эффективность работы отдела‚ сократить сроки выдачи справок и улучшить доступность архивных материалов для всех заинтересованных сторон.

Отдел кадров Выборгского архива – это важный звено в системе управления трудовыми ресурсами муниципального образования. Он обеспечивает надёжную архивную обработку кадровых документов‚ их сохранность и доступность‚ а также поддерживает законность трудовых отношений. Благодаря тесному взаимодействию с другими государственными структурами и планам по цифровой трансформации‚ отдел готов к новым вызовам и продолжит выполнять свою миссию в интересах граждан и государства.