В современной деловой практике часто возникает необходимость предоставить официальное подтверждение факта получения заработной платы за определённый период. Такое подтверждение может потребоваться:

• при оформлении кредита в банке;
• при получении визы или вида на жительство за границей;
• при вступлении в наследство, разводе, спорах о алиментах;
• при проверках со стороны налоговых органов;
• при подаче заявлений в пенсионный фонд.

Для получения такой справки обычно делается запрос в архив (внутренний архив бухгалтерии или кадровой службы). Ниже представлена подробная инструкция, а также готовый образец запроса, который можно сразу использовать.

Правовая основа запроса

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 65) и Федеральному закону «О персональных данных» (ст. 15), работодатель обязан предоставлять работнику справки о заработной плате по его письменному запросу. При этом запрос может быть направлен в:

1. Отдел кадров (отдел персонала);
2. Бухгалтерию (отдел расчёта заработной платы);
3. Архив организации, где хранятся исторические расчётные листы.

Запрос в архив считается официальным документом, поэтому он должен соответствовать установленным требованиям к деловой переписке.

Когда нужен запрос в архив?

• Старый период – если требуется справка за годы, когда расчётные листы уже не находятся в активных базах данных.
• Отказ в выдаче – если бухгалтерия отказывается предоставить справку без официального запроса в архив.
• Необходимость официального подтверждения – в случае, когда получатель справки (банк, консульство и т.п.) требует документ с печатью и подписью руководителя отдела.

Структура запроса в архив

Запрос оформляется в виде официального письма. Основные элементы письма:

Образец запроса в архив

Ниже – готовый шаблон, который можно скопировать в любой текстовый редактор (Word, Google Docs) и адаптировать под свои нужды.

ООО «Пример»
ИНН 7701234567, КПП 770101001
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: info@primer.ru

 № 12/2026


Кому: Начальнику отдела кадров
 Иванову Ивану Петровичу

От: Петрова Алексея Сергеевича
 Специалист отдела продаж
 Трудовой договор № 45/2020 от 

Тема: Запрос в архив для подтверждения заработной платы за 2022‑2024 гг.

Уважаемый Иван Иванович!

В связи с необходимостью предоставления в банк (Сбербанк России) подтверждения
получения заработной платы за период с по г. прошу
выдать мне следующую справку:


 
Сумма начисленной заработной платы за каждый месяц указанного периода;
 
Удержанные налоги (НДФЛ) и страховые взносы;
 
Подтверждение факта выплаты (подпись и печать отдела расчёта).


Для ускорения процесса прилагаю:

 
Копию паспорта;
 
Копию ИНН;
 
Запрос банка (письмо от Сбербанка № 789/2026 от ).


Прошу рассмотреть запрос в течение 5 (пяти) рабочих дней, в соответствии с
требованиями Трудового кодекса РФ.

С уважением,


_____________________/Петров А.С.

(Подпись)

Как правильно заполнить запрос

1. Укажите точный период – чем конкретнее даты, тем быстрее архив сможет найти нужные документы.
2. Укажите цель получения справки – банк, консульство, суд и т.д. Это помогает сотрудникам понять, какие реквизиты обязательны.
3. Приложите необходимые документы – копию паспорта, ИНН, а также официальное письмо от организации‑получателя (банк, консульство).
4. Соблюдайте сроки – по закону работодатель обязан ответить в течение 5 рабочих дней, но в архивных запросах иногда требуется до 10 дней.
5. Сохраните копию письма – отправляйте запрос заказным письмом с уведомлением о вручении или через корпоративную электронную почту с запросом подтверждения получения.

Куда отправлять запрос

Обычно запрос направляется в один из следующих отделов:

• Отдел кадров (HR) – если справка будет формироваться на основе текущих данных.
• Бухгалтерия (отдел расчёта заработной платы) – если нужны точные расчётные листы.
• Архив организации – если запрашиваемый период более 3‑х лет и документы уже перенесены в архив.

Контактные данные обычно указаны в внутреннем справочнике компании или на её официальном сайте.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за выдачу справки?

Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан предоставить справку бесплатно. Платные услуги могут возникнуть только в случае, если запрос делается сторонней организацией (например, юридической фирмой), а не самим работником.

Какой срок хранения расчётных листов?

По законодательству бухгалтерские документы хранятся минимум 5 лет. Однако многие компании сохраняют их в архиве до 10 лет.

Что делать, если запрос отклонили?

Требуется уточнить причину отказа. Если отказ не соответствует законодательству, можно обратиться в трудовую инспекцию или в суд.

Где скачать готовый шаблон

Все актуальные образцы и бланки заявлений на текущий год доступны в открытых онлайн‑каталогах. Например, на сайте Docspapers.ru можно скачать шаблон запроса в архив в формате Word или PDF бесплатно и без регистрации.

• Перейдите в раздел «Шаблоны запросов»;
• Выберите «Запрос в архив для подтверждения заработной платы»;
• Нажмите кнопку «Скачать» – файл автоматически сохранится в выбранной директории.

Сохраните страницу в закладки, чтобы быстро находить нужный образец в случае необходимости.

Запрос в архив для подтверждения заработной платы – это простой, но важный документ, который помогает решить множество финансовых и юридических вопросов. Правильно оформленный запрос ускорит процесс получения справки, избавит от лишних задержек и обеспечит соответствие требованиям законодательства.

Помните, что:

• Запрос должен быть оформлен в официальном стиле;
• Необходимо указать точный период и цель получения справки;
• Приложения (копии документов) существенно ускоряют обработку запроса.

Скачайте готовый шаблон, адаптируйте его под свои нужды и будьте уверены, что получаете необходимое подтверждение заработной платы в кратчайшие сроки.