Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Обращение в архивные учреждения Республики Казахстан — это стандартная процедура для подтверждения трудового стажа, получения сведений о заработной плате, восстановления утеряных документов об образовании, а также для исторических и генеалогических исследований. На 10 июля 2026 года действует четкая регламентация, основанная на Законе РК «О национальном архивном фонде и архивах» и Правилах предоставления архивной информации, утвержденных Приказом Министра культуры и информации РК.

В данной статье подробно разбираем, как правильно составить запрос, какой образец использовать в 2026 году, куда обращаться и какие сроки установлены законом.

Нормативная правовая база (актуально на 2026 год)

Основными документами, регулирующими работу с архивами в РК, являются:

Закон РК от 22 декабря 2014 года № 264-V «О национальном архивном фонде и архивах» (с изменениями на 2026 г.).
Приказ Министра культуры и информации РК от 30 декабря 2020 года № 453 «Об утверждении Правил предоставления архивной информации физическим и юридическим лицам».
Кодекс РК «Об административных процедурах» (регламентирует сроки рассмотрения обращений).

Виды архивов и выбор адресата

Перед написанием запроса критически важно определить, в каком архиве хранятся нужные документы. В РК существует три уровня архивной системы:

Государственные архивы (областные, городские, районные)

Хранят: документы ликвидированных предприятий, колхозов/совхозов, органов управления, судов, нотариальных архивов, ЗАГСов (до 1990-х гг.), личные дела репрессированных.

Пример: Архив Управления архивов и документации акимата города Алматы, Областной государственный архив Алматинской области.

Архивы действующих организаций (ведомственные/корпоративные)

Хранят: документы действующих предприятий, министерств, ведомств, банков, университетов, больниц.

Важно: Если предприятие работает — запрос направляется прямо в его архив/кадровую службу/секретариат, а не в государственный архив.

Центральный государственный архив (ЦГА РК) и отраслевые архивы

Хранят документы республиканского значения, фонды министерств, ведомств, партийных организаций.

Специализированные ресурсы:

Единая накопительная пенсионная фонд (ЕНПФ) / Госуслуги (eGov.kz): для справок о стаже и взносах (формируются автоматически);
Центр госархивации «Архив-ЕНПФ» (АО «Жасау»): хранит делопроизводство ликвидированных юрлиц (с 2018 г. передача обязательна).
Национальный архив РК: уникальные исторические фонды.

Общие требования к оформлению запроса (Образец 2026)

Согласно п. 12 Правил предоставления архивной информации, запрос физического лица может быть подан:

В письменной форме (почта, курьер, лично).
В форме электронного документа (через веб-сайт архива, eGov.kz, официальную почту архива с ЭЦП).

Обязательные реквизиты запроса (ст. 15 Закона, п. 13 Правил):

Наименование архива (адресата).
ФИИН (ИИН) и полные паспортные данные заявителя (серия, номер, кем выдан, когда).
Место жительства/пребывания и контактный телефон/email.
Суть запроса (какие именно сведения/документы нужны, за какой период).
Цель получения информации (пенсионное назначение, судебный спор, восстановление прав, личные нужды и т.д.).
Сведения об искомом лице (если запрос не о себе): ФИО, дата/место рождения, место работы/службы/учебы, период.
Подпись заявителя и дата.
Копия документа, удостоверяющего личность (при почтовой отправке — нотариально заверенная).
Документы, подтверждающие родственные отношения (если запрашиваете данные о родственнике: свидетельство о рождении/браке, решение суда о вступлении в наследство и т.д.).
Квитанция об оплате госпошлины (если предусмотрено) или справки о льготе.

Готовые образцы запросов (Шаблоны для 2026 года)

Ниже приведены универсальные шаблоны. Текст в квадратных скобках [ ] замените на свои данные.

Образец №1: Запрос справки о трудовом стаже/заработной плате (в Государственный архив / АО «Жасау»)

В [Наименование архива, напр.: Областной государственный архив г. Астаны]
От: [Ваши ФИО полностью]
ИИН: [Ваш ИИН]
Проживаю по адресу: [Полный адрес]
Тел.: [Номер телефона]
E-mail: [Электронная почта]

ЗАЯВЛЕНИЕ (ЗАПРОС)
о предоставлении архивной информации

Прошу предоставить мне архивную информацию (справку/копию документа) в соответствии со ст. 15 Закона РК «О национальном архивном фонде и архивах» и Правилами предоставления архивной информации.


 Сведения об искомом лице: [ФИО полностью], дата рождения: [ДД.ММ.ГГГГ], место рождения: [Населенный пункт], ИИН (если известен): [Номер].
 Период и место работы/службы/учебы: с [Дата] по [Дата], название организации: [Полное наименование на момент работы, если известно], структура/цех/факультет: [Детали].
 Необходимые сведения: 
 
 Подтверждение трудового стажа за период [Даты];
 Сведения о заработной плате за [Месяц/Год] (для пересчета пенсии/суда);
 Копия приказа о приеме/увольнении/награждении № [Номер] от [Дата];
 Копия личной карточки учетной формы Т-2 / личного дела.
 
 
 Цель обращения: [Например: Назначение пенсии по возрасту / Пересчет пенсии / Судебное дело № [Номер] / Восстановление прав на жилье / Личные нужды].
 Способ получения ответа: [Написать: «На бумажном носителе по почте по адресу регистрации» / «В электронном виде на e-mail» / «Лично в архиве»].


Прилагаю копии документов:
Копия удостоверения личности (паспорта) [серия/номер].
Документы, подтверждающие родственные отношения (если применимо).
Квитанция об оплате госпошлины / Справка о праве на безвозмездное получение (пенсионер, инвалид и т.д.).

С правилами предоставления архивной информации ознакомлен(а). О неразглашении персональных данных уведомлен(а).

[Дата] г. Подпись: _____________ / [ФИО]

Образец №2: Запрос копии документа об образовании (Диплома, Аттестата) в Архив учебного заведения / Областной архив

В [Наименование архива или Учебного заведения, если действует]
От: [ФИО заявителя], ИИН: [Номер], Тел.: [Номер]

ЗАПРОС
на выдачу дубликата / заверенной копии документа об образовании

Основываясь на ст. 53 Закона РК «Об образовании» и Правилах предоставления архивной информации, прошу выдать мне заверенную копию (дубликат) документа об образовании.
Данные о документе:

 ФИО на момент обучения: [ФИО]
 Дата рождения: [ДД.ММ.ГГГГ]
 Наименование учебного заведения: [Полное название колледжа/ВУЗа/школы]
 Год окончания: [ГГГГ]
 Номер диплома/аттестата (если известен): [Номер]
 Регистрационный номер в реестре (если известен): [Номер]
 Специальность/Класс: [Название]


Причина обращения: [Утеря оригинала / Порча / Смена ФИО / Предъявление за границей (апостиль) / Личные нужды].

Способ получения: [Лично / Почтой на адрес: ... / Через представителя по доверенности № ...].
Прилагаю: копию паспорта, документ об оплате услуг архива (если платные), доверенность (если через представителя).

[Дата] Подпись: _____________

Образец №3: Электронный запрос через eGov.kz (Алгоритм действий)

С 2026 года большинство типовых справок (стаж, зарплата для пенсии) формируются автоматически на портале egov.kz без написания свободного текста;

Авторизуйтесь на egov.kz (через ЭЦП / Mobile ID / СМС).
Раздел: «Социальная защита» → «Пенсионное обеспечение» → «Справки и выписки» или поиск по слову «Архив».
Выберите услугу: «Получение архивной справки о трудовой деятельности и заработной плате» (или аналогичная для образования).
Заполните форму: укажите период, организацию (если есть в реестре), цель.
Подпишите запрос ЭЦП.
Готовую справку с ЭЦП архива получите в личном кабинете или на email в течение 5-10 рабочих дней.

Сроки рассмотрения и стоимость (2026 год)

Показатель	Срок / Стоимость	Основание
Срок рассмотрения запроса	15 рабочих дней со дня регистрации в архиве. Может быть продлен на 15 дней при сложном поиске (с уведомлением заявителя).	Правила предоставления архивной информации (п. 19), Кодекс РК об адм. процедурах.
Срок выдачи готовой справки	В день готовности (лично) или в течение 3 дней (почта).	Правила предоставления архивной информации.
Госпошлина (базовые расчеты ー МРП)	На 2026 год (1 МРП = 3 932 тенге): Поиск и выдача справки (до 10 листов) — 0,5 МРП (~1 966 тг). Каждый последующий лист — 0,05 МРП (~197 тг). Выдача копий документов (ксерокопия/скан) — 0,1 МРП за лист.	Кодекс РК «О налогах и других обязательных платежах» (ст. 613), Постановление Правительства о размерах пошлин.
Льготные категории (бесплатно)	Ветеранов ВОВ, инвалидов I/II группы, пенсионеров по возрасту (для пенсионных целей), участников чистки полигонов, безработных (по справке ЦЗАН), пошлина не взимается за поиск и выдачу справок для назначения пенсий/пособий.	Налоговый кодекс РК (ст. 613, п. 3-4).
Платные услуги архива (доп. услуги)	Ускоренное выполнение (3-5 дней) — по тарифам архива (договор). Перевод на казахский/русский/английский — по тарифам. Апостиль (ставит Минюст, архив готовит пакет).	Типовые правила платных услуг архивов.

Особенности и частые ошибки в 2026 году

Ликвидированные юрлицы после 2018 года → АО «Жасау» (Центр госархивации)

Если предприятие ликвидировалось после 2018 года, его дела обязаны быть переданы в АО «Жасау» (филиалы в каждом регионе). Запрос в областной госархив по такому предприятию вернут с отказом. Проверьте статус на сайте zhassau.kz или через eGov.

Действующие организации

Не пишите в госархив, если завод/университет/больница работает. Обращайтесь к кадровому офицеру / секретарю / архивариусу самой организации. Они обязаны выдать справку в течение 3-5 рабочих дней (ТК РК).

Персональные данные и ГДПР/Закон РК «О персональных данных»

Архив имеет право отказать, если вы запрашиваете данные о стороннем лице без:

Нотариальной доверенности;
Решения суда (если дело в суде);
Документов, подтверждающих родство (для умерших родственников);
Согласия субъекта ПД (если он жив).

Электронный формат и ЭЦП

Справка, полученная через eGov.kz или официальную почту архива с ЭЦП архивариуса, равнозначна бумажной для всех госорганов, банков и нотариусов. Распечатывать её на бланке не обязательно, достаточно файла PDF с проверяемой ЭЦП.

Поиск по ФИО без дат и организации

Запрос «Найдите всё по Иванову Ивану» — будет отклонен или выполнен за высокую плату (почасовая оплата поиска). Обязательно указывайте: примерные даты, название организации, населенный пункт.

Куда отправлять запрос: Контакты ключевых архивов (примеры)

Национальный архив РК (г. Астана): г. Астана, пр. Мәңгілік ел, 22. Сайт: nationalarchives.kz. Email: info@nationalarchives.kz.
АО «Жасау» (Центр госархивации): г. Астана, ул. Абылай хан, 28/1. Сайт: zhassau.kz. Есть филиалы во всех областях.
Областные архивы: Список актуальных адресов и сайтов лучше уточнять на портале archives.gov.kz или сайте акимата области (раздел «Управление архивов и документации»).
Архивы ЗАГСов: Справки о регистрации АГС (рождение, брак, смерть) за последние 100 лет, в территориальных отделах ЗАГС (ЦОН/еГов), старше 100 лет — в госархивах.

Чек-лист перед отправкой запроса

[ ] Определен правильный адресат (Госархив / АО «Жасау» / Действующая орг. / ЗАГС / eGov).
[ ] Заполнен образец запроса (все реквизиты: ФИО, ИИН, паспорт, адрес, телефон, email).
[ ] Четко сформулирована цель и перечень нужных сведений (период, организация).
[ ] Приложены копия паспорта + документы-основания (родство, доверенность, решение суда).
[ ] Оплачена госпошлина (или приложена справка о льготе/пенсионере).
[ ] Выбран способ получения (лично, почта Казахстан Почтасы/Казпочта, электронный).
[ ] Отправлено: заказным письмом с вложением / через eGov.kz / лично с регистрацией входящего номера.

Правильно составленный запрос в архив в 2026 году — это гарантия получения результата в законные 15 рабочих дней. Используйте приведенные выше образцы, заполняя их максимально детально. При возможности предпочитайте электронный канал (eGov.kz или почта архива с ЭЦП), это быстрее, дешевле (нет расходов на почту) и исключает утерю почтового отправления. Если архив отказывает без оснований, действия можно обжаловать в вышестоящую организацию (Министерство культуры и информации РК) или в суд по КАС РК.

Дисклеймер: Данная статья носит информационный характер. Размеры МРП, пошлины и контакты архивов могут меняться. Перед отправкой рекомендуется сверить актуальные реквизиты на официальных сайтах gov.kz, egov.kz, nationalarchives.kz или zhassau.kz.