АИС – автоматизированная информационная система, предназначенная для
цифрового управления архивными фондами, их поиска, хранения и предоставления
доступа пользователям. В Ростовской области такая система называется
«АИС архив Ростовской области» и является ключевым элементом
виртуального архива региона;

Исторический контекст создания АИС

• С 2019 г; в тестовом режиме начал работу Единый виртуальный архив
  Ростовской области, что стало первым шагом к полной цифровизации
  регионального архивного фонда.
• 20 апреля 2020 г. Комитет по управлению архивным делом Ростовской
  области провёл анализ работы автоматизированной информационной системы
  (АИС), что позволило выявить сильные стороны и определить направления
  дальнейшего развития.
• В 2020‑2021 годах система была интегрирована с Государственной
  информационной системой удалённого использования архивных документов
  (ГИС УИАД), обеспечив единый доступ к материалам как регионального,
  так и федерального уровня.

Основные задачи АИС «Архив Ростовской области»

1. Комплектование и учёт архивных фондов – автоматический ввод
   данных о поступающих документах органов государственной власти,
   предприятий и выдающихся жителей области.
2. Создание виртуального доступа – пользователи могут просматривать
   отсканированные копии документов через интернет‑портал без необходимости
   посещать физический архив.
3. Поисковая оптимизация – мощные справочно‑поисковые средства,
   позволяющие находить нужные материалы по дате, теме, автору, ключевым
   словам и другим параметрам.
4. Сохранность и защита – резервное копирование, контроль доступа и
   соблюдение требований законодательства о персональных данных.
5. Поддержка научных и образовательных проектов – предоставление
   материалов для историков, педагогов и студентов.

Структура и компоненты системы

Система состоит из нескольких взаимосвязанных модулей:

• Модуль регистрации документов – ввод метаданных, привязка к
  физическим носителям, формирование уникального идентификатора.
• Модуль оцифровки – сканирование, OCR‑распознавание текста,
  создание цифровых копий в разных форматах (PDF, TIFF, JPEG).
• Поисковый движок – индексация всех полей, поддержка
  фасетного поиска и фасетных фильтров.
• Пользовательский портал – веб‑интерфейс для публичного доступа,
  а также отдельный закрытый раздел для сотрудников архива.
• Административный модуль – управление правами доступа,
  мониторинг нагрузки, отчётность.

Как пользоваться АИС «Архив Ростовской области»

4.1 Публичный доступ

Для обычных пользователей (исследователей, студентов, граждан) достаточно
перейти на официальный портал www.ro-archive.ru и воспользоваться поиском:

1. Ввести ключевые слова в строку поиска.
2. Отфильтровать результаты по дате, типу документа, региону.
3. Открыть карточку документа и просмотреть доступные файлы
   (скан, метаданные, ссылки на оригиналы).
4. При необходимости оформить запрос на получение оригинального
   документа в физическом архиве (через форму «Запрос копии»).

4.2 Доступ для сотрудников архива

Сотрудники используют защищённый вход в систему, где доступны функции
регистрации новых поступлений, контроля качества оцифровки и управления
правами доступа к конфиденциальным материалам.

Технические характеристики

Преимущества внедрения АИС

• Увеличение доступности – более 80 % фондов доступны онлайн.
• Сокращение времени поиска – от нескольких дней до нескольких
  минут.
• Сохранность оригиналов – уменьшение обращения к бумажным
  документам, снижение риска их порчи.
• Поддержка научных исследований – возможность массового
  анализа данных (текстовый майнинг, статистика).
• Экономия ресурсов – автоматизация рутинных операций,
  оптимизация штатного расписания.

Проблемы и вызовы

Несмотря на успехи, система сталкивается с рядом задач:

• Необходимость постоянного обновления программного обеспечения
  и обеспечения кибербезопасности.
• Оцифровка старых, изношенных документов требует специальных
  технологий и значительных финансовых вложений.
• Обучение персонала работе с новыми инструментами – процесс,

  требующий времени и ресурсов.

• Согласование прав доступа к материалам, содержащим персональные
  данные, в соответствии с ФЗ‑152 «О персональных данных».

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется:

1. Расширить функционал искусственного интеллекта – автоматическое
   аннотирование, распознавание рукописного текста, классификация
   документов по тематикам.
2. Интегрировать АИС с другими региональными и федеральными системами
   (ГАРФ, ФАБР) для создания единой национальной сети архивов.
3. Разработать мобильные приложения для доступа к архивным материалам
   «на ходу».
4. Увеличить объём оцифрованных фондов до 90 % к 2028 году.

Контактная информация

Государственный архив Ростовской области
Адрес: Ворошиловский проспект, 28, г. Ростов-на-Дону, 344007
Телефон: +7 (863) -22‑45‑67
Электронная почта: info@ro-archive.ru
Сайт: www.ro-archive.ru

АИС «Архив Ростовской области» – это современный инструмент, который
превращает традиционный бумажный архив в динамичную цифровую платформу.
Он повышает доступность исторических документов, облегчает научные
исследования и сохраняет культурное наследие региона для будущих поколений.
Продолжая развитие технологий, система будет становиться всё более
интеллектуальной, открывая новые возможности для всех, кто интересуется
историей и культурой Ростовской области.

Дата последнего обновления:  г.