Тема выбытия архивных фондов — одна из самых ответственных и строго регламентированных сфер архивного дела․ Выбытие фонда означает прекращение его пребывания в составе Архивного фонда Российской Федерации (или иного ведомственного/муниципального архивного фонда) и исключение его из учета данного архива․ Это не просто «уничтожение», а сложный юридический и организационный процесс, за которым закреплены серьезные последствия для сохранности документального наследия․

Понятие и виды выбытия архивных фондов

В архивной терминологии под выбытием фонда понимается исключение его из перечня фондов, находящихся на хранении в конкретном архиве․ Основания для выбытия разнообразны и закреплены в законодательстве (ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ», Приказ Минкультуры РФ от № 526, Приказ Росархива от № 77)․

Основные основания для выбытия:

• Передача в другой архив (перечисление), наиболее частый случай․ Происходит при реорганизации архивов, изменении ведомственной подчиненности, централизации хранении (например, передача фондов бывшего РНИЦКД и Московского филиала РГНТА в московские хранилища)․
• Ликвидация (уничтожение) — после истечения сроков хранения и решения экспертной комиссии по отбору документов об отсутствии научной, исторической или практической ценности․ В справочной информации упоминается случай ИПБ: «Около двух тысяч дел выбыли в разное время по разным причинам: как непоправимо поврежденные; не имеющие научной и практической ценности»․
• Передача в иные организации, например, передача части фонда в Отдел рукописей РНБ (Российская национальная библиотека) или в музеи․
• Возврат владельцу (депозитарию) — при истечении срока договора депозитарного хранения или по требованию собственника документов (личного архива, архива организации)․ В статистике архивов часто выделяют категорию «Документы депозитарного хранения» (например, 19 629 ед; хр․ в одном из крупных архивов)․
• Естественная утеря/невосстановимое повреждение — вследствие стихийных бедствий, пожаров, разграблений (исторический пример: распыление фондов РЗИА, Русского заграничного исторического архива в Праге, по многим государственным архивам и музеям СССР в 1950-е годы)․

Законодательное оформление выбытия: Приложение № 12 и Журнал учета

Ключевым документом, фиксирующим факт выбытия, является Список фондов (Приложение № 12 к Правилам организации хранения․․․)․ В нем для каждого выбывшего фонда обязательно заполняются следующие графы:

1. № фонда — порядковый номер, присвоенный при формировании․
2. Дата первого поступления документов фонда․
3. Название фонда․
4. Отметка о выбытии фонда (да/нет, дата)․
5. Примечание: Куда выбыл (название архива-получателя, «уничтожен», «возвращен владельцу» и т․д․)․
6. Дата и № документа, на основании которого выбыл (приказ директора архива, акт приема-передачи, решение экспертной комиссии, договор)․

Важно: Каждому фонду при первом формировании присваивается порядковый номер по списку фондов с соблюдением хронологической последовательности․ При выбытии номер не переприсваивается и не используется повторно для нового фонда, это гарантирует уникальность идентификатора в истории архива․

Процедура инвентаризации и фиксация выбытия единиц хранения

Выбытие целого фонда — редкий случай․ Чаще выбывают отдельные единицы хранения (дела) в ходе ежегодных или плановых инвентаризаций․ Процедура строго регламентирована:

Этапы проверки и оформления выбытия единиц хранения:

• Сверка описей и дел: Проверяется наличие каждого дела по описи․
• Выявление расхождений: Обнаружение неучтенных литерных номеров, пропущенных порядковых номеров, а также выбывших по обоснованным причинам единиц хранения․
• Пересостав итоговой записи: В конце описи дел, книг учета и описаний проставляется штамп «Проверено» с указанием даты, должности и подписи работника, произвевшего проверку․ Если выявлены выбывшие дела, итоговая запись по количеству единиц хранения пересоставляется․
• Опечатывание коробок: Коробки с архивными документами опечатываются с проставлением штампа, содержащего дату проверки, фамилию и инициалы проводившего ее работника архива․

Согласно Приказу Росархива № 77, ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись, отражающая динамику за прошедший год․ Она включает:

• Количество архивных фондов, поступивших в течение года․
• Количество архивных фондов, выбывших в течение года․
• Общее количество архивных фондов, находящихся на хранении в архиве на отчетную дату․

Это позволяет вести непрерывный мониторинг состояния Архивного фонда РФ, объем которого составляет более 600 млн единиц хранения на различных носителях (по данным на 2020 г․)․ Например, в РГВИА на хранилось 12 939 фондов (3 428 809 дел), в РГАСПИ — 703 фонда (2 162 тыс․ ед․ хр․)․ Любое изменение этих цифр в сторону уменьшения должно быть обосновано выбытием․

Исторические примеры и сложные случаи

История архивного дела знает масштабные процессы выбытия и перераспределения фондов, которые требуют особого внимания исследователей:

Судьба фондов РЗИА (Русский заграничный исторический архив, Прага)

В 1950-е годы значительная часть фондов РЗИА была «распылена по многим государственным архивам и музеям СССР»․ Среди них — личные фонды выдающихся политических деятелей: А․И․ Гучкова, А․И․ Деникина, кн․ Г․Е․ Львова, П․Б․ Струве, Б․В․ Савинковой․ Для современного исследователя это означает необходимость поиска документов одного фонда в нескольких хранилищах (РГАСПИ, ГАРФ, РГВИА, manuscрipt departments библиотек и музеев); В указателях 1958–1961 гг․ учитывались более 16 000 фондов, но личные архивы, оставшиеся в частных руках за рубежом, в них не включались․

Выбытие по ценностным признакам (Пример ИПБ)

Фонд делопроизводственного архива ИПБ к концу 1916 г․ насчитывал более 10 000 ед; хр․ На современный этап он составляет 8 172 ед․ хр․ Разница (~2000 ед․ хр․) ушла в выбытие по трем основаниям:

1. Непоправимо поврежденные (физическая утрата)․
2. Не имеющие научной и практической ценности (уничтожение по актам отбора)․
3. Переданные в профильные хранилища (часть фонда — в Отдел рукописей РНБ)․

Это классическая модель оптимизации фондов архива научной организации․

Современные вызовы: Цифровые копии и виртуальные проекты

С развитием межархивных проектов (например, интеграция баз данных описаний и оцифрованных копий советского периода из фондов федеральных архивов) возникает новая проблема: виртуальное выбытие․ Физически фонд остается в архиве-хранителе, но его цифровая копия и описание интегрируются в общий ресурс․ Важно разграничивать:

• Выбытие оригинала (юридическое исключение из фонда)․
• Передачу прав доступа/цифрового суррогата (административное действие, не требующее исключения из списка фондов архива-хранителя)․

В Путеводителях по личным фондам (например, РГАНТД — космонавты, ракетно-космическая отрасль) и справочниках (Национальный исторический архив Беларуси) акцент делается на текущем месте хранения, что помогает избежать путаницы при поиске выбывших или перемещенных комплексов․

Порядок передачи при реорганизации и смене руководителя

Отдельный пласт нормативной базы регулирует выбытие фондов при реорганизации организации-источника комплектования (ликвидация, слияние, разделение) или смене руководителя архива․ Порядок передачи архивных документов в таком случае включает:

• Составление акта приема-передачи с детальной описью по фондам․
• Обязательное участие представителя вышестоящего архивного органа или Росархива․
• Внесение изменений в Список фондов (Приложение № 12) в обоих архивах (у передающего — отметка «выбыл», у принимающего, присвоение нового номера фонда в их списке)․

Резюме: Ключевые принципы работы с выбывшими фондами

Грамотное оформление выбытия — это залог сохранности Архивного фонда страны в целом․ Оно гарантирует, что ни один документ не пропадет «бесследно», а исследователь всегда сможет проследить путь фонда от момента образования до текущего места хранения или факта уничтожения․

Статья подготовлена на основе нормативных актов Минкультуры РФ, Росархива (Приказ № 526, Приказ № 77), справочных данных федеральных архивов (РГВИА, РГАСПИ, РГАНТД, РГАЭ) и исторической архивной практики․ Актуально на ․