Для правильного расчёта пенсионных выплат необходимо предоставить в Пенсионный фонд (ПФР) сведения о доходах, полученных за годы трудовой деятельности. Если у вас нет копий расчётных листков или справок о заработной плате, их можно запросить в архив работодателя. Ниже представлена подробная инструкция, образец письма‑запроса и рекомендации по оформлению.

Правовая база

Запрос в архив о заработной плате регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ – статья 136, пункт 1 (право работника получать справку о заработке).
• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О системе обязательного пенсионного страхования» (пункт 9.1).
• Приказ ПФР № 5‑н/п от «Об образцах документов, предъявляемых при расчёте пенсионных прав».

Кому и куда направлять запрос

Запрос в архив может быть направлен:

1. На имя директора (или главного бухгалтера) организации‑работодателя.
2. В архив отдела кадров (если в компании существует отдельный архивный отдел).
3. Через многофункциональный центр государственных услуг (МФЦ) – при необходимости официального подтверждения получения запроса.

Адреса и контактные данные обычно указаны в официальных справочниках компании или на её официальном сайте.

Состав и структура запроса

Запрос должен быть оформлен в письменной форме (бумажный вариант) или в виде электронного письма (PDF/Word). Обязательные элементы:

• Шапка письма (наименование организации, адрес, ИНН, ОГРН).
• Дата и номер (если есть внутренний регистр).
• Полные ФИО заявителя, дата рождения, СНИЛС.
• Период, за который запрашиваются сведения (например,  — ).
• Перечень требуемых документов (расчётные листки, справки‑выписки, копии трудовых книжек).
• Основание запроса (пункт закона, цель – начисление пенсии).
• Подпись заявителя и печать (если запрос подаёт представитель).
• Приложения: копия паспорта, СНИЛС, доверенность (при обращении через представителя).

Образец запроса

ООО «Пример Индастриз»
ИНН 7701234567
ОГРН 1127746578901
Адрес: 115035, г. Москва, ул. Примерная, д. 10

 № ___

От: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
СНИЛС: 123-456-789 00
Адрес: 123456, г. Санкт‑Петербург, ул. Лесная, д. 5, кв. 12
Тел.: +7 (921) -23‑45‑67
E‑mail: i.ivanov@example.com

Кому: Директору ООО «Пример Индастриз»
 (Главному бухгалтеру)

ЗАПРОС ОТКРЫТЫХ ДАННЫХ О ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ
ДЛЯ НАЧИСЛЕНИЯ ПЕНСИИ

В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 136) и Федеральным законом № 400‑ФЗ
«О системе обязательного пенсионного страхования» прошу предоставить копии
следующих документов за период с по :

Расчётные листки (платёжные ведомости) за каждый месяц указанного периода;
Справки‑выписки из бухгалтерского учёта о начисленной заработной плате;
Приказы о приёме на работу и об увольнении (при наличии);
Любые дополнительные документы, подтверждающие размер и даты выплат.

Запрашиваемые сведения необходимы для расчёта пенсионных прав в Пенсионном фонде РФ.

Прошу предоставить запрошенные документы в течение 30 (тридцати) календарных дней
со дня получения настоящего запроса. Возможные способы получения:
- в электронном виде (PDF) на указанный e‑mail;
- в бумажном виде по почтовому адресу, указанному выше.

Приложения:
Копия паспорта;
Копия СНИЛС;
Доверенность (если запрос подаёт представитель).

С уважением,
_____________________
(подпись)
Иванов И. И.

Пояснения к полям образца

Порядок получения ответа

После получения запроса работодатель обязан:

1. Подтвердить получение (письменно или по e‑mail) в течение 5 дней.
2. Собрать требуемые документы в архиве (срок – до 30 дней).
3. Отправить их заявителю в согласованном виде.
4. В случае невозможности предоставить документы (утрата, отсутствие) выдать справку об отсутствии данных с указанием причин.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли получить документы в электронном виде? – Да, если у работодателя есть система электронного документооборота. Попросите отправить PDF‑файлы с цифровой подписью.
• Сколько стоит запрос? – По закону запрос бесплатный. Платные услуги могут быть только за копирование и доставку, но они должны быть согласованы заранее.
• Что делать, если работодатель отказывается предоставить сведения? – Обратитесь в инспекцию по труду или в суд с иском о принудительном предоставлении документов.
• Можно ли запросить данные за период, предшествующий 1992 году? – Да, но архивные материалы могут храниться в государственных архивах, а не в компании.

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный сайт Пенсионного фонда России
• Трудовой кодекс РФ (ст. 136)
• Федеральный закон № 400‑ФЗ
• Госуслуги – подача запросов онлайн