Заявление в архив от организации – официальное письменное обращение юридического лица (компании, учреждения, фонда и т.п.) к государственному или муниципальному архиву с целью получения архивных документов, справок, выписок, копий или иной информации, необходимой для ведения деловой и кадровой деятельности.

Когда и зачем требуется заявление от организации

• Для подтверждения трудового стажа сотрудников (при оформлении пенсии, соц‑льгот).
• Для получения копий документов о создании, переименовании, реорганизации или ликвидации организации.
• Для получения сведений о периодах работы предприятия в годы войны, репрессий, коллективизации и т.п.
• Для подготовки аудиторских, налоговых и юридических проверок.
• Для исследования истории компании, подготовки корпоративных юбилеев, публикаций.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок обращения в архивы:

1. Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивных документах» (от ).
2. Постановление Правительства РФ № 1203 от «Об утверждении Положения о порядке предоставления архивных справок, выписок и копий».
3. Приказ Минкультуры России № 31 от «Об образцах заявлений и анкет для получения архивных документов».
4. Региональные нормативные акты (например, уставы государственных казённых учреждений архивов).

Виды заявлений, которые может подать организация

Структура типового заявления

Ниже – обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в любом заявлении, подаваемом от организации.

1. Шапка документа
   • Наименование организации‑заявителя (полное официальное название).
   • ИНН/КПП, ОГРН.
   • Юридический адрес, почтовый адрес.
   • Контактный телефон, e‑mail.
2. Кому адресовано – полное наименование архивного учреждения (например, «Директору ГКУ «ЛОГАВ»»).
3. Текст заявления
   • Ссылка на нормативный акт (например, «В соответствии с постановлением Правительства РФ № 1203‑2005»).
   • Точное описание требуемой информации (период, название документа, номер дела и т.д.).
   • Обоснование необходимости (какое право или интерес организации защищается).
4. Перечень прилагаемых документов (копия доверенности, паспортные данные представителя, образцы документов, если требуется).
5. Подпись и печать – подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации.
6. Дата подачи.

Пример заполненного заявления

ООО «ТехноИнвест»
ИНН 7701234567, КПП 770101001, ОГРН 1157746578901
Юридический адрес: 119034, г. Москва, ул. Тверская, д. 7
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: info@techinvest.ru

Директору
Государственного казённого учреждения
«Ленинградский областной государственный архив» (ГКУ «ЛОГАВ»)
от ООО «ТехноИнвест»
____________________________________(Ф.И.О. руководителя, должность)

ЗАЯВЛЕНИЕ

В соответствии с Федеральным законом № 73‑ФЗ «Об архивных документах» и
Постановлением Правительства РФ № 1203‑2005 прошу выдать
архивную справку о трудовом стаже сотрудников ООО «ТехноИнвест» за
период с по г.

Сотрудники, по которым требуется справка:
Иванов Иван Иванович – должность «Главный инженер», таб. № 00123.
Петрова Мария Сергеевна – должность «Бухгалтер», таб. № 00456.

Необходимо указать:
- Даты начала и окончания работы;
- Должностные обязанности;
- Размер заработной платы (по запросу).

Перечень прилагаемых документов:
Копия устава организации.
Доверенность № 12‑2026 от г. (подпись генерального директора).
Копии паспортов представителей, подающих заявление.

Подпись ______________________
Печать

Дата 

Пошаговая инструкция подачи заявления

1. Определите нужный тип запроса. Выберите из перечня (справка, выписка, копия).
2. Скачайте актуальный бланк. На официальных сайтах архивов (например, mosarchiv) доступны формы в формате .docx и .pdf.
3. Заполните бланк. Внимательно укажите все реквизиты, даты, номера дел.
4. Подготовьте сопроводительные документы. Доверенность, копии паспортов, устав, при необходимости – опись документов, которые ищете.
5. Подпишите и поставьте печать. Если заявление подаёт уполномоченное лицо, приложите доверенность.
6. Подача заявления.
   • Лично в приёмной архивного учреждения (приёмные часы обычно указаны на сайте).
   • По почте (с указанием «вручить получателю»).
   • Электронно через портал государственных услуг (если архив поддерживает такой способ).
7. Оплата государственной пошлины. При необходимости (например, за копии документов) оплатите через банковскую карту или кассу архива.
8. Получение ответа. Сроки выдачи зависят от объёма запроса (от 5 до 30 рабочих дней). При получении подпишите расписку.

Где скачать готовые бланки и образцы

• Мосархив – образцы заявлений (DOCX, PDF)
• Docspapers – бесплатные шаблоны заявлений в архив
• Госуслуги – электронные формы запросов

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли нотариально заверять доверенность?

Да, если заявление подаёт лицо, не являющееся руководителем организации. Доверенность должна быть оформлена в установленном порядке и заверена нотариусом.

Можно ли получить архивные документы в электронном виде?

В большинстве государственных архивов (ГКУ, региональные) предусмотрена услуга сканирования и выдачи PDF‑копий. При этом оригиналы остаются в архиве.

Как ускорить процесс выдачи?

• Точно указывайте номера дел, даты и названия документов.
• Прикладывайте копию устава и ИНН – архив проверит юридический статус сразу.
• Оплачивайте пошлину заранее (через онлайн‑платеж).

Что делать, если архив отказал в выдаче?

Получите официальное объяснение причины (например, документ относится к закрытому архивному фонду). При необходимости подайте апелляцию в вышестоящий орган (Министерство культуры РФ).

Советы по оформлению заявления

• Используйте официальные шрифты. При заполнении электронных форм предпочтительно – Times New Roman 12 пт.
• Не оставляйте пустых полей. Если информация неизвестна, укажите «неизвестно».
• Проверяйте орфографию и пунктуацию. Ошибки могут привести к возврату заявления.
• Сохраняйте копию заявления. Это поможет отследить процесс и при необходимости повторить запрос.