Запрос о награждении в архив – это официальное обращение к архивному учреждению (государственному‚ муниципальному‚ военному‚ партийному и др․) с целью получения сведений о наградах‚ присвоенных конкретному лицу‚ организации или коллективу․ Такие запросы часто необходимы для:

• оформления пенсионных и социальных выплат;
• подготовки биографических материалов;
• установления прав на наследство;
• участия в конкурсах‚ грантах и программах‚ где требуется подтверждение наград․

Правовая основа запросов в архивы

Согласно Федеральному закону № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред․ от 2023‑12‑15) любой гражданин‚ юридическое лицо или организация имеет право запрашивать документы‚ находящиеся в государственных архивах‚ если они не подпадают под ограничения‚ установленные законом (секретность‚ персональные данные и т․п․)․

Для запросов‚ связанных с наградами‚ применяются также:

• Закон РФ «О награждении государственных наград»;
• Приказы Министерства обороны и Министерства внутренних дел о хранении и предоставлении сведений о военных и правоохранительных наградах;
• Региональные нормативные акты‚ регулирующие работу государственных архивов․

Кому адресовать запрос

Содержание официального письма‑запроса

Официальный запрос должен быть:

• Четко сформулированным;
• Содержать все необходимые реквизиты (ФИО заявителя‚ контактные данные‚ цель запроса);
• Иметь подпись и печать (если запрос подается от организации);
• Быть написанным в деловом стиле․

3․1 Структура письма‑запроса

1. Шапка письма: название организации (если есть)‚ адрес‚ телефон‚ e‑mail․
2. Дата и номер (если есть внутренний регистр)․
3. Кому: полное наименование архивного учреждения‚ ФИО руководителя (если известно)․
4. Тема письма: «Запрос о предоставлении сведений о награждении»․
5. Текст запроса:
   • Краткое введение (кто вы и зачем нужен запрос)․
   • Подробное описание интересующего лица (ФИО‚ дата рождения‚ воинская часть‚ период службы и т․д․)․
   • Перечень конкретных наград (если известны) или просьба предоставить полный список․
   • Ссылка на нормативный акт‚ на основании которого делается запрос (например‚ ст․ 9 ФЗ №73‑ФЗ)․
   • Указание формы получения информации (копии‚ сканы‚ электронный файл)․
6. Приложения: копия паспорта‚ справка о родстве (если запрос от родственника)‚ доверенность (если запрос от представителя)․
7. Подпись и печать (при необходимости)․

3․2 Пример письма‑запроса

<h2>Письмо‑запрос</h2>
<p><b>От:</b> Иванов Иван Иванович<br/>
<b>Адрес:</b> ул․ Пушкина‚ д․10‚ кв․5‚ г․ Москва‚ 101000<br/>
<b>Телефон:</b> +7 (495) -23‑45‑67<br/>
<b>E‑mail:</b> i․ivanov@example․com</p>

<p><b>Дата:</b> 10 июля 2026 г․</p>

<p><b>Кому:</b> Руководителю Государственного архива Российской Федерации<br/>
<b>Адрес:</b> 119049‚ г․ Москва‚ ул․ Сретенка‚ д․ 5</p>

<h3>Тема: Запрос о предоставлении сведений о награждении</h3>

<p>Уважаемый(ая) <ФИО руководителя>!</p>

<p>В соответствии со ст․ 9 Федерального закона № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» прошу предоставить сведения о государственных наградах‚ присвоенных моему отцу‚ ветерану Великой Отечественной войны‚ Сергею Петровичу Иванову (дата рождения г․)․</p>

<p>Необходимо получить следующую информацию:</p>
<ul>
 <li>Полный перечень орденов‚ медалей и почетных знаков‚ присвоенных С․ Иванову;</li>
 <li>Дата и номер приказа о награждении;</li>
 <li>Копии оригинальных документов (сканы) или их заверенные копии․</li>
</ul>

<p>К запросу прилагаю копию паспорта (страница с ФИО) и справку о родстве (выписка из ЗАГСа)․</p>

<p>Прошу направить ответ в электронном виде на мой e‑mail: i․ivanov@example․com․ При необходимости готов предоставить дополнительные сведения․</p>

<p>С уважением‚<br/>
<b>Иванов И․ И․</b><br/>
<img src="signature․png" alt="Подпись" style="width:150px;"></p>

Пошаговая инструкция подачи запроса

1. Определите нужный архив․ С помощью официальных сайтов уточните‚ где хранятся документы о наградах‚ интересующих вас․
2. Соберите необходимые документы․ Копия паспорта‚ справка о родстве‚ доверенность (если запрос от представителя)․
3. Сформируйте письмо‑запрос․ Используйте шаблон выше‚ адаптируя под ваш случай․
4. Отправьте запрос․ Возможные способы:
   • Электронная почта (рекомендовано – быстрее);
   • Факс;
   • Почтовое отправление с заказным письмом;
   • Лично в приёмном отделе архива (при необходимости)․
5. Ожидайте ответа․ По закону архив обязан ответить в течение 30 календарных дней․ При необходимости могут потребовать уточнения․
6. Получите документы․ При получении копий проверьте их на соответствие оригиналам и наличие печати архива․

Как правильно оформить ответ на запрос

Если вы – сотрудник архива и получили запрос‚ ваш ответ также должен быть официальным․ Основные требования:

• Указать номер и дату входящего запроса;
• Подтвердить наличие (или отсутствие) запрашиваемых документов;
• Прикрепить копии документов или указать порядок их выдачи;
• Указать сроки и условия получения (например‚ оплата за копирование)․

Ниже – пример ответа:

<h2>Ответ на запрос о награждении</h2>
<p><b>От:</b> Государственный архив Российской Федерации<br/>
<b>Кому:</b> Иванов Иван Иванович<br/>
<b>Дата:</b> 20 июля 2026 г․</p>

<p>Уважаемый Иван Иванович!</p>
<p>В ответ на ваш запрос № 2026‑07‑10 от г․ сообщаем‚ что в фондах архива имеются следующие документы‚ подтверждающие награждение Сергея Петровича Иванова:</p>

<ol>
 <li>Приказ Министерства обороны СССР № 1234 от г․ о присвоении ордена Славы I степени;</li>
 <li>Копия медали «За боевые заслуги» от г․;</li>
 <li>Справка о награждении‚ выданная г․</li>
</ol>

<p>Копии документов прилагаются в виде сканов (PDF)․ При желании получить оригиналы‚ просим обратиться в отдел выдачи документов по адресу: г․ Москва‚ ул․ Сретенка‚ д․5‚ телефон +7 (495) -23‑45‑67․</p>

<p>С уважением‚<br/>
<b>Петров П․ П․‚ главный архивариус</b><br/>
<img src="signature․png" alt="Подпись" style="width:150px;"></p>

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6․1 Сколько времени занимает обработка запроса?

По закону – не более 30 календарных дней․ В случае необходимости уточнений срок может быть продлен‚ но архив обязан уведомить заявителя о продлении․

6․2 Нужно ли платить за копии документов?

Да‚ согласно тарифам архива за копирование (сканирование‚ печать) взимается плата․ Стоимость обычно указана на сайте архива․

6․3 Можно ли получить оригиналы наградных документов?

Оригиналы‚ как правило‚ находятся в постоянных фондах и не выдаются․ Выдаются только заверенные копии или сканы․

6․4 Что делать‚ если архив отказал в предоставлении информации?

Отказ должен быть оформлен письменно с указанием причины (например‚ документ относится к категории «секретный»)․ В этом случае вы можете обжаловать решение в суд или подать жалобу в уполномоченный орган по защите прав граждан․

Полезные ссылки и ресурсы

• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)
• Архив МВД России
• Официальный портал правовой информации
• КонсультантПлюс – база нормативных актов

Дата публикации статьи: 10 июля 2026 г․