Цель статьи: предоставить полное руководство по составлению заявления в архив о выдаче документа, показать, какие сведения необходимо указать, где и как подавать заявление, а также где можно скачать готовый шаблон.
Что такое заявление в архив о выдаче документа?
Заявление в архив – это официальное письменное обращение гражданина (или организации) к архивному учреждению с просьбой выдать копию или оригинал хранящегося в архиве документа. Такие заявления подаются в государственных, муниципальных, частных архивах, а также в архивах предприятий и учреждений.
Правовая основа
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ) регулирует порядок доступа к архивным документам.
- Гражданский кодекс РФ (раздел о праве доступа к информации).
- Приказ Минкультуры России от № 123 «Об утверждении Положения о порядке предоставления архивных документов».
Когда необходимо подавать заявление?
Заявление подается в следующих случаях:
- Необходимо получить копию (или оригинал) документа, находящегося в архиве, для личных целей (например, подтверждение факта рождения, брака, военной службы).
- Для юридических целей – в суд, при оформлении наследства, при получении государственных льгот.
- Для научных и исследовательских работ.
Куда подавать заявление?
Заявление направляется в:
- Государственный архив РФ (ГАРФ);
- Региональные (областные, краевые) архивы;
- Муниципальные архивы;
- Архивы предприятий и учреждений (при наличии доступа).
Контактные данные архивов обычно размещаются на их официальных сайтах. На странице «Все актуальные образцы и бланки заявлений на текущий год» (дата обращения 22 июн. 2026 г.) можно найти ссылки на скачивание шаблонов.
Структура заявления
Заявление должно быть оформлено в соответствии с общепринятыми требованиями к деловым документам. Ниже – подробный разбор каждого пункта.
Шапка документа
Кому: (полное наименование архива, отдел, ФИО руководителя) От кого: (ФИО полностью, дата рождения, паспортные данные, адрес, телефон, e‑mail)
Тема заявления
Кратко указывается цель обращения, например:
Заявление о выдаче копии (оригинала) документа из архива
Текст заявления
Текст делится на несколько абзацев:
- Вводный абзац. Указываем, что обращаемся в архив с просьбой выдать документ.
- Описание запрашиваемого документа. Наименование, номер, дата, место хранения (если известны).
- Цель получения. Объясняем, зачем нужен документ (например, для подачи в суд, получения льготы).
- Указание формы выдачи. Копия, заверенная копия, оригинал, электронный вариант.
- Приложения. Перечисляем прилагаемые документы (копия паспорта, доверенность, квитанция об оплате госпошлины и т.д.).
- Заключительный абзац. Просим рассмотреть заявление в установленный срок и указать контактные данные для обратной связи.
Подпись и печать
В конце заявления ставится подпись заявителя (расшифровка подписи) и, при необходимости, печать организации.
Пример готового заявления
Ниже – полностью готовый образец, который можно скопировать в любой текстовый редактор и адаптировать под свои нужды.
Образец заявления в архив о выдаче документа
<h1>Заявление о выдаче копии документа из архива</h1> <p><b>Кому:</b> Государственный архив Российской Федерации, отдел выдачи документов, Руководителю отдела – Иванову И.И.</p> <p><b>От кого:</b> Петрова Анна Сергеевна, , паспорт 4509 123456, выдан ОУФМС России по г. Москве , проживает: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 45, тел.: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: anna.petrov@example.com</p> <p><b>Дата:</b> </p> <h2>Тема: Заявление о выдаче копии документа</h2> <p>Прошу выдать мне копию документа, находящегося в фондах Государственного архива Российской Федерации, в следующем виде:</p> <ul> <li><b>Наименование документа:</b> Приказ Министерства обороны СССР № 123 от г.</li> <li><b>Номер и дата документа:</b> № 123, </li> <li><b>Хранилище:</b> Фонд № 5, дело № 78‑12</li> </ul> <p>Документ необходим для предоставления в суд по делу № 2026‑К‑00123 в качестве доказательства участия моего отца, Петрова Сергея Ивановича, в Великой Отечественной войне.</p> <p>Прошу выдать документ в виде заверенной копии (не менее 3‑х экземпляров) в срок, установленный законодательством (не более 30 календарных дней с даты получения заявления).</p> <p>К заявлению прилагаю:</p> <ol> <li>Копию паспорта заявителя;</li> <li>Справку из суда о необходимости предоставления документа;</li> <li>Квитанцию об оплате государственной пошлины (10 000 ₽).</li> </ol> <p>Прошу сообщить о готовности документа по телефону +7 (495) -23‑45‑67 или на электронную почту anna.petrov@example.com.</p> <p>С уважением,</p> <p>_____________________/Петрова А.С.</p>
Как скачать готовый шаблон?
Для удобства можно воспользоваться готовыми шаблонами, размещенными на специализированных ресурсах. На сайте Docspapers.ru в рубрике «Все актуальные образцы и бланки заявлений на текущий год» (дата обновления 22 июн. 2026 г.) доступны:
- Пустой бланк в формате Word (DOCX);
- Заполненный пример заявления (PDF);
- Шаблоны для разных типов архивов (государственный, муниципальный, корпоративный).
Чтобы скачать шаблон, достаточно открыть нужный раздел и нажать кнопку «Скачать». Файл автоматически сохранится в выбранной директории.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Сколько времени занимает выдача документа?
- Согласно ФЗ № 125‑ФЗ, архив обязан рассмотреть заявление в течение 30 календарных дней. При необходимости более длительного срока архив обязан уведомить заявителя.
- Нужно ли платить государственную пошлину?
- Да, за выдачу копий архивных документов обычно взимается государственная пошлина. Размер зависит от количества копий и их формы (печатная, электронная).
- Можно ли получить документ в электронном виде?
- Во многих архивах предусмотрена возможность получения скан-копий в формате PDF. В заявлении следует указать желаемый формат и предоставить электронный адрес.
- Что делать, если архив отказал в выдаче?
- Отказ должен быть оформлен письменно с указанием причин. При несогласии заявитель может обжаловать решение в суд или в уполномоченный орган (Росархив).
Полезные рекомендации
- Тщательно проверяйте правильность указания реквизитов документа (номер, дату, фонд).
- Прикладывайте все необходимые подтверждающие документы – без них запрос может быть отклонён.
- Сохраняйте копию отправленного заявления и подтверждение его получения (квитанцию, электронный чек).
- Если вы подаете заявление от имени организации, приложите доверенность и уставные документы.
- Следите за сроками действия государственной пошлины – в случае её просрочки запрос может быть отклонён.
Составление заявления в архив о выдаче документа – достаточно простая процедура, если знать, какие сведения необходимо указать и какие документы приложить. Используйте готовый образец, адаптируйте его под свои нужды, соблюдайте формальные требования и сроки, указанные в законодательстве. При правильном оформлении ваш запрос будет рассмотрен быстро, а нужный документ окажется в ваших руках.
Помните: актуальные образцы заявлений и бланки доступны на официальных ресурсах архивов и на сайтах типа Docspapers.ru. Сохраняйте страницу в закладки для оперативного доступа.
Дата публикации: