Центральный архив Министерства обороны (ЦА МО РФ) – один из крупнейших государственных архивов России․ Он хранит документы, связанные с военной историей, служебными листами, медицинскими картотеками, наградами и многим другим․ Часто граждане, исследователи и организации нуждаются в получении справок, копий документов или подтверждений фактов․ Для этого необходимо правильно оформить запрос‑письмо․ В статье подробно рассматриваются все этапы: от подготовки документов до отправки письма․

Что такое запрос‑письмо и когда он нужен?

Запрос‑письмо – официальное обращение, в котором заявитель просит архив предоставить определённые сведения или документы․ Такие письма могут быть направлены:

• для получения справки о службе (даты, звание, награды);
• для получения копий личных дел, медкарт, актов награждения;
• для подтверждения родства с военнослужащим, погибшим в боевых действиях;
• для исследования исторических событий (битвы, операции, оборона рубежей);
• для получения информации о ранениях, госпитализации военнослужащих․

Краткая информация об архиве

Полное название: Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦА МО РФ)

Адрес (почтовый): 142100, Московская область, г․ Подольск, ул․ Кирова, 74

Адрес (для личного обращения): 142100, Московская область, г․ Подольск, ул․ Кирова, 74 (здание 1)

Контактный телефон: +7 (496) -23‑45‑67

Электронная почта для запросов: archives@mil․ru

Сайт: https://www․mil․ru/archives

Способы подачи запроса

1. Почтовой отправкой (обычное письмо, заказным с уведомлением)․
2. Электронной почтой – отправка сканированного письма и приложений на указанный e‑mail․
3. Через портал Госуслуг – в разделе «Министерство обороны» выбираете услугу «Запрос в архив»․
4. Лично – с выездом в архив, где можно подать запрос в читальном зале․

Как правильно оформить запрос‑письмо

4․1 Структура официального письма

Стандартное деловое письмо состоит из следующих блоков (см․ пример ниже):

4․2 Что обязательно должно быть в запросе

• Полные персональные данные запрашиваемого лица (ФИО, дата рождения, место рождения, воинская часть, период службы)․
• Цель обращения (например, оформление пенсии, подтверждение родства, научное исследование)․
• Перечень конкретных документов (справка о службе, копия личного дела, медицинская карта, акт награждения)․
• Контактные данные заявителя (почтовый адрес, телефон, e‑mail)․
• Приложения – копии удостоверяющих личность и, при необходимости, доверенности․

Пример официального письма‑запроса

От: Иванов Иван Сергеевич

Адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Пушкина, д․ 10, кв․ 5

Телефон: +7 (495) -23‑45‑67

E‑mail: ivanov․is@example․com


Кому: Начальнику Центрального архива Министерства обороны РФ

Адрес: 142100, Московская область, г․ Подольск, ул․ Кирова, 74



Тема: Запрос справки о службе и копии личного дела военнослужащего



Уважаемый Иван Петрович!



В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» прошу предоставить следующие документы, относящиеся к военнослужащему Петрову Петрову Петровичу (дата рождения г․, место рождения – г․ Смоленск)․



Справка о службе за период с по г․, включающая сведения о звании, воинской части, наградах․

Копия личного дела (разделы «Военно-учетная карточка», «Медицинская карта», «Акт награждения»)․

Сведения о полученных ранениях (если таковые имеются) и их последствиях;



Цель обращения: оформление пенсии по утрате трудоспособности и подтверждение статуса ветерана․



Приложения:


 
Копия паспорта гражданина РФ (страницы с ФИО, датой рождения, местом регистрации);
 
Свидетельство о смерти (если требуется для получения пенсии);
 
Доверенность № 123 от г․ (если запрос подаёт представитель)․


Прошу сообщить о получении данного запроса и указать ориентировочный срок выполнения․ При необходимости готов предоставить дополнительные сведения․



С уважением,



Иванов И․С․

(подпись)

Как отправить запрос

6․1 По почте

Распечатайте письмо и приложите копии всех документов․
Поместите всё в конверт, укажите адрес получателя․
Отправьте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении․

6․2 Электронно

Сканируйте оригинал письма (PDF, не менее 300 dpi)․
Сканируйте все приложения (PDF или JPG)․
Прикрепите файлы к письму на archives@mil․ru․
В теме письма укажите «Запрос в ЦА МО – ФИО заявителя»․
Сохраните копию отправленного письма и подтверждение отправки․

6․3 Через портал Госуслуг

Авторизуйтесь на gosuslugi․ru;
Выберите услугу «Запрос в архив Министерства обороны»․
Заполните онлайн‑форму, загрузите сканы документов․
Подтвердите отправку – система выдаст номер заявки․

6․4 Лично

Если вы планируете подать запрос в читальном зале, возьмите с собой оригиналы документов и заполненный бланк запроса․ При входе в архив необходимо предъявить удостоверение личности․

Частые ошибки и рекомендации

• Неуказание точных данных․ Чем подробнее вы укажете ФИО, даты, номер части, тем быстрее архив сможет найти нужный материал․
• Отсутствие приложений․ Без копий паспорта, свидетельства о рождении и (при необходимости) доверенности запрос может быть отклонён․
• Неясная цель обращения․ Укажите, зачем вам нужен документ – это ускорит процесс и избавит от дополнительных запросов․
• Неправильный адрес․ Убедитесь, что используете актуальный адрес (Подольск, ул․ Кирова, 74) и корректный e‑mail․
• Отсутствие подписи․ В электронных письмах подпись может быть заменена скан‑изображением подписи или ФИО, но лучше добавить цифровую подпись, если она у вас есть․

Вопросы и ответы (FAQ)

Вопрос: Сколько времени занимает обработка запроса?

Сроки зависят от сложности и объёма запрашиваемых материалов․ По закону архив обязан ответить в течение 30 календарных дней, но в случае необходимости уточнения срок может быть продлён до 60 дней․

Вопрос: Можно ли получить документы в электронном виде?

Да․ При запросе укажите желаемый формат (PDF, скан)․ Архив может выслать файлы на ваш e‑mail или предоставить их в электронном архиве «Память народа»․

Вопрос: Нужно ли платить за копии документов?

Да․ Архив имеет прейскурант услуг (копирование, выдача справок)․ Стоимость зависит от количества страниц и типа документа․ Прейскурант доступен на официальном сайте архива․

Вопрос: Как доказать родство с военнослужащим?

Приложите свидетельство о рождении заявителя и (при наличии) свидетельство о рождении военнослужащего, а также документы, подтверждающие семейные отношения (брачное свидетельство родителей, справка о совместном проживании и т․д․)․

Полезные ссылки

• Официальный сайт ЦА МО РФ
• Портал государственных услуг
• Память народа – онлайн‑база архивных документов
• Подвиг народа – база наград и подвигов

Правильно оформленное письмо‑запрос в Центральный архив Министерства обороны РФ – залог быстрой и безболезненной работы с архивными материалами․ Следуйте рекомендациям, указывайте полные данные, прикладывайте необходимые документы и выбирайте удобный способ подачи․ При соблюдении всех требований архив предоставит вам нужные справки и копии в максимально короткие сроки․

Если у вас возникнут дополнительные вопросы, обращайтесь в Электронную приёмную ЦА МО или к специалистам по работе с архивными запросами․