Взаимодействие архивов с запрашивающими организациями строго регламентировано законодательством Российской Федерации. Процесс выдачи архивных документов, справок, выписок и копий представляет собой сложную процедуру, требующую соблюдения установленных правил учета, хранения и использования документной информации. В данной статье подробно разбираются правовые основания, виды выдаваемых документов, порядок оформления запросов и особенности исполнения обращений от юридических лиц.
Правовая база и основные принципы
Деятельность архивов в части выдачи документов по запросам организаций регулируется рядом нормативных правовых актов, ключевыми из которых являются:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», основной закон, регулирующий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ.
- Правила пользования документами Архивного фонда Российской Федерации (утв. Постановлением Правительства РФ) — детально регламентируют порядок обеспечения доступа пользователей к документам, копированию, рассекречиванию и выдаче справок за рубеж.
- Внутренние документы архива (Инструкция по учету выдачи, Правила внутреннего распорядка и др.).
Основными принципами использования документов Архивного фонда РФ являются:
- Общедоступность и открытость документной информации (с учетом ограничений доступа, установленных законом).
- Законность поиска, получения и использования документов.
- Бесплатность предоставления архивных справок и копий документов, связанных с социальной защитой граждан (пенсионное обеспечение, льготы, компенсации), а также в иных случаях, установленных законом (ст. 22 Закона № 125-ФЗ).
Основание для выдачи: разрешение руководителя
Ключевым условием выдачи, копирования или изъятия документов из архива организации по заявкам (запросам) является разрешение руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица. Без данного разрешения архивист не имеет права передавать оригиналы документов или выдавать на их основании официальные документы (справки, выписки, копии).
Архив организации обязан вести учет выдачи документов и дел, архивных справок, выписок и копий. Учет ведется в специальных журналах или автоматизированных системах с фиксацией даты, фамилии получателя, основания (номера запроса/разрешения) и подписи.
Виды документов, выдаваемых по запросам организаций
По письменным запросам пользователей (организаций) архив формирует и выдает три основных вида официальных документов, имеющих юридическую силу:
Архивная справка
Определение: Официальный документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса.
Содержание и оформление:
- Составляется на основании архивных документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве.
- Обязательно содержит указание архивных шифров (фонд, опись, дело) и номеров листов единиц хранения тех документов, на основании которых она составлена.
- Если используются незаверенные архивные документы, это оговаривается в тексте справки с пометкой «Незаверенная копия».
Архивная выписка
Определение: Документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.
Выписка не интерпретирует информацию, а воспроизводит её текстово (дословно).
Архивная копия
Определение: Воспроизведение архивного документа (полного или частичного) способами фотокопирования, сканирования и иными техническими средствами.
Особенности оформления комплекта копий:
- Копии располагаются в логической последовательности (соответствующей структуре дела или хронологии).
- К подборке копий обязательно прилагается титульный лист.
- При необходимости добавляются историческая справка, перечень документов и другие вспомогательные материалы.
Порядок оформления и исполнения запроса
Требования к письменному запросу
Архивные справки, выписки и копии выдаются исключительно на основании письменного запроса пользователя. Запрос должен содержать:
- Наименование организации-запрашивателя (и адрес при пересылке готовых документов).
- Конкретный предмет запроса (какую информацию или документы необходимо найти/подтвердить).
- Цель использования информации (для определения порядка предоставления и наличия ограничений доступа).
- Подпись руководителя или уполномоченного лица и печать организации (если имеется).
Исполнение запросов федеральными государственными архивами
Особое внимание уделяется запросам, связанным с социальной защитой граждан (пенсионное обеспечение, льготы, компенсации). Федеральные государственные архивы исполняют такие запросы в приоритетном порядке и, как правило, бесплатно на основании ст. 22 Закона № 125-ФЗ.
Межведомственное взаимодействие (запросы из-за рубежа)
В соответствии с последними изменениями в Правилах (VIII раздел), установлен порядок исполнения запросов, поступающих из-за рубежа, и выдачи архивных справок за рубеж.
Процедура:
- Запрос поступает в Росархив.
- Росархив направляет запрос на исполнение в соответствующую организацию (архив).
- Одновременно Росархив письменно уведомляет об этом Консульский департамент МИД России (за исключением запросов, направляемых непосредственно в федеральные государственные архивы).
Подписание и направление исходящих документов
Готовые документы (перечень, письмо, справка, выписка, копии) оформляются для направления:
- Внутри организации: Подписываются заведующим архивом.
- При выполнении запроса другой организации (внешний запрос): Письмо, справка и иные документы подписываются в соответствии с полноважениями, обычно руководителем организации или уполномоченным заместителем, заверяются печатью организации/архива.
Для направления в иностранные государства архивная справка, выписка и копия оформляются в строгом соответствии с международными договорами и законодательством РФ, часто требуя легализации (апостиля) или консульской легализации.
Обязанности организаций, имеющих архивные документы
Согласно Закону об архивном деле (ст. 22), государственные органы, органы местного самоуправления, организации и ИП, при наличии у них соответствующих архивных документов, обязаны бесплатно предоставлять пользователю оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с реализацией прав граждан на социальную защиту.
Использование документов работниками архива
Важно отметить: использование документов работниками архивов в личных (неслужебных) целях производится на общих основаниях (то есть путем подачи обычного запроса) и только во внеслужебное время. Сотрудники архива не имеют привилегированного доступа к информации для личных нужд.
Резюме: чек-лист для организации-запрашивателя
- Подготовить официальный письменный запрос на бланке организации с указанием цели, предмета запроса и адреса для ответа;
- Убедиться в наличии подписи руководителя и печати.
- Направить запрос в архив-хранитель (почтой, ЭДО, через портал госуслуг/ведомственный портал).
- Ожидать исполнения в установленные законом сроки (обычно до 30 дней для государственных архивов, если иное не установлено нормативным актом).
- Получить архивную справку, выписку или копии на бланке архива с указанием шифров дел, листов, подписи заведующего/руководителя и печати.
Соблюдение описанных процедур гарантирует юридическую силу полученных документов и их принятие во всех инстанциях (Пенсионный фонд, суды, нотариуты, банки, иностранные ведомства).