Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Запросы в органы ЗАГС (запись актов гражданского состояния) могут поступать от физических и юридических лиц, а также от иностранных государств․ Важно знать, как правильно оформить ответ, в какие сроки его следует направить и какие документы могут потребоваться․ В данной статье рассмотрены нормативные основы, пошаговая процедура, типичные сроки и примеры ответов․

Нормативная база

Федеральный закон № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» – регулирует ведение книг актов и выдачу справок․
Административный регламент предоставления государственной услуги «Выдача справок из органов ЗАГС» (утверждён Приказом Минюста РФ) – определяет порядок приёма и обработки запросов․
ФЗ‑59 «О порядке рассмотрения обращений граждан» – устанавливает общие сроки ответа на письменные обращения (30 дней, если иное не предусмотрено законом)․
Международные соглашения и конвенции (например, Гаагская конвенция об апостиле) – регламентируют истребование документов с территории иностранного государства․

Согласно информации из интернет‑источник: Министерство юстиции Российской Федерации (2023‑04‑24)․

Кто может подать запрос?

Граждане РФ – лично или через представителя (доверенность, заверенная в установленном порядке)․
Иностранные граждане и юридические лица – при наличии доверенности, легализованной/апостилированной․
Органы государственной власти, суды, следственные органы – в рамках официальных поручений․
Средства массовой информации – запрос может содержать просьбу дать оценку полученных доказательств․

Порядок рассмотрения запроса

Приём запроса – запрос может быть подан лично, почтой, электронной почтой или через официальный портал госуслуг․ Обязательно указываются:
- ФИО заявителя (или наименование организации);
- Контактные данные (адрес, телефон, e‑mail);
- Номер и дата исходящего письма, на которое даётся ответ;
- Конкретный запрос (какой документ или информация требуется)․
Регистрация запроса – в журнале учета incoming correspondence фиксируется дата регистрации․ Согласно справочнику наблюдателя, ответ по существу должен быть направлен в течение 30 дней со дня регистрации․
Проверка полномочий – если запрос подаётся представителем, проверяется доверенность (нотариально заверенная или апостиль)․
Подготовка ответа – формируется справка, выписка из книги актов или отказ с мотивировкой․ Ответ может быть кратким или полным; идеальный ответ – тот, на который нет никаких вопросов․
Отправка ответа – направляется тем же способом, которым получен запрос (по почте, электронно, лично)․ В случае невозможности выполнения просьбы отказ необходимо обосновать․
Контроль сроков – ответственный исполнитель несёт ответственность за соблюдение установленных сроков; за нарушение могут применяться дисциплинарные меры․

Сроки ответа

Сроки зависят от вида запроса и нормативного акта, которым он регулируется:

Обращения граждан (ФЗ‑59) – 30 дней с момента получения письма (может быть изменено иным законом)․
Запросы СМИ и государственных органов – также не позднее 30 дней после дня получения запроса (см․ источник: КонсультантПлюс, 2026‑2025‑2024)․
Если в запросе не указаны сроки – ответ следует дать в течение семи дней (образец ответа на письмо о предоставлении информации в 2026 году)․
Истребование документов из иностранного государства – ответ может потребовать несколько недель (согласно информации от Укртраст, 2023)․
Экстренные запросы (например, по уголовным делам) – срок может быть сокращён по распоряжению руководителя органа․

Образец ответа на запрос о предоставлении информации

Ниже представлен типовой шаблон, соответствующий требованиям делопроизводства и нормативным актам․ Выделенные части можно заменить на актуальные данные․

Наименование органа ЗАГС
Адрес: ______________________________
Тел․/факс: __________________________
E‑mail: ____________________________

Исходящий номер: № ___ от «__» __________ 20__ г․
Входящий номер: № ___ от «__» __________ 20__ г․ (запрос)

Наименование заявителя: ______________________________________
Адрес (для ответа): ______________________________________
В ответ на ваш запрос от «__» __________ 20__ г․ № ___ сообщаем:
По вашему запросу о предоставлении справки о записи акта рождения (свидетельство о рождении) гражданина ______________________, дата рождения __․__․____ г․, место рождения ______________________:
 – справка выдана и прилагается к настоящему письму (приложение № 1);
 – либо: сведения отсутствуют в книгах актов ЗАГС по указанным реквизитам․

Срок исполнения запроса: ответ направлен в течение ___ дней с даты регистрации запроса (регистрация № ___ от «__» __________ 20__ г․)․

В случае возникновения дополнительных вопросов просим обращаться по телефону __________ или электронной почте __________․

Подпись: ______________________ / Ф․И․О․ / Должность
М․П․ (при наличии)

Примечание: если запрос невозможно выполнить, в тексте ответа указывается причина отказа (например, отсутствие документов, неправильно указанные реквизиты, отсутствие доверенности) с ссылкой на соответствующий нормативный акт․

Особенности запросов от иностранных государств

Согласно информации Министерства юстиции РФ (2023‑04‑24), для истребования личных документов с территории иностранного государства заявитель может обратиться:

По почте в орган ЗАГС по месту жительства;
Через представителя, имеющего доверенность, заверенную в установленном порядке (нотариально или с апостилем)․

В таких случаях срок ответа может увеличиться до нескольких недель, поскольку требуется проверка подлинности иностранных документов и, при необходимости, их легализация․

Запросы в органы ЗАГС: как оформить ответ, сроки и примеры