Устройство на работу в архивное учреждение — будь то государственный архив, архив коммерческой организации или архивный отдел ведомства, требует соблюдения строгой документарной процедуры. Первым и обязательным документом, инициирующим трудовые отношения, являеться заявление о приеме на работу. В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить это документ, какие требования к нему предъявляет Трудовой кодекс РФ и архивное законодательство, а также предоставим актуальные образцы для различных ситуаций.
Нормативная база: на что опиратся при написании
Хотя Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) не устанавливает единой обязательной формы заявления (ст. 64 ТК РФ говорит только о предоставлении паспорта, трудовой книжки, СНИЛС и др.), архивные учреждения, особенно государственные, часто руководствуются внутренними локальными нормативными актами (ЛНА) и административными регламентами.
- Ст. 64 ТК РФ — перечень документов, необходимых для заключения трудового договора.
- ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — определяет специфику работы с документами, к которой прикладывается особое значение при найме.
- Постановление Госархива РФ (Росархива) — методические рекомендации по кадрам архивных учреждений.
- Внутренние ЛНА организации, Положение о приеме и перемещении персонала, Инструкция по делопроизводству.
Важно: В государственных архивах часто требуют написать заявление от руки (для графологической экспертизы или соблюдения традиций делопроизводства), в коммерческих — достаточно распечатанного варианта с живой подписью.
Структура и обязательные реквизиты заявления
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартов. Документация. Общие требования к составу реквизитов», деловое заявление должно содержать:
- Шапка документа (адресат): Кому адресовано (ФИО руководителя архива, название организации).
- Сведения об авторе (заявителе): ФИО полностью, адрес регистрации/проживания, контактный телефон, e-mail.
- Наименование документа: «ЗАЯВЛЕНИЕ» (по центру строки).
- Текст заявления: Просьба о приеме на работу, указание конкретной должности, структурного подразделения, желаемой даты вступления в должность.
- Ссылка на вакансию (опционально): Номер вакансии на сайте или в газете, рекомендация (если есть).
- Дата составления: Число, месяц словами, год (например, «15 января 2024 г.»).
- Подпись: Расшифровка подписи (ФИО).
Образец заявления (универсальный классический вариант)
Ниже приведен стандартный образец, подходящий для подачи в любой архив (государственный, муниципальный, корпоративный).
Директору Федерального архивного агентства
(или: Директору ГАРФ / Госархива г. Москвы / ООО «Архив-Сервис»)
Иванову Ивану Ивановичу
от Иванова Петра Сергеевича
проживающего по адресу: г. Москва, ул. Примерная, д. 10, кв. 5
тел.: +7 (9XX) XXX-XX-XX
e-mail: ivanov.ps@email.ru
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу принять меня на работу в Федеральное государственное учреждение «Государственный архив Российской Федерации» (название организации) на должность архивариуса 1-й категории (название должности по штатному расписанию) в Отдел научного описи и учета (название структурного подразделения) со 01 февраля 2024 г. (желаемая дата) на условиях трудового договора на неопределенный срок (или: срочного трудового договора на срок до __) с полной рабочей неделей (или: неполным рабочим днем/неполной рабочей неделей).
О своей квалификации и трудовом стаже сообщаю в представленном резюме и трудовой книжке. К заявлению прилагаю копии документов об образовании, квалификации, удостоверяющих личность, СНИЛС, трудовую книжку (или СТД-Р).
С правами и обязанностями, предусмотренными трудовой функцией данной должности, а также с локальными нормативными актами организации, ознакомлен(а) и согласен(на).
15 января 2024 г.
Подпись _____________ /Иванов П.С./
Специфические варианты заявлений для архивной сферы
Заявление на стажировку / практику (для студентов архивистики)
Если вы студент профильного вуза (РГГУ, МГУ, СПбГУ и др.) и идете на производственную практику, заявление пишется от имени руководителя вуза или студента к директору архива.
Директору ГБУК «Государственный архив г. Москвы»
Петрову Петру Петровичу
от студента 4 курса РГГУ
факультета архивоведения
Сидорова Алексея Дмитриевича
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу допустить меня к прохождению производственной практики (стажировки) в срок с 03 июня 2024 г. по 28 июня 2024 г. в Отделе приема и учета документов для выполнения индивидуального задания по практике (тема: «Особенности формирования фондов современного периода»).
Обязуюсь соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, инструкции по охране труда и режим конфиденциальности архивных документов.
20 мая 2024 г.
Подпись _____________ /Сидоров А.Д./
Заявление на совместительство (внутреннее/внешнее)
Архивариусы часто работают на полуставке или совмещают должности (например, архивариус + референт).
- Внутреннее совместительство: Пишется на имя того же директора. В тексте: «Прошу установить мне внутреннее совместительство на должность архивариуса 2-й категории (0,5 ставки) в Отделе хранения…».
- Внешнее совместительство: Требуется справка с основного места работы о отработанных часах (для контроля нормы труда). В тексте указывается: «На основном месте работы работаю на должности… (название орг.), график работы… Прошу принять на внешнее совместительство…».
Заявление на перевод в архив из другого подразделения организации
Если вы уже работаете в ведомстве/компании и хотите перейти в архивный отдел:
Генеральному директору ООО «Холдинг»
Смирнову С.С.
от менеджера отдела закупок
Козлова А.В.
ЗАЯВЛЕНИЕ
В связи с получением квалификации «Архивист» (диплом № 123456 от ) и наличием вакансии, прошу перевести меня со 01 марта 2024 г. на должность архивариуса в Архивный отдел (Отдел делопроизводства и архива) на условиях трудового договора с изменением трудовой функции.
15 февраля 2024 г.
Подпись _____________ /Козлов А.В./
Пакет документов, прилагаемых к заявлению (Чек-лист)
Само по себе заявление не достаточно. Кадровик архива потребует пакет по ст. 64 ТК РФ и ст. 14 ФЗ-125 (для гос. архивов):
| Документ | Примечание |
|---|---|
| Паспорт РФ (оригинал + копия 1-й стр. и прописки) | Основной документ, удостоверяющий личность |
| Трудовая книжка (или СТД-Р — электронная) | Если первый раз работаете — не требуется |
| СНИЛС (зеленая карта или уведомление) | Обязательно для страховых взносов |
| Документы об образовании (диплом, аттестат, сертификаты переобучения) | Критично для архивов: наличие профильного образования или курсов «Архивист/Делоопроизводитель» |
| Военный билет / Учетное свидетельство (для мужчин) | Призывник/военнообязанный |
| Справка о несудимости (сводка судимостей) | Обязательна для гос. архивов (доступ к гостайне/перс. данным). Срок действия обычно 1-3 мес. |
| Медицинская справка (форма 086-у или по приказу 29н) | Профосмотр при приеме (вредные факторы: пыль, микроклимат, подъем тяжестей) |
| Резюме / Автобиография | Часто требуется в гос. секторе для личного дела |
| Фото 3×4 (2 шт.) | Для личного дела, пропуска, личной карточки Т-2 |
Особенности приема в ГОСУДАРСТВЕННЫЕ архивы (Росархив, ГАРФ, РГАЭ, областные архивы)
Работа в госархиве подразумевает статус бюджетника/работника бюджетного учреждения. Это накладывает отпечатоквает специфические требования:
- Конкурс (ст. 36 ФЗ № 79-ФЗ «О госслужбе» или ст. 64 ТК РФ для работников): На большинство должностей (архивариус, старший архивариус, научный сотрудник) проводится открытый конкурс. Заявление пишется после победы в конкурсе (или на этапе подачи документов в конкурсную комиссию).
- Проверка надежности (СБ): Для доступа к гостайне (даже к «секретно» или «для служебного пользования») проводится проверка Службой безопасности ФСО/ФСБ. Заявление на проверку заполняется отдельно (анкета).
- Квалификационные категории: В тексте заявления обязательно указывайте категорию (1-я, 2-я, высшая), если она присвоена, или просьбу о присвоении категории по итогам испытательного срока/аттестации.
- Испытательный срок: Стандартно 3 месяца (для руководителей — до 6 мес.). В заявлении можно указать: «Согласен на установление испытательного срока в соответствии со ст. 70 ТК РФ».
Типичные ошибки, которых стоит избегать
- Неточное название должности. Пишите строго по штатному расписанию (не «архивист», а «архивариус 1-й категории»; не «кладовщик», а «хранитель фондов»/«техник архива»).
- Отсутствие даты вступления в должность. HR не может оформить приказ без даты. Пишите конкретную дату или «со дня подписания приказа».
- Исправления и помарки. В гос. архивах заявление часто требуют переписать чисто при любой ошибке. Лучше написать черновиком, проверить, затем переписать чисто ручкой синего цвета.
- Неуказание вида договора. Укажите: «на неопределенный срок» (стандарт) или «срочный на срок до [дата]» (для проектов, грантов, замещения).
- Игнорирование режима конфиденциальности. В тексте заявления или в отдельном согласии укажите готовность подписать обязательство о неразглашении гостайны/персональных данных/коммерческой тайны.
Электронная подача заявления (Госуслуги, порталы ведомств)
С 2023-2024 гг; многие госархивы переходят на прием документов через:
- Портал «Госуслуги» (Работа в госорганах), для вакансий госслужащих.
- Сайты ведомств (Росархив, Минкультуры, региональные порталы «Работа в [Регион]»).
- Электронную почту кадровика (скан заявления с подписью + сканы документов).
Алгоритм для электронной подачи:
- Скачайте бланк заявления с сайта архива (или используйте наш образец).
- Заполните на компьютере, распечатайте.
- Поставьте живую подпись синей ручкой.
- Отсканируйте в PDF (качество 300 dpi, черно-белое).
- Назовите файл понятно: Zayavlenie_Ivanov_PS_Arhivarius_2024.pdf.
- Отправьте на официальный e-mail кадровика с темой: «Заявление на должность Архивариус — Иванов П.С.».
💡 Совет от практиков архивного дела
В сопроводительном письме (cover letter) или в теле письма к скану заявления обязательно укажите: «Готов(а) предоставить оригиналы документов для сверки в любой удобный для кадровика срок. Имею опыт работы с программой «Электронный архив» / 1С:Архив / ScanPaper / внедрением систем ЭДО». Это резко повышает шансы, так как современные архивы остребоют IT-компетенции.
Что происходит после подачи заявления?
- Регистрация входящего: Заявление регистрируется в журнале учета входящей корреспонденции или в СЭД (системе электронного делопроизводства).
- Рассмотрение руководителем: Директор ставит резолюцию: «Принять к работе с . Кадровой отдел оформить. Иванов И.И.».
- Приказ о приеме (форма Т-1 / Т-1а): Оформляется в течение 3 рабочих дней со дня начала работы.
- Трудовой договор: Подписывается в 2-х экземплярах (один у вас) не позднее 3 дней после начала работы (ч. 2 ст. 67 ТК РФ).
- Внесение в СТД-Р: Кадровик направляет сведения в Пенсионный фонд (СФР).
- Ознакомление под роспись: С должностной инструкцией, ЛНА, инструкциями по Охране труда, режимом доступа к архивным фондам.
Заявление на работу в архиве — это не просто формальность, а первый документ вашего личного дела в организации, который будет хранится 75 лет (срок хранения личных дел — ст. 22 ФЗ-125, типовые номенклатуры). Подойдите к его составлению ответственно: используйте деловой стиль, точные наименования по штатному расписанию, проверьте орфографию (особенно фамилии руководителей и названия фондов/отделов).
Используйте приведенные выше образцы как базу, адаптируйте их под конкретную вакансию и требования конкретного архива. Успешного трудоустройства в архивную профессию!
Приложение: Краткий чек-лист перед отправкой (для распечатки)
- [ ] Адресат верный (ФИО директора, полное название архива)?
- [ ] Мои ФИО, адрес, телефон, email указаны полностью?
- [ ] Название должности точно соответствует штатному расписанию?
- [ ] Указано структурное подразделение (Отдел, Сектор, Группа)?
- [ ] Указана желаемая дата приема?
- [ ] Указан вид трудового договора (срочный/бессрочный)?
- [ ] Дата составления заявления (число, месяц словами, год)?
- [ ] Личная подпись и расшифровка?
- [ ] Приложены копии ВСЕХ документов из чек-листа (п.5)?
- [ ] Нет исправлений, помарок, посторонних пометок?