В судебной практике и в работе государственных архивов часто возникает необходимость вернуть дело (дело‑фонд) в архив после его использования. Для этого оформляется заявление о возврате дела из архива. В статье рассмотрены правовые основы, порядок подготовки и подачи заявления, а также детали процедуры возврата.

Правовая база

Оформление и возврат дел из архивов регулируются рядом нормативных актов:

• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 36 (п. 12.4) – порядок выдачи и возврата подлинных документов из судебных дел.
• Арбитражный процессуальный кодекс РФ (АПК) от № 95‑ФЗ (ред. от ) – статья 10: возврат оригиналов после вступления в законную силу судебного акта.
• Инструкция по делопроизводству в судах (внутренние нормативные акты судов).
• Положения о работе архивов Санкт‑Петербурга (п. 5.12.1, 5.13) – сроки возврата после экспонирования и порядок полистного просмотра.
• Федеральный закон «Об архивных документах» и локальные инструкции архивных учреждений.

Все эти документы определяют, кто может запросить возврат, какие документы нужны и в какие сроки должно происходить возвращение.

Кому направляется заявление

Заявление подаётся в тот орган, где находится архивное дело:

1. В архивный отдел суда (если дело хранится в судебном архиве).
2. В государственный архив (например, Архивный фонд Санкт‑Петербурга) – в отдел выдачи документов.
3. В исполнительный орган государственной власти, ответственный за сохранность документов, если речь идёт о государственных архивах.

В случае, когда дело находится в архиве после судебного разбирательства, заявление может подавать уполномоченный работник отдела делопроизводства или заявитель‑участник процесса (истец, ответчик, их представители).

Содержание заявления

Заявление должно быть письменным и содержать следующие обязательные реквизиты:

• Шапка: название органа, в который направляется заявление.
• Дата и номер заявления (если присваивается).
• Полные данные заявителя:
  • ФИО (для физических лиц) или наименование организации.
  • Адрес места жительства/регистрации.
  • Контактный телефон, e‑mail.
  • Должность и подпись (для представителей организаций).
• Наименование и реквизиты архивного дела:
  • Номер дела, номер описи, номер фонда.
  • Краткое описание содержания (например, «дело по гражданскому иску № 123/2024»).
• Основание для возврата:
  • Ссылка на нормативный акт (например, п. 12.4 Приказа Судебного департамента, статья 10 АПК).
  • Сведения о завершении рассмотрения дела (дата вступления в законную силу судебного акта).
• Требуемый способ возврата (лично, курьерской доставкой, почтой с объявлением).
• Подпись заявителя и печать (если заявитель – юридическое лицо).

Пример текста заявления

В Архивный отдел Московского городского суда
От: Иванова Ивана Ивановича, 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д. 10, тел. 8‑999‑123‑45‑67, e‑mail: i.ivanov@example.com
Заявление о возврате дела из архива

Прошу вернуть оригиналы документов из судебного дела № 2024‑567/2024, находящегося в архиве суда (фонд 5, опись 12, дело № 34), в связи с тем, что судебный акт по данному делу вступил в законную силу г. (судебный приказ № 2026‑001 от ).

Основание: п. 12.4 Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 36; статья 10 АПК РФ (ред. от ).

Прошу вернуть документы в моё личное пользование в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента получения настоящего заявления.

С уважением,
_____________________/Иванов И.И.

Порядок подачи заявления

Заявление может быть подано:

• Лично в приемный отдел архива (с получением расписного листа‑заверителя).
• По почте (заказным письмом с уведомлением о вручении).
• Электронным способом через портал государственных услуг (если такой сервис предусмотрен).

После подачи заявление регистрируется, ему присваивается регистрационный номер, и заявителю выдается расписка о получении.

Процедура рассмотрения и возврата

1. Регистрация заявления. Сотрудник архива фиксирует дату, номер и проверяет наличие всех реквизитов.
2. Полистный просмотр. По пункту 5.13 нормативного акта архивный специалист проводит полистный просмотр дел, фиксирует их состояние в листе‑заверителе.
3. Оформление карты‑заместителя. При выдаче дел из хранилища подготавливается карта‑заместитель, где указываются:
   • Номер дела, номер описи, номер фонда;
   • Дата выдачи и имя получателя;
   • Дата возврата и подпись сотрудника.
4. Проверка состояния. При возврате дело проверяется в присутствии лица, возвращающего документы (пункт 4.5.10 КонсультантПлюс).
5. Подписание листа‑заверителя. Сотрудник ставит отметку о возврате и подписывает лист‑заверитель.
6. Передача документов заявителю. Документы могут быть переданы лично, курьером или отправлены почтой (с обязательным уведомлением о вручении).

Сроки возврата

• Для дел, переданных на экспонирование через Росархив, срок возврата не превышает недельный после завершения выставки (п. 5.12.1).
• В судебных делах оригиналы возвращаются после вступления в законную силу судебного акта и по заявлению в течение 10‑15 рабочих дней (согласно Приказу Судебного департамента).
• Если документы находятся в государственном архиве, срок возврата определяется локальными нормативными актами, но обычно не превышает 30 календарных дней с момента получения полного пакета документов.

Возврат оригиналов и копий

Согласно АПК РФ (ст. 10) и Приказу Судебного департамента, подлинные документы могут быть возвращены только их владельцам (лицам, представившим их в деле) после завершения процесса и при условии, что они не подлежат передаче другому лицу.

Копии, заверенные в установленном порядке, выдаются по мотивированному заявлению с разрешения судьи или председателя суда. При этом оригиналы остаются в архиве.

Типовые образцы заявлений

Заявление от юридического лица

В Архивный отдел Арбитражного суда города Москвы
От: ООО «ТехИнвест», ИНН 7701234567, ОГРН 1127700123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 5, тел. 8‑495‑123‑45‑67, e‑mail: info@techinvest.ru
Заявление о возврате оригиналов документов из архива

В соответствии с п. 12.4 Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 36 и ст. 10 АПК РФ прошу вернуть оригиналы документов из арбитражного дела № 2025‑321/2025 (фонд 7, опись 3, дело № 12), находящегося в архиве суда.

Основание: судебный акт (постановление арбитражного суда от № 2026‑001) вступил в законную силу .

Прошу оформить возврат в течение 10 рабочих дней.

С уважением,
_____________________/Петров П.П., директор

Заявление от физического лица

В Архивный отдел Судебного департамента
От: Петрова Марии Сергеевны, 456789, г. Санкт‑Петербург, ул. Невский пр., д. 20, тел. 8‑812‑555‑66‑77, e‑mail: m.petrovna@mail.ru
Заявление о возврате дела из архива
Прошу вернуть оригиналы документов из гражданского дела № 2023‑789/2023, находящегося в архиве (фонд 2, опись 5, дело № 8), в связи с тем, что судебный акт (решение суда от № 2026‑045) вступил в законную силу.

Основание: п. 12.4 Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 36.

Прошу вернуть документы в течение 5 рабочих дней.

С уважением,
_____________________/Петрова М.С.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить копию дела, если оригиналы находятся в архиве?

Да. Копии выдаются по мотивированному заявлению с разрешения судьи или председателя суда. Оригиналы остаются в архиве.

Какие документы подтверждают право на возврат оригиналов?

Судебный акт, вступивший в законную силу (постановление, решение, приказ), а также копия заявления, подписанная заявителем.

Что делать, если при возврате обнаружены повреждения документов?

Сотрудник архива фиксирует повреждения в листе‑заверителе. В случае существенного ущерба может потребоваться компенсация или восстановление документов.

Можно ли вернуть дело в архив после его использования в исследовательских целях?

Да. Возврат производится в соответствии с теми же правилами, что и после судебного разбирательства, но сроки могут быть установлены локальными нормативными актами архива.

Заявление о возврате дела из архива – важный документ, который позволяет законным владельцам или их представителям вернуть оригиналы после завершения их использования. Соблюдение требований к оформлению, знание правовой базы и точное следование процедурам ускоряют процесс и минимизируют риск отказа.

Помните: без полного и корректного заявления архив не имеет оснований вернуть дело, а несоблюдение сроков может привести к удержанию документов в архиве.

Дата публикации: