Деятельность государственных архивов Российской Федерации строго регламентируется федеральным законодательством, нормативными правовыми актами Министерства культуры РФ и Росархива. Как следует из Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», архивное дело является важнейшей сферой деятельности государства, направленной на сохранение Архивного фонда РФ как основы исторической памяти нации и информационного ресурса общества. В данной статье подробно рассматриваются задачи, которые решаются посредством работы с документами в государственном архиве, а также функции архивных учреждений по их реализации.

Законодательная база и нормативные акты

Основой для определения задач документов в государственном архиве служит иерархия нормативных актов:

• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий принципы, задачи и полномочия.
• Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации (утв. приказом Минкультуры РФ, редакция от ) — унифицированные положения и нормы, обеспечивающие единство архивного дела.
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (Приложение к Приказу Минкультуры РФ) — регламентируют практические аспекты работы с документами.
• Уставы конкретных архивов (например, Устав ГАРФ) и типовые/примерные положения об архивах организаций-источников комплектования.

Важно: Согласно «Основным правилам работы государственных архивов РФ» (ред. от ), данные Правила синтезируют опыт отечественного архивного дела и закрепляют унифицированные нормы, обеспечивающие единство архивного дела в соответствии с современными реалиями. Их применение не влечет необходимости переделки сделанного ранее работы в области фондирования, учета, экспертизы и описания.

Глобальные задачи архивного дела (согласно ст. 125-ФЗ)

На высшем уровне задачи документов в государственном архиве вытекают из задач архивного дела в целом. Статья 4 Закона № 125-ФЗ определяет основные направления государственной политики в этой сфере:

1. Разработка и проведение единой государственной политики в области архивного дела.
2. Установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ.
3. Обеспечение сохранности Архивного фонда РФ как особо ценного национального достояния.
4. Обеспечение доступности архивных документов для государственных органов, организаций и граждан.
5. Научно-методическое обеспечение архивного дела.

Основные задачи работы с документами непосредственно в архиве

Переходя от стратегических целей к операционной деятельности, можно выделить ключевые задачи, которые решаются в отношении документов, поступивших или находящихся в государственном архиве. Они делятся на несколько блоков:

Комплектование и формирование фондов

Это первичная задача, обеспечивающая поступление документов в архив.

• Прием на хранение документов Архивного фонда РФ от организаций-источников комплектования (государственных органов, ведомств, предприятий) в установленном порядке.
• Взаимодействие с делопроизводственными и экспертными службами организаций-источников: оказание методической и практической помощи в организации делопроизводства, формировании дел, проведении экспертизы ценности и отборе документов для постоянного хранения (согласно Уставу ГАРФ и типовым положениям).
• Контроль за формированием и оформлением дел в делопроизводстве организаций-источников до момента передачи в архив (п. 3.1.4 Примерного положения об архиве госучреждения).
• Своевременная передача документов на государственное хранение с соблюдением требований Государственной архивной службы РФ.

Обеспечение сохранности и хранения (Фондовое хранение)

Ключевая задача — физическое сохранение документов.

• Организация хранения в соответствии с едиными правилами (температура, влажность, освещение, противопожарная безопасность, антибиологическая защита).
• Обеспечение режима секретности и защиты персональных данных при хранении документов, содержащих сведения ограниченного доступа.
• Ремонт, реставрация и консервация поврежденных документов.
• Создание дублирующих копий (микрофильмирование, оцифровка) для сохранения оригиналов от износа.

Учет и научное описание (Архивоведческое оформление)

Без учета документы не могут быть найдены и использованы.

• Фондирование — включение документов в состав фондов архива.
• Учет фондов — ведение государственных реестров, описей фондов, учетных книг.
• Научное описание — создание справочных аппаратов (описания дел, указатели, каталоги, реестры), обеспечивающих поиск информации.
• Ведение электронных баз данных и информационных систем для удаленного доступа к сведениям о документах.

Использование и предоставление доступа

Конечная цель хранения — использование документов в интересах государства и общества.

• Обслуживание читателей в читальных залах архива.
• Выдача документов по запросам государственных органов, организаций и граждан (правовые, социальные, исторические, научные запросы).
• Информационно-справочное обслуживание (письменные запросы, телефонные консультации).
• Публикация документов и подготовка документальных публикаций, выставок, виртуальных проектов.
• Оцифровка и размещение в открытом доступе (на порталах архивов, в АИС «Архивный фонд РФ») наиболее востребованных фондов.

Экспертиза ценности документов (на стадии архива)

Хотя основная экспертиза ценности проводится на стадии делопроизводства (Комиссией по экспертизе ценности — ЦЭК/ЭК организации), архив выполняет функции:

• Уточнения сроков хранения при научной обработке.
• Выявления документов, подлежащих уничтожению по истечении сроков хранения (если они не были отобраны ранее), или перевода в категорию постоянного хранения.
• Методического руководства по вопросам экспертизы в подведомственных организациях (для ведомственных архивов).

Функции архива как инструмента решения задач

Для реализации вышеперечисленных задач архив осуществляет конкретные функции. Согласно типовым положениям и Уставам, основные функции делятся на группы:

Особенности задач в зависимости от типа архива

Хотя общие принципы едины, акценты задач различаются:

Государственные архивы (федеральные, региональные, городские)

• Хранят документы государственной и муниципальной собственности (Архивный фонд РФ).
• Выполняют функции методических центров для ведомственных и муниципальных архивов.
• Обеспечивают доступ граждан к архивным документам для реализации прав (пенсионные, жилищные, реабилитация и т.д.).

Ведомственные архивы (при министерствах, ведомствах)

• Хранят документы конкретного ведомства.
• Осуществляют методическое руководство и проверки состояния архивного дела в подведомственных организациях (п. 1.3.1 Правил работы ведомственных архивов).
• Готовят документы к передаче в государственные архивы по истечении сроков хранения в ведомстве.

Архивы организаций (внутренние архивы предприятий, учреждений)

• Создаются в целях хранения образовавшихся в процессе деятельности архивных документов (п. 1.4 Правил организации хранения…).
• Главная задача — оперативное обеспечение деятельности организации документами (правовое, хозяйственное, кадровое).
• Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение (п. 3.1.3 Примерного положения).
• Контроль за формированием дел в делопроизводстве организации (функция архива учреждения).

Роль Экспертной комиссии (ЦЭК/ЭК) в решении задач архива

Нельзя упускать из виду этап, предшествующий попаданию документов в архив — экспертизу ценности. Задачи ЦЭК (ЭК) организации напрямую влияют на состав фондов архива:

• Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства (при составлении номенклатуры дел).
• Организация и проведение экспертизы ценности на стадии подготовки документов к передаче в архив организации / государственный архив.
• Установление сроков хранения документов (временного или постоянного).

Суть: Качественная работа ЭК на стадии делопроизводства — залог того, что в государственный архив поступят только документы имеющие историческую, научную, правовую или иную общественную ценность, что оптимизирует затраты на хранение и обработку.

Современные вызовы и трансформация задач (на 2026 год)

На современном этапе (по состоянию на ) задачи документов в государственном архиве расширяются за счет цифровизации:

1. Цифровая трансформация: Переход от «хранения бумаги» к «управлению информацией». Задача — создание полнотекстовых электронных копий, внедрение ИИ для распознавания почерка (HTR) и автоматического атрибутирования.
2. Электронные архивы (ЭА): Формирование и хранение изначально электронных документов (рожденных цифровыми) с гарантией их подлинности и целостности (электронные подписи, блокчейн-технологии, стандарты OAIS).
3. Открытые данные (Open Data): Задача максимального раскрытия фондов через порталы открытых данных и АИС «Архивный фонд РФ» для машинного чтения и повторного использования.
4. Кибербезопасность: Защита электронных фондов от несанкционированного доступа, модификации и уничтожения (рансомвэйр).

Задачи документов в государственном архиве, это не просто «хранение бумаг». Это сложный, многоуровневый процесс, охватывающий весь жизненный цикл документа: от консультирования создателей документов на стадии делопроизводства (через ЭК) до оцифровки и предоставления доступа через интернет-порталы.

Главная цель — обеспечение сохранности Архивного фонда РФ как основы исторической памяти и информационного ресурса, а также гарантированный доступ к нему государственных органов, бизнеса и каждого гражданина. Реализация этих задач требует строгого соблюдения единых правил (утв. Минкультуры РФ), высокой профессиональной квалификации архивистов и внедрения современных информационных технологий.

Статья подготовлена на основе нормативных правовых актов: ФЗ № 125-ФЗ, Основные правила работы государственных архивов РФ, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, Устав ГАРФ, Типовые положения об архивах организаций. Актуально на .