Заявление о принятии архива – это официальное письменное обращение гражданина, юридического лица или их представителя в архивный отдел с просьбой оформить и передать в архив определённый набор документов (дело, материал, набор актов). Такое заявление используется, когда необходимо:

• оформить документальное подтверждение фактов (трудовой стаж, пенсионные права, участие в судебных процессах и т.п.);
• получить доступ к архивным материалам, находящимся в государственных или частных архивах;
• запросить выдачу копий, выписок или справок из архива.

Ниже представлена подробная статья, которая поможет правильно подготовить заявление, избежать типичных ошибок и ускорить процесс получения архивных материалов.

Правовая основа

Регулирование вопросов обращения в архивы осуществляется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон «Об архивных фондах и архивных документах в Российской Федерации» от № 125-ФЗ.
2. Приказ Минкультуры России № 115 от «Об утверждении Положения о порядке доступа к архивным документам».
3. Региональные нормативные акты (например, Положение о работе архивов Санкт‑Петербурга, Регламент работы Государственного архива Новосибирской области).

Согласно этим документам, любой гражданин имеет право запросить архивные сведения, если они не подпадают под ограничения (секретность, персональные данные и т.д.). Для получения материалов необходимо подать письменный запрос – заявление о принятии архива.

Когда необходимо подавать заявление о принятии архива?

• Трудовой стаж и пенсионные права. Для получения архивной справки о стаже, заработной плате, льготах.
• Судебные дела. При необходимости получить копии материалов из архива мирового судьи.
• Военно‑исторические документы. Запросы в Российский государственный военный архив (РГВА) о службе в армии, участии в боевых действиях.
• Личные документы. Оформление актовой записи о смерти, выдача копий свидетельств о рождении, браке, разводе.
• Исследовательские проекты. Запрос тематических выписок и справок для научных работ.

Кто имеет право подавать заявление?

Заявление может подать:

• Сам заявитель (физическое лицо) – при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа.
• Законный представитель (родитель, опекун, доверенное лицо) – при наличии нотариально заверенной доверенности.
• Юридическое лицо – через уполномоченного сотрудника, подтверждающего свои полномочия внутренним приказом.

Структура заявления о принятии архива

Заявление должно быть оформлено в соответствии с образцом, приведённым ниже. Обязательные реквизиты:

Образец заявления (формат DOCX)

Для удобства скачайте готовый шаблон заявления о принятии архива (DOCX, 35 КБ). Ниже – пример заполненного заявления.

Пример заполненного заявления

Государственный архив Санкт‑Петербурга
Адрес: ул. Кронверкская, д. 49, Санкт‑Петербург, 191014

Санкт‑Петербург 
Начальнику архивного отдела
Государственного архива Санкт‑Петербурга

Тема: Заявление о принятии архива (выдача архивной справки о трудовом стаже)
Я, Иванов Иван Иванович, паспорт: 45 01 123456, выдан г. УФМС России по г. Санкт‑Петербургу, прошу выдать мне архивную справку о трудовом стаже, льготном стаже и заработной плате за период с г. по г..

Основание: Федеральный закон № 125‑ФЗ от «Об архивных фондах и архивных документах в Российской Федерации», а также Положение о порядке доступа к архивным документам (приказ Минкультуры России № 115 от ).

Перечень прилагаемых документов:
Копия паспорта.
Справка с места работы (если имеется).
Доверенность (в случае подачи через представителя).

Контактные данные:
Тел.: +7 (921) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov@example.com

Подпись: ______________________
Иванов И. И.

Пошаговый порядок подачи заявления

1. Подготовьте пакет документов. Скопия паспорта, доверенность (если подаёте через представителя), справки, подтверждающие необходимость запроса.
2. Заполните заявление. Используйте готовый шаблон, проверьте правильность дат, Ф.И.О., реквизитов.
3. Подайте заявление в архив. Возможные способы:
   • Лично в архивный отдел (приём заявлений в регистратуре).
   • По почте (с указанием обратного адреса).
   • Через портал Госуслуг (если архив подключён к системе).
4. Получите расписку. При личном обращении архив выдаёт расписку о получении заявления и копий документов.
5. Ожидайте рассмотрения. Сроки зависят от объёма запроса: от 5 до 30 рабочих дней.
6. Получите результат. Архив выдаёт справку, выписку, копию или отказ (с указанием причин).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за выдачу архивных справок?

В большинстве регионов выдача справок и выписок из государственных архивов бесплатна для граждан. За копии, особенно если требуется их печатное оформление, может взиматься плата (обычно от 50 до 300 рублей за лист);

Как ускорить процесс получения архива?

Укажите в заявлении точные реквизиты дел (номер, год, название подразделения). Прикрепите все необходимые подтверждающие документы. При возможности подайте заявление через электронный портал – это сокращает время обработки.

Что делать, если архив отказал в выдаче?

Отказ должен быть оформлен в письменной форме с указанием причин (секретность, отсутствие документа, отсутствие прав доступа). Вы можете обжаловать решение в суд или подать повторный запрос, устранив указанные недостатки.

Можно ли получить архивные материалы в электронном виде?

Да. Многие архивы (например, Российский государственный архив кинофотодокументов) предоставляют сканы документов в формате PDF. Укажите в заявлении желаемый формат получения.

Полезные ссылки и ресурсы

• Портал Госуслуг – подача электронных заявлений в архивы.
• Портал «Архивы России» – база нормативных актов и образцов заявлений.
• Форма № 9 «Заявление о выдаче архивной справки» (PDF, 214 КБ).
• Справка о получении копий из архива мирового судьи.

Заявление о принятии архива – важный документ, позволяющий гражданам и организациям получить доступ к официальным архивным материалам. Правильное оформление заявления, соблюдение требований к прилагаемым документам и знание порядка подачи позволяют ускорить процесс получения справок, выписок и копий.

Помните, что каждый запрос должен быть обоснован нормативным актом, а все персональные данные следует защищать в соответствии с законодательством о персональных данных.

Если у вас возникли вопросы по заполнению заявления или вы хотите получить консультацию, обратитесь в регистратуру соответствующего архива или воспользуйтесь онлайн‑поддержкой на портале Госуслуг.