Трудовой стаж – один из ключевых факторов при назначении и перерасчёте пенсии, получении звания «Ветеран труда», а также при оформлении социальных выплат. Если сведения о вашем стаже отсутствуют в трудовой книжке или в базе Пенсионного фонда, их можно получить из архивных документов. Ниже представлена подробная инструкция, как правильно оформить запрос в архив, а также готовый образец письма‑запроса.

Почему может понадобится запрос в архив?

• Отсутствие записей о работе в трудовой книжке (разрыв в стаже, утеря книжки).
• Необходимость подтверждения стажа в организациях, прекративших свою деятельность.
• Получение дополнительного подтверждения для расчёта льготных периодов (военная служба, учеба, уход за ребёнком).
• Подтверждение заработной платы для расчёта страховых взносов.

Согласно Положению о порядке выполнения архивными учреждениями запросов юридических и физических лиц (утверждённому Постановлением Правительства РФ от  № 202), архивные справки выдаются бесплатно, так как они относятся к социально‑значимым услугам.

Кому и куда направлять запрос?

1. Социальный фонд России (СФР) – в большинстве случаев именно он формирует направление запроса в архивное учреждение.
2. Если СФР не участвует, запрос может быть направлен напрямую в региональный (областной, краевой) архив по месту работы организации, где вы трудились.
3. Для организаций, находившихся в системе государственных органов высшего уровня, запрос подаётся в Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ).

Контактные данные архивов обычно размещаются на официальных сайтах Справочно‑информационного центра федеральных государственных архивов и в региональных порталах.

Какие документы необходимо приложить к запросу?

• Копию паспорта (страница с фотографией).
• ИНН (при наличии).
• Трудовую книжку (если есть) или её копию.
• Справку из Пенсионного фонда о недостающих периодах (если есть).
• Согласие (доверенность) на обработку персональных данных (по требованию архива).

Структура запроса в архив

Запрос оформляется в виде официального письма. Обязательные реквизиты:

Образец запроса в архив

Государственный архив Калужской области
Адрес: 236001, г. Калуга, ул. Пушкина, д. 12
Тел.: (4842) -5‑12‑34, e‑mail: info@kaluga-archive.ru

 № 12/2026
Начальнику отдела архивных справок

Государственного архива Калужской области
Иванову Ивану Петровичу

Тема: Запрос о предоставлении архивной справки о подтверждении трудового стажа
Уважаемый Иван Иванович!

Я, Петрова Мария Сергеевна, г. рождения,
паспорт: 4509 123456, выдан г. ОВД г. Калуги,
ИНН 770123456789,
прошу выдать мне архивную справку (копию) о подтверждении трудового стажа
за период с по гг. в следующей организации:

ООО «ТехноСтрой»,
г. Калуга, ул. Ленина, д. 45.

Запрашиваемая справка необходима для подачи документов в Пенсионный фонд России
для перерасчёта пенсионных выплат.

Перечень прилагаемых документов:
Копия паспорта.
Копия трудовой книжки (страницы с 1995‑2005 гг.).
Справка из Пенсионного фонда о недостающих периодах (при наличии).
Согласие на обработку персональных данных.

Прошу рассмотреть запрос в установленный законодательством срок (не более 30 дней) и
выдать справку в виде копии с заверением подлинности.

С уважением,
____________________
Петрова Мария Сергеевна
Тел.: +7 (925) -23‑45‑67
e‑mail: m.petrovа@email.ru

Как подать запрос?

• Лично – в отделе архивных справок, предоставив оригиналы документов.
• Почтой – отправив оригиналы (или заверенные копии) и запрос заказным письмом с уведомлением о вручении.
• Электронно – через портал Госуслуги (если архив поддерживает электронные запросы). В этом случае оригиналы документов могут быть предоставлены в электронном виде (скан).

Сроки и стоимость

Согласно п. 4 Положения о порядке выполнения запросов, архив обязан выполнить запрос в течение 30 календарных дней со дня его получения. За выдачу копий, заверенных печатью архива, плата не взимается, так как услуга относится к социально‑значимым.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли получить справку, если организация‑работодатель уже не существует?
   Да. В таком случае запрос направляется в архив, где хранятся документы соответствующего предприятия (например, в областном архиве). При отсутствии сведений в архиве следует обратиться в Федеральный архивный центр для уточнения места хранения.
2. Нужна ли доверенность, если запрос подаёт представитель?
   Да. Доверенность должна быть нотариально заверена и сопровождать запрос.
3. Что делать, если архив отказал в выдаче справки?
   В отказе должно быть указано основание (например, отсутствие документов). Вы можете подать апелляцию в вышестоящий архивный орган или обратиться в суд в течение 30 дней.
4. Можно ли получить справку онлайн?
   Некоторые региональные архивы предоставляют услугу электронного доступа к документам через портал archives.gov.ru. Проверьте наличие такой возможности на сайте вашего архива.

Полезные ссылки и нормативные акты

• Справочно‑информационный центр федеральных государственных архивов – https://archives.gov.ru
• Постановление Правительства РФ от  № 202 «О порядке выполнения архивными учреждениями запросов юридических и физических лиц».
• Методические рекомендации по исполнению запросов социально‑правового характера (2025 г.).
• Портал государственных услуг – раздел «Пенсия» (gosuslugi.ru).

Оформление запроса в архив – достаточно простой, но требующий внимательности процесс. Главное – правильно указать период, название организации‑работодателя и приложить все необходимые документы. При соблюдении требований законодательства архив выдаст вам справку, которая станет надёжным подтверждением вашего трудового стажа и поможет в получении пенсионных и иных социальных выплат.

Если у вас возникли вопросы по заполнению запроса, рекомендуется обратиться за консультацией к юристу, специализирующемуся на архивных и пенсионных вопросах, либо к специалисту в отделе кадров вашего текущего работодателя.

Дата последнего обновления статьи: