Запрос в архив медали – это официальное обращение к государственным или ведомственным архивам с целью получения сведений о конкретной награде (ордене, медали, знаке отличия) и её обладателе․ Такие запросы часто подают:
- ветераны и их родственники, желающие подтвердить факт награждения;
- историки и краеведы, исследующие военную и гражданскую историю;
- юристы, нуждающиеся в документальном подтверждении прав на льготы или пособия;
- коллекционеры, проверяющие подлинность экспонатов․
Ниже представлен пошаговый алгоритм составления и отправки такого запроса, а также рекомендации по оформлению ответа․
Подготовка информации перед отправкой запроса
Чтобы архив смог быстро найти нужные документы, в запросе следует указать максимально точные данные:
- Полное название награды (например, «Медаль «За оборону Ленинграда»» или «Орден Отечественной войны I степени»)․
- Серия и номер награды (если известны)․
- ФИО награждённого (полностью, с учётом возможных вариантов написания)․
- Дата и место вручения (год, месяц, день; воинская часть, организация, населённый пункт)․
- Основание награждения (указ, приказ, постановление)․
- Контактные данные заявителя (ФИО, адрес, телефон, e‑mail)․
Если часть сведений неизвестна, их можно заменить пометкой «данные уточняются» и приложить любые имеющиеся документы (копии наградных листов, выписки из послужного списка, фотографии награды)․
Выбор архива и способа подачи запроса
В зависимости от типа награды и периода её учреждения документы могут находиться в разных хранилищах:
- Центральный архив Министерства обороны РФ – награды военнослужащих (ВОВ, локальные конфликты, современная служба)․
- Государственный архив Российской Федерации – гражданские награды, ордена и медали советского периода․
- Региональные архивы – награды, учреждённые субъектами РФ (например, медали городов, областей)․
- Архивы ведомств и организаций – награды МЧС, ФСБ, МВД, Росгвардии и т․д․
Запрос можно направить:
- По почте (заказным письмом с описью вложения)․
- Через электронный документооборот (е‑mail, официальный портал госуслуг, система «Электронный архив»)․
- Лично в приёмную архива (с получением подтверждения о принятии)․
Структура официального письма‑запроса
Согласно деловой этике, письмо‑запрос должно содержать следующие элементы:
Шапка документа
- Наименование организации, в которую направляется запрос (например, «Федеральное архивное агентство»)․
- Ваши реквизиты (ФИО, адрес, контактный телефон, e‑mail)․
- Дата составления;
- «Запрос о предоставлении информации из архива медали»․
- Вежливое обращение: «Уважаемые сотрудники архива!»․
- Краткое введение: цель запроса (например, «Прошу предоставить сведения о награждении…» )․
- Перечень запрашиваемых данных (см․ пункт 1)․
- Указание на приложения (копии документов, удостоверяющие личность и т․п․)․
- Просьба о сроке ответа (обычно 30 дней согласно Федеральному закону «О предоставлении информации»)․
- Благодарность за внимание и подпись․
- Подпись заявителя (ручная или электронная)․
- Расшифровка подписи (ФИО)․
- При необходимости – печать организации․
Тело письма
Нижний колон
<h2>Пример письма‑запроса</h2>
<p><b>Федеральное архивное агентство</b><br>
ул․ Архив․ Архивная, д․ 10, г․ Москва, 101000<br>
tel: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: info@archive․ru</p>
<p><b>От</b>: Иванов Иван Иванович<br>
ул․ Ленина, д․ 5, кв․ 12, г․ Санкт‑Петербург, 190000<br>
tel: +7 (812) -87‑65‑43, e‑mail: ivanov@example․com</p>
<p>Дата: 07 октября 2026 г․</p>
<hr>
<p><b>Запрос о предоставлении информации из архива медали</b></p>
<p>Уважаемые сотрудники архива,</p>
<p>Прошу предоставить сведения о награждении моего деда, <b>Иванова Петра Сергеевича</b> (1910‑1978), медалью «За оборону Ленинграда» (серия № 12345, номер награды 67890)․</p>
<p>Согласно семейному архиву, награда была вручена в 1943 году в Ленинграде за участие в обороне города durante Великой Отечественной войны․</p>
<p>Прилагаю копии следующих документов:</p>
<ul>
Копия страницы из трудовой книжки И․П․ Иванова (с записью о награждении)․
Фотография медали с обратной стороны (виден номер и серия)․
Заявление о подтверждении родства (справка из ЗАГС)․
</ul>
<p>Прошу предоставить выписку из приказа о награждении, а также любые дополнительные сведения о условиях вручения данной награды․</p>
<p>Согласно Федеральному закону № 149‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ожидаю ответ в течение 30 календарных дней․</p>
<p>Благодарю за внимание к моему запросу․</p>
<p>С уважением,</br>
<b>Иванов Иван Иванович</b></p>
Что делать после получения ответа
Получив ответ, проверьте:
- Соответствие предоставленных данных запрашиваемым․
- Наличие официальных реквизитов архива (дата, номер исходящего документа, подпись уполномоченного лица)․
- Если информация частична или отсутствует – уточните, какие дополнительные документы могут потребоваться для полного ответа․
В случае отказа вы имеете право подать жалобу в вышестоящую организацию или в суд, ссылаясь на нарушение права на получение информации (ст․ 29 Конституции РФ, ФЗ‑149)․
Полезные ссылки и ресурсы
- Официальный портал «Госархив РФ» – archive․gov․ru (раздел «Запросы и справки»)․
- Электронный кабинет Министерства обороны – mil․ru (служба «Запрос информации о наградах»)․
- Федеральный закон № 149‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» – текст доступен на сайте consultant․ru․
- Образцы писем‑запросов и ответов – скачать можно в разделе «Образцы документов» на сайте docs․pfrf․ru․
Статья подготовлена ․ Все приведённые сведения актуальны на момент написания․