В современных организациях архив является не только хранилищем исторических материалов, но и активным инструментом обеспечения информационных потребностей сотрудников и сторонних контрагентов. Правильное оформление и выполнение запросов на выдачу документов из архива позволяют соблюдать законодательные требования, сохранять целостность архивного фонда и ускорять рабочие процессы.

Правовая база

Деятельность архивов организаций регулируется:

• Федеральным законом от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, утверждёнными приказом Минкультуры России от № 526.

Согласно Главе V указанных Правил, архив обязан предоставлять пользователям архивные документы и справочно‑поисковые средства к ним. При этом:

• Обязанность создания архивов возложена на органы государственной власти и органы местного самоуправления;
• Для остальных организаций (коммерческих, некоммерческих) создание архивов является правом, а не обязательством, однако они обязаны обеспечить сохранность архивных документов в соответствии с ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле.

Основные формы использования архивных документов

В рамках функций архива организации выделяют следующие формы использования:

1. Информационное обеспечение работников организации;
2. Исполнение запросов пользователей, в т.ч. социально‑правового характера от граждан;
3. Выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов;
4. Информирование сторонних организаций о наличии и содержании документов;
5. Использование материалов в СМИ, на выставках, конференциях и т.п.;
6. Работа в читальном (просмотровом) зале архива;
7. Доступ к документам через информационные системы и интернет.

В данной статье мы сосредоточимся на выдаче оригиналов во временное пользование – как для сотрудников организации, так и для сторонних организаций.

Что считается единицей хранения?

В архиве документы обычно группируются в дела. Дело прошито, имеет описание и индекс. Поэтому даже если пользователю нужен один документ, архив обычно выдаёт всё дело целиком (или папку, в которой дело находится). Это гарантирует сохранность связей между документами и упрощает их последующий возврат.

Порядок оформления запроса на выдачу документов

Инициирование запроса

Запрос может быть инициирован следующими документами:

• Заявка (запрос) на получение дел из архива – официальное письмо, в котором указываются:
  • Наименование организации (или подразделения);
  • ФИО и должность заявителя;
  • Цель использования документов;
  • Перечень дел (или конкретных документов) с указанием их архивных номеров;
  • Срок, на который требуется временное пользование.
• Служебная записка (для внутренних запросов) – менее формальный документ, часто сопровождаемый подписью руководителя подразделения.

Согласование и одобрение

Кто должен одобрить заявку – зависит от внутренней регламентации организации, но в большинстве случаев:

• Для внутренних запросов – согласование руководителем подразделения и подпись архивного специалиста.
• Для запросов сторонних организаций – согласование руководителя архива и, при необходимости, юридического отдела (особенно если документы содержат конфиденциальную информацию).

Оформление выдачи

Комплекс документов, оформляемый при выдаче дел во временное пользование, включает:

Возврат документов

По окончании срока временного пользования получатель обязан:

• Вернуть оригиналы в том же состоянии, в котором они были получены;
• Подписать в книге выдачи отметку о возврате;
• Сдать заполненный лист использования (если он использовался).

После возврата архив проверяет целостность документов и закрывает акт выдачи.

Образцы форм

Заявка на выдачу дел

ЗАЯВКА
на выдачу дел из архива
№ ____________ от ____________

От: ______________________ (ФИО, должность, подразделение)
Кому: ____________________ (ФИО, должность, архив)


Прошу выдать в временное пользование следующие архивные дела:

№ арх. дела | Наименование | Год | Цель использования | Срок пользования (дней) -023/045 | Дело о строительстве завода | 2020‑2022 | Подготовка отчёта для совета директоров | 30
2022/018 | Дело о закупке оборудования | 2019‑2021 | Аудит финансовой деятельности | 15

Основание: ______________________ (приказ, распоряжение и т.п.)

Подпись ______________________ Дата __________

Акт выдачи дел во временное пользование

АКТ
выдачи дел во временное пользование
№ ____________ от ____________

Мы, нижеподписавшиеся:

______________________ (ФИО, должность, архив)
______________________ (ФИО, должность, получатель)

составили настоящий акт о следующем:
Выдано в временное пользование архивных дел:
 № арх. дела | Наименование | Кол-во листов | Состояние

Срок пользования: ____________ (дней) с даты ____________.

Условия возврата:
 ⎻ Сохранность оригиналов;
 ⸺ Возврат в срок;
 ⸺ Заполнение листа использования (при необходимости).

Подписи:

______________________ (архив) Дата: __________
______________________ (получатель) Дата: __________

Книга выдачи (пример записи)

| Дата | № акта | № арх. дела | Наименование | Получатель | Срок | Дата возврата | Примечание |
|------|--------|------------|---------------|------------|------|----------------|------------|
| | А‑2026‑07‑01 | 2023/045 | Дело о строительстве завода | Иванов И.И. | 30 дней | | – |

Как усовершенствовать формы

Утверждённые формы часто бывают бумажными и требуют ручного заполнения. Для повышения эффективности рекомендуется:

• Внедрить электронный документооборот – использовать специализированные системы архивного учета (например, «Электронный архив»), где заявки, акты и книги выдачи заполняются онлайн и автоматически сохраняются в базе данных.
• Добавить QR‑коды к каждому делу – позволяют быстро получить информацию о содержимом и статусе выдачи через мобильные устройства.
• Автоматический контроль сроков – система отправляет напоминания о приближающемся окончании срока пользования и формирует отчёты о просроченных возвратах.
• Электронные подписи – упрощают процесс согласования и повышают юридическую силу документов.

Практический пример процесса

1. Инициирование: Руководитель отдела «Стратегическое планирование» направил служебную записку с просьбой выдать дело о строительстве завода для подготовки годового отчёта.
2. Согласование: Запрос одобрил заместитель директора и передал в архив.
3. Оформление: Архивист заполнил заявку, подготовил акт выдачи и внес запись в книгу выдачи.
4. Выдача: Дело (№ 2023/045) передано сотруднику в запечатанном конверте с картой‑заместителем.
5. Использование: Сотрудник использует документы в течение 20 дней, заполняет лист использования.
6. Возврат: По истечении срока дело возвращено в архив, проверено на целостность, в книге выдачи отмечен факт возврата.
7. Контроль: Система автоматически сформировала отчёт о выполнении запроса и закрыла акт.

Запрос выдачи документов из архива – процесс, требующий чёткого соблюдения нормативных актов и внутренней регламентации. Правильное оформление заявок, актов и книг выдачи гарантирует:

• Сохранность архивного фонда;
• Юридическую чистоту операций;
• Эффективность работы сотрудников и сторонних партнёров;
• Возможность контроля и аудита.

Переход к электронным формам и автоматизации значительно ускоряет процесс, снижает риск ошибок и упрощает контроль за сроками временного пользования. При этом базовые принципы – документальное подтверждение, согласование и возврат – остаются неизменными.

Дата публикации: