Взаимодействие муниципального архива и отдела кадров (отдела муниципальной службы и кадров) является фундаментом для обеспечения прав граждан на социальные гарантии, пенсионное обеспечение и трудовую историю. Грамотная организация архивного дела в структуре местного самоуправления, это не просто выполнение нормативных требований, а гарантия прозрачности и эффективности управления персоналом.

Организационные модели размещения кадровых архивов

В практике муниципального управления существует несколько моделей взаимодействия архивной службы и кадровой службы. Выбор модели зависит от размера муниципального образования, объема документации и ресурсных возможностей.

Автономный муниципальный архив (Классическая модель)

В данной модели муниципальный архив выделен в отдельное структурное подразделение администрации (например, Муниципальный архив муниципального округа город Партизанск). В структуре администрации параллельно существуют:

• Отдел муниципальной службы и кадров;
• Отдел по закупкам;
• Отдел по мобилизационной работе;
• Отдел правового обеспечения и др.

Суть модели: Отдел кадров формирует дела по итогам года и сдает их на хранение в Муниципальный архив согласно утвержденной номенклатуре дел. Архив обеспечивает централизованное хранение, учет, составление описей и выдачу справок гражданам.

Централизованная модель (Опыт Москвы)

Согласно данным Главного архивного управления города Москвы (Главархив), была реализована реформа: на базе архивов кадровой документации создан Центральный архив документов о трудовой деятельности граждан города Москвы. Архивы кадровой документации были преобразованы в отделы кадровой документации и вошли в его состав.

Преимущества:

• Единый стандарт обработки и хранения;
• Мощная ресурсная база (стеллажи, климат-контроль, ПО);
• Единая точка входа для граждан (один адрес, один телефон: 8 (495) -77-77-77);
• Профессиональный штат архивистов, а не совместительство секретарей.

Архив при отделе кадров (Распределенная модель)

Часто встречается в небольших муниципалитетах. Архив физически находится в ведении отдела кадров. Часто это «один секретарь», который совмещает работу в приемной и ведение архива. Ресурсы скромны, номенклатура дел может отсутствовать, документы — «более или менее упорядоченные».

Именно для этой модели актуален системный подход «пошагового» приведения в порядок, описанный ниже.

Архивная обработка кадровых документов: Виды и этапы работ

Независимо от модели, процесс подготовки дел к сдаче в архив (или формирования архива на месте) регламентирован и включает следующие обязательные операции (архивная обработка):

1. Упорядочение документов (полистная экспертиза): Проверка каждого листа на полноту реквизитов, соответствие номенклатуре, хронологический порядок. Формирование дела из россыпи документов или переформирование существующего дела.
2. Составление заголовка дела: Формирование единственного, полного и точного заголовка, отражающего содержание дела.
3. Оформление дела: Формирование ьных листов и обложки дела по установленным стандартам (ГОСТ Р 7.0;97-2016).
4. Нумерация листов: Сквозная простановка номеров на всех листах дела.
5. Составление листа-заверителя: Документ, заверяющий подлинность и полноту дела, с указанием количества листов, даты и ответственного лица.
6. Составление описи дел: Основной поисковый прибор. Включает колонки: № дела, шифр дела, дела, даты начала и конца, число листов, срок хранения, примечание.
7. Печать описи: Изготовление двух экземпляров (один в дело, второй в архив/отдел учета).
8. Простановка архивных штампов и шифров: На обложке дела, ьном листе и листе-заверителя проставляются штампы с индексами фонда, описи, дела, сроками хранения.

Практическое руководство: Приводим в порядок архив отдела кадров «с нуля»

Ситуация: документы есть, номенклатуры нет, ресурсов на полноценный архив мало, отвечает один сотрудник. Системный подход (подготовка номенклатуры, выбор помещения, закупка стеллажей) здесь исключен на первом этапе. Действуем по алгоритму «спасения»:

Этап 1: Инвентаризация и сортировка (Аудит)

• Вынести все папки/папки-регистраторы на стол/пол.
• Разделить на три потока: Кадровые дела личного состава (личные карточки, личные дела, приказы о приеме/увольнении), Учет рабочего времени и зарплаты (табели, ведомости, расчетные листы), Общая документация отдела (приказы по отделу, служебные записки, отчеты).
• Выделить документы с истекшим сроком хранения (под утилизацию по акту) и документы постоянного хранения (личные дела, личные карточки — 75 лет).

Этап 2: Создание «Рабочей номенклатуры» (Временной)

Не ждите утверждения официальной номенклатуры годами. Составьте простую таблицу в Excel/Word:

Примечание: Сроки хранения уточняйте по актуальному Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности органов местного самоуправления (утв. Росархивом).

Этап 3: Формирование дел и архивная обработка

Применяйте алгоритм из раздела 2 к каждой серии. Начните с самых ценных — личных дел и личных карточек. Это «сердце» кадрового архива.

• Сформируйте дела по одному сотруднику (личное дело + личная карточка) или по алфавитным группам (А-Б, В-Г…), если состав большой.
• Обязательно пронумеруйте листы и составьте листы-заверители.

Этап 4: Обеспечение условий хранения (Минимальные требования)

Даже без стеллажей можно обеспечить безопасность:

• Документы в коробках/папках на полках (не на полу!).
• Температура 18-22°C, влажность 45-55% (бытовые гигрометр/термометр).
• Отсутствие прямых солнечных лучей, защита от протечек (верхние полки).
• Пожарная безопасность: огнетушитель в помещении, запрет курения.
• Учет ключей: журнал выдачи ключей от кабинета/сейфа.

Функции муниципального архива в сфере кадровой документации

На примере Главного архивного управления Московской области и муниципальных архивов (Долгопрудный, Смоленск) можно выделить ключевые функции:

Формирование и содержание архивного фонда

• Прием документов от отдела кадров по актам приема-передачи.
• Государственная учетная экспертиза ценности документов (определение сроков хранения).
• Научная обработка: систематизация, описание, инвентаризация.

Обеспечение доступа и предоставление услуг

• Выдача архивных справок и выписок для подтверждения стажа, заработка, факта работы (для ПФР/СФР, судов, граждан).
• Проставление апостиля на архивных справках/выписках для вывоза за пределы РФ (функция Главархива Москвы и крупных региональных архивов).
• Обеспечение доступа исследователей к разсекреченным фондам.
• Виртуальные выставки и публикация документов на официальных сайтах администраций (прозрачность, патриотическое воспитание).

Методологическое руководство

• Консультации отделов кадров по оформлению дел, составлению номенклатур.
• Проверка состояния дел перед сдачей в архив (въездные проверки).
• Обучение сотрудников отдела кадров основам архивного дела.

Современные вызовы и цифровая трансформация

На 2026 год ключевыми трендами являются:

Переход на электронное документооборот (ЭДО) и АИС «Кадры»

Формирование электронных архивов. Проблема: как сдавать в архив электронные дела? Необходимо внедрение систем долгосрочного хранения электронных документов (СДХЭД), соблюдение требований ФСБ по защите информации и Росархива по форматам (PDF/A, XML).

Цифровые копии вместо оригиналов

Практика создания правомерных электронных копий документов постоянного хранения (личные карточки) для выдачи справок, с сохранением оригиналов в безупречном состоянии. Требует сертифицированных сканеров и ЭП ответственного лица.

Межведомственное взаимодействие (СМЭВ/ЕПГУ)

Автоматизированное предоставление архивных сведений в Пенсионный/Социальный фонд (СФР) по запросу через СМЭВ. Сокращает сроки выдачи справок гражданам с недель до минут.

Нормативно-правовая база (Ключевые акты)

Работа строится на:

• ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• ФЗ от № 122-ФЗ «Об архивных фондах…».
• Постановление Правительства РФ от № 1323 «Об утверждении Положения о порядке формирования, ведения и хранения архивных фондов…».
• Приказы Росархива (номенклатуры, правила описания, требования к СДХЭД).
• Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 85, хранение личных карточек, выдача справок).
• Местные нормативные акты: Положение о муниципальном архиве, Номенклатура дел администрации.

Чек-лист для руководителя отдела кадров и архивиста

1. [ ] Утверждена актуальная Номенклатура дел на текущий год?
2. [ ] Есть ли Перечень документов с истекшим сроком хранения на утилизацию?
3. [ ] Проведена ли архивная обработка дел за прошлый год (нумерация, описи, штампы)?
4. [ ] Составлен ли Акт приема-передачи дел в архив (внутри администрации или в Муниципальный архив)?
5. [ ] Обеспечено ли условное хранение (температура, влажность, пожаробезопасность, доступ)?
6. [ ] Ведется ли учет выдачи дел/справок (журналы, карточки выдачи)?
7. [ ] Есть ли план мероприятий по защите документов в ЧС (пожар, наводнение)?
8. [ ] Прошли ли сотрудники инструктаж по архивному делу (раз в год)?

Организация работы муниципального архива и отдела кадров — это непрерывный процесс. Независимо от того, является ли архив централизованным структурным подразделением (как в Партизанске или Смоленске), интегрированным в региональный хаб (как в Москве) или локальным архивом у секретаря отдела кадров, принципы остаются едиными: полнота, подлинность, доступность и сохранность.

Инвестиции в приведение архива в порядок сегодня, это экономия колоссальных ресурсов и репутационных рисков завтра, когда гражданину срочно понадобится подтверждение стажа 1995 года для досрочной пенсии, а в папке обнаружится пустота или хаос. Начните с инвентаризации и рабочей номенклатуры — это 80% успеха при минимальных затратах.