Важное напоминание: все действия, описанные в этой статье, необходимо выполнять в соответствии с действующим законодательством РФ (ФЗ «Об архивных документах», ФЗ «О доступе к информации», а также нормативными актами Министерства обороны).
Правовая база
Запрос в архив Министерства обороны регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных документах» от г.
- Федеральный закон № 59‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от г.
- Приказ Минобороны России № 353 от г. «Об организации доступа к архивным документам Министерства обороны».
Согласно этим документам, любой гражданин, юридическое лицо или иное заинтересованное лицо имеет право запросить копию архивных материалов, если они не отнесены к категории государственных тайн.
Подготовка к запросу
Прежде чем оформить запрос, подготовьте следующую информацию:
- Точные реквизиты документа (номер, дату, наименование, архивный фонд, дело, листы).
- Обоснование необходимости получения информации (исследовательская работа, семейные обстоятельства, юридические споры и т.д.).
- Контактные данные заявителя (ФИО, паспортные данные, адрес, телефон, e‑mail).
- Если запрос подаётся от имени организации – укажите реквизиты организации и полномочия представителя.
Оформление письма‑запроса
Официальное письмо‑запрос должно быть лаконичным, но полностью раскрывать суть просьбы. Ниже – рекомендованный шаблон (можно скачать в формате .doc по ссылке в конце статьи).
3.1 Структура письма‑запроса
- Шапка письма – название организации (если есть), адрес, телефон, e‑mail.
- Дата и номер (например, «№ 12‑2026 от »).
- Кому – «Начальнику Архивного отдела Министерства обороны РФ» (указать ФИО, если известно).
- Тема – «Запрос о предоставлении копий архивных документов».
- Текст запроса – чётко сформулированная просьба (см. пример ниже).
- Перечень прилагаемых документов – копия паспорта, доверенность (если запрос от представителя), справка о цели запроса.
- Подпись и печать (если запрос от организации).
3.2 Пример письма‑запроса
Министерство обороны Российской Федерации Отдел архивного обеспечения 119991, г. Москва, ул. Сверчковская, д. 5 От: Иванов Иван Иванович проживающего по адресу: 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5 паспорт: 45 12 345678, выдан ОВД «Ленинский» e‑mail: i.ivanov@example.com тел.: +7 (495) -23‑45‑67 № 12‑2026 от Начальнику Архивного отдела Министерства обороны Российской Федерации Ф.И.О. (если известен) Тема: Запрос о предоставлении копий архивных документов Уважаемый(ая) Ф.И.О., В соответствии с ФЗ № 125‑ФЗ «Об архивных документах» прошу предоставить копии (в электронном виде или в виде бумажных копий) следующих архивных материалов: Дело № А‑12345, фонд «Военно‑исторический», 1941‑1945 гг., листы 12‑34 – «Отчёт о боевых действиях в районе Курска». Дело № Б‑67890, фонд «Личный состав», 1970‑1975 гг., лист 7 – «Личное дело прапорщика Петрова А. В.». Дело № В‑11223, фонд «Техническая документация», 1980‑1982 гг., листы 1‑5 – «Техническое описание танка Т‑72М». Запрос обусловлен проведением научно‑исследовательской работы «История обороны Курского направления в годы Великой Отечественной войны», а также необходимостью уточнения семейных обстоятельств в рамках наследственного дела. В подтверждение цели запроса прилагаю: - Копию диплома магистра истории (страница 2); - Справку из судов о необходимости предоставления документов (№ С‑2026‑001 от ). Готов оплатить фактические расходы, связанные с копированием и пересылкой материалов, в размере, установленном действующим тарифом. Прошу рассмотреть запрос в установленные законом сроки (не более 30 дней) и сообщить о результатах по указанным выше контактным данным. С уважением,
Иванов Иван Иванович (подпись)
Куда отправлять запрос
Запросы в архив Министерства обороны принимаются по следующим каналам:
- Почтовой отправкой на адрес: 119991, г. Москва, ул. Сверчковская, д. 5, Архивный отдел Минобороны РФ.
- Электронной почтой: archive@mil.ru (в теме письма укажите «Запрос архивных документов»).
- Лично в приемном отделе (по предварительной записи через официальный сайт).
Сроки и ответы
Согласно ФЗ «Об информации», орган обязан:
- Ответить в течение 30 календарных дней с момента получения запроса.
- Если требуется уточнение или дополнение, срок может быть продлён ещё на 30 дней, о чём заявителю сообщается письменно.
- В случае отказа (например, документ относится к государственной тайне) обязан предоставить мотивированный отказ.
Образец отказного письма также доступен в официальных рекомендациях Минобороны (см. пункт «Ответ на запрос о предоставлении информации»).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли получить документы в электронном виде?
- Да. При наличии сканированных копий их могут выслать на указанный e‑mail. При этом может потребоваться оплата за оцифровку.
- Какие документы необходимо приложить к запросу?
- Копию паспорта (для физических лиц), доверенность (если запрос от представителя), справку о цели запроса (если требуется), а также оплату за услуги (по тарифу).
- Что делать, если запрос отклонили без объяснения причин?
- Обратитесь в суд с иском о защите права на доступ к информации. В иске укажите номер отказа и требуемые документы.
- Можно ли ускорить процесс?
- Ускоренный порядок возможен только в случаях, предусмотренных законом (например, для судебных разбирательств). Нужно приложить соответствующее судебное решение.
Полезные ссылки и скачивание образцов
- Скачать образец письма‑запроса (DOC)
- Текст ФЗ № 125‑ФЗ «Об архивных документах»
- Текст ФЗ № 59‑ФЗ «Об информации»
- FAQ Архивного отдела Минобороны
Сделать запрос в архив Министерства обороны – процесс, требующий внимательного соблюдения формальностей. Главное помнить:
- Точно указать реквизиты интересующего документа.
- Оформить запрос в соответствии с образцом и приложить все необходимые документы.
- Отправить запрос в один из официальных каналов (почта, e‑mail, личный визит).
- Ожидать ответ в течение 30 дней и при необходимости подготовиться к получению отказа с мотивировкой.
При соблюдении всех рекомендаций шансы получить нужные архивные материалы существенно повышаються.