В работе с архивными документами необходимо оформлять специальные заявления. Они позволяют получить доступ к фондам, копировать материалы, а также оформить справки о трудовом стаже, заработной плате и иных сведениях. В статье подробно рассмотрены все виды заявлений, их правовая основа, структура и пример заполнения.

Правовая база

Оформление заявлений в архивы регулируется рядом нормативных актов:

• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле»;
• Административный регламент архивных учреждений (Приложение 7 к типовой форме регламента);
• Приказы Минкультуры России о порядке доступа к архивным документам;
• Региональные нормативные акты (например, постановления муниципальных образований).

Эти документы определяют, какие сведения могут быть запрошены, в какой форме и в какие сроки их обязаны предоставить.

Кому и когда требуется заявление?

Заявление необходимо в следующих случаях:

1. Допуск к работе в читальном зале архива (для физических лиц, исследователей, журналистов);
2. Получение архивных справок и выписок о трудовом стаже, заработной плате, награждениях и т.п.
3. Выдача оригиналов или копий архивных документов (заказ‑требование).
4. Работа с архивными материалами в рамках научных проектов (копирование, оцифровка).
5. Обращение в государственные архивы (ГАРФ, РГАКФФД, региональные архивы) с целью получения информации о своей трудовой истории.

Основные виды заявлений

Структура типового заявления

Ниже представлена общая схема, применимая к большинству форм заявлений. В отдельных архивах могут быть небольшие отличия, но основные блоки сохраняются.

Шапка заявления
 ౼ Наименование организации (архива), куда направляется заявление
 ⎯ Дата подачи (дд.мм.гггг)

Реквизиты заявителя
 ౼ Ф.И.О. (для физических лиц) / Наименование организации
 ⎯ Паспортные данные (серия, номер, дата выдачи, кем выдан)
 ⎯ Почтовый адрес
 ౼ Контактный телефон, e‑mail

Текст заявления
 ౼ Краткое описание цели обращения (например: «Прошу выдать архивную справку о трудовом стаже за период…»)

 ౼ Перечень запрашиваемых документов/справок
 ౼ Указание периода, названия организации‑работодателя, должности
 ౼ При необходимости – обоснование (например, для оформления пенсии)
Перечень приложений
 ⎯ Копия паспорта
 ⎯ Справка с места работы (если требуется)
 ⎯ Другие подтверждающие документы
Подпись заявителя
 ⎯ Ф.И.О. полностью
 ⎯ Дата и подпись

Пошаговая инструкция по заполнению заявления

1. Определите нужный тип заявления. Смотрите в регламенте архива или на официальном сайте.
2. Скачайте форму. Большинство архивов размещают готовые шаблоны в формате .docx или .rtf.
3. Заполните реквизиты. Укажите Ф.И.О., паспортные данные, контактную информацию.
4. Опишите цель обращения. Чётко укажите, какую справку или документ вы хотите получить, и за какой период.
5. Приложите необходимые документы. Копию паспорта, справку с места работы, договор и т.п.
6. Подпишите заявление. Подпись должна быть оригинальной (при электронном подаче – цифровая подпись).
7. Отправьте заявление. Лично в архивный отдел, по почте, через портал Госуслуг или по электронной почте (если архив допускает такой способ).
8. Ожидайте ответа. Сроки рассмотрения обычно от 5 до 30 рабочих дней, в зависимости от сложности запроса.

Пример заявления о выдаче справки о трудовом стаже

В Архивный отдел Администрации Одинцовского муниципального района
от ______________________ (Ф.И.О.)
Паспорт: серия 45 12 № 345678, выдан г. УФМС России по г. Одинцово
Адрес: 142200, Московская обл., г. Одинцово, ул. Лесная, д. 12, кв. 34
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov@example.com

Заявление

Прошу выдать архивную справку о трудовом стаже, льготном стаже и заработной плате за период
с г. по г.

Работал(а) в ОАО «Сибцветметремонт» в должности уборщик производственных помещений.
Приложения:
Копия паспорта.
Справка с места работы (если имеется).
Квитанция об оплате госпошлины (если требуется).

Подпись ______________________ Дата «__» _______ 2026 г.

Как подать заявление через портал «Госуслуги»

Самый быстрый способ – воспользоваться онлайн‑сервисом. Ниже – пошаговый алгоритм:

1. Зарегистрируйтесь на gosuslugi.ru (если ещё нет аккаунта).
2. В разделе «Услуги» найдите «Запрос архивных документов» или «Выдача справки о трудовом стаже».
3. Заполните электронную форму, загрузив скан‑копии паспорта и других документов.
4. Подтвердите запрос электронной подписью или кодом из СМС.
5. Отправьте заявление и сохраните контрольный номер.
6. Ожидайте уведомления о готовности справки (обычно в течение 10‑20 дней).

Требования к прилагаемым документам

• Копия паспорта – чёткая, без обрезки, цветная (если требуется).
• Справка с места работы – официальная, с печатью и подписью руководителя.
• Квитанция об оплате госпошлины (если архив взимает плату за выдачу копий).
• При запросе информации о награждениях – копии орденов, медалей, приказы о награждении.

Сроки рассмотрения и выдачи

Согласно ФЗ № 125‑ФЗ, архив обязан рассмотреть запрос в течение:

• 5 рабочих дней – если запрашивается справка, выписка из уже оцифрованного реестра.
• 30 рабочих дней – для выдачи оригинальных документов или копий, требующих поиска в бумажных фондах.
• При необходимости продления сроков архив обязан уведомить заявителя о причинах задержки.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли получить справку о стаже без личного посещения архива?

Да. Большинство региональных архивов принимает запросы через портал «Госуслуги» или по электронной почте; При этом необходимо приложить скан‑копии документов.

Вопрос 2: Какие документы нужны для получения справки о заработной плате?

Требуется копия паспорта, справка с места работы (или копия трудовой книжки) за интересующий период, а также заявление‑заказ.

Вопрос 3: Сколько хранится заявление о приёме на работу в архиве?

Согласно законодательству, оригиналы трудовых документов (включая заявления о приёме) хранятся 50 лет, а в некоторых случаях – 75 лет.

Вопрос 4: Можно ли копировать документы в читальном зале?

Да, но только после получения официального допуска и подписания акта о работе с материалами. Копирование без разрешения считается нарушением.

Вопрос 5: Что делать, если архив отказал в выдаче справки?

Получите письменный отказ с указанием причин. При наличии оснований (например, нарушение сроков хранения) можно обжаловать решение в суд или в вышестоящий архивный орган.

Оформление заявления в архив – обязательный этап для получения доступа к ценным документам и справкам. Соблюдение требований законодательства, правильное заполнение формы и подготовка всех необходимых приложений позволяют ускорить процесс и избежать отказов. При работе с архивами рекомендуется пользоваться официальными шаблонами, а при возможности – подавать запросы онлайн через портал «Госуслуги», что экономит время и упрощает коммуникацию.

Помните: точность указанных данных и наличие всех приложений – ключ к успешному получению нужной архивной информации.