Заявление начальнику архива – это официальный документ‚ которым физическое или юридическое лицо обращается к руководителю архивного учреждения с просьбой предоставить архивные справки‚ выписки‚ копии документов или иную информацию‚ находящуюся на хранении в архиве. Правильно составленное заявление существенно ускоряет процесс рассмотрения запроса и повышает вероятность получения нужных сведений.

Основные цели подачи заявления

• Получение архивной справки (подтверждающей факт наличия документа‚ его содержание‚ дату и т.д.).
• Запрос архивной выписки (извлечение конкретных фрагментов из дела).
• Получение копий архивных документов (фотокопий‚ сканов‚ заверенных копий).
• Запрос информационного документа по теме (тематический запрос‚ например‚ по истории предприятия‚ родословию‚ научному исследованию).

Нормативная база

Оформление и рассмотрение заявлений регулируются следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 13‑15).
2. Приказ Минкультуры России от  № 1406 «Об утверждении формы заявления о предоставлении архивной справки‚ выписки‚ копий документов».
3. Внутренние регламенты конкретного архива (например‚ РГАКФФД‚ РГВА‚ региональные архивы).

Структура заявления

Заявление должно быть оформлено на фирменном бланке заявителя (если он является юридическим лицом) или на обычном листе формата А4. Ниже представлена типичная структура:

Шапка документа

• Наименование организации (или ФИО физического лица).
• Юридический адрес / место проживания.
• ИНН‚ ОГРН (для организаций).
• Контактные телефоны и электронная почта.

Адресат

Слева указывается:

• Наименование архива (полное‚ например‚ «Российский государственный архив кинофотофонодокументов (РГАКФФД)» ).
• ФИО и должность руководителя (начальника архива).
• Адрес архива.

Наименование документа

По центру строки пишется:

ЗАЯВЛЕНИЕ

о предоставлении архивной справки / выписки / копий документов / информационного документа по теме

Текст заявления

В основной части излагаются:

• Цель запроса (какой именно документ или информация необходима).
• Полное наименование интересующего дела‚ фонда‚ описи‚ номера дела и листа (если известны).
• Сроки‚ за которые требуется информация (например‚ «за период с по »).
• Форма предоставления справки (на бумажном носителе‚ в электронном виде‚ заверенная копия и т.д.).
• При необходимости – ссылка на нормативный акт‚ который обязывает архив предоставить запрашиваемые сведения (например‚ ст. 13 ФЗ‑125).

Перечень прилагаемых документов

Если к заявлению прилагаются копии паспорта‚ доверенности‚ устава организации и т.п.‚ они перечисляются:

• Копия паспорта заявителя.
• Доверенность на представление интересов (если заявление подаёт представитель).
• Устав организации (для юридических лиц).

Дата и подпись

В конце документа ставится:

• Дата составления (например‚ «07 ноября 2026 г.»).
• Подпись заявителя (или его представителя).
• Расшифровка подписи (ФИО).

Образец заполнения заявления

Ниже представлен типовой шаблон‚ который можно адаптировать под конкретные нужды. Все выделенные части следует заменить на актуальные данные.

Иванов Иван Иванович
ИНН: 770101234567 ОГРН: 1027700123456
Адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 10‚ кв. 5
Тел.: +7 (495) -23-45-67 E-mail: ivanov@example.com

Начальнику Российского государственного архива кинофотофонодокументов (РГАКФФД)
ФИО: Петров Петр Петрович
Адрес архива: 125009‚ г. Москва‚ ул. Вавилова‚ д. 4

ЗАЯВЛЕНИЕ
о предоставлении архивной справки и копий документов по теме «История завода «Красный пролетарий» за 1941‑1945 гг.»

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ residing at the address indicated above‚ hereby request:

Issuance of an archival certificate confirming the existence of files related to the plant “Krasnyy Proletariy” (fond № 123‚ opis 5‚ delo № 78) for the period – .
Provision of certified copies of the following documents:
 ─ Приказ № 45 от о переходе на военное производство;
 ⏤ Ведомость выпуска продукции за 1943 год (листы 1‑20);
 ─ Фотографии цеха № 3 (не более 5 шт.).

The requested information is required for the preparation of a scientific monograph on the contribution of Moscow enterprises to the Victory in the Great Patriotic War.

Attached:
- Copy of my passport (pages 2‑3);
- Letter of recommendation from the Institute of History of the Russian Academy of Sciences (if required).

Signature: __________________ / Ivanov I.I.

При оформлении заявления в электронном виде допустимо использовать таблицы или списки для лучшей структурированности‚ однако основные элементы (шапка‚ адресат‚ ‚ текст‚ подпись) должны оставаться неизменными.

Советы по успешному оформлению заявления

• Точность реквизитов. Указывайте полные названия фондов‚opis‚ номеров дел и листов – это существенно сокращает время поиска в архиве.
• Чёткость формулировки цели. Чем конкретнее описание нужной информации‚ тем легче архиву определить‚ какие документы подлежат выдаче.
• Соблюдение формы. Заявление должно быть печатным или четко написанным от руки‚ без исправлений и помарок. При наличии исправлений лучше оформить новый лист.
• Приложения. Если вы действуете от имени организации‚ приложите копию устава и приказ о назначении ответственного за работу с архивом (см. образец приказа о назначении ответственного за архив).
• Сроки рассмотрения. Согласно ФЗ‑125‚ архив обязан ответить на запрос в течение 30 дней с даты регистрации заявления. При необходимости ускорить процесс можно указать в заявлении просьбу о срочном рассмотрении (например‚ в связи с судебным разбирательством).
• Контроль исполнения. После отправки заявления сохраняйте копию и номер incoming/исходящего документа архива – это упростит последующие запросы и возможные апелляции.

Частые ошибки при составлении заявления

• Не указана конкретная тема или период – архив получает слишком широкий запрос и может вернуть его на доработку.
• Отсутствие ссылки на нормативный акт‚ который даёт право на получение информации (особенно важно при запросе конфиденциальных или персональных данных).
• Неправильное указание ФИО и должности руководителя архива – приводит к задержке в регистрации документа.
• Приложение некачественных копий паспорта или доверенности (размытые‚ нечитаемые).
• Отсутствие даты и подписи – такое заявление считается не оформленным и не принимается к рассмотрению.

Правильно составленное заявление начальнику архива – ключ к быстрому и успешному получению необходимых архивных материалов. Следуя представленной структуре‚ учитывая нормативные требования и избегая типичных ошибок‚ вы значительно повышаете шансы на положительный ответ архива. Не забывайте‚ что каждый архив может иметь свои внутренние формы и регламенты‚ поэтому перед подачей заявления рекомендуется уточнить актуальные требования на официальном сайте конкретного архива или непосредственно у его сотрудников.

Удачной работы с архивными фондами!