Передача документов в архив, это строго регламентированная процедура, требующая соблюдения установленных законодательством форм и правил составления сопроводительной документации․ Основным документом, фиксирующим факт передачи дел на хранение, является Акт приема-передачи архивных документов․ В данной статье мы подробно разберем актуальные бланки, образцы заполнения, нормативную базу и нюансы оформления на 2024–2026 годы․

Нормативная правовая основа

Оформление акта приема-передачи регулируется рядом нормативных актов․ Главные из них:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 16, 17, 22)․
• Приказ Росархива от № 174 «Об утверждении Инструкции по организации работы архива организации» (утв․ типовые формы актов и описей)․
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги по приему на государственное хранение архивных документов․․․» (Приложение № 35 — форма акта для госархивов)․
• ГОСТ Р 7․0․97-2016 «Национальная система стандартизации․ Архивное дело․ Сдаточная опись дел, подготовленных к передаче в архив․ Общие требования к составлению»․
• Локальные нормативные акты организации (Положение об архиве, Инструкция по делопроизводству)․

Виды актов приема-передачи

В зависимости от того, куда именно передаются документы, используются разные формы акта:

Передача в государственный архив (Государственное хранение)

Регулируется Приложением № 35 к Административному регламенту (Приказ Росархива № 236)․ Форма строго стандартизирована, заполняется в двух экземплярах (один остается в госархиве, второй — в организации-доноре)․

Обязательные реквизиты формы (Приложение 35):

1. Наименование документа: «АКТ приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив»․
2. Номер акта и дата составления․
3. Сведения об организации-передаточке (полное наименование, ИНН/КПП, адрес)․
4. Сведения о государственном архиве-приемнике․
5. Основание для передачи (ссылка на закон, перечень документов с хранением, решение экспертной комиссии)․
6. Табличная часть: сведения об описях (номер, название, количество томов/делов, даты крайних документов, количество экземпляров описи)․
7. Сведения о страховых копиях (если передаются)․
8. Подписи уполномоченных лиц обеих сторон с расшифровкой, даты, печати (гербовая печать для госархива)․

Передача во внутренний архив организации (Внутриорганизационная передача)

Регулируется Приказом Росархива № 174 (Приложение № 5 — «Акт приема-передачи дел на архивное хранение»)․ Организация имеет право утвердить свой бланкт локальным актом, но он должен содержать все обязательные реквизиты по ГОСТ Р 7․0․97-2016․

Структура акта (Приложение 5 к Приказу № 174):

• Шапка: наименование организации, название документа, номер, дата, место составления․
• Преамбула: «Мы, нижеподписавшиеся․․․ составили настоящий акт о том, что․․․»․
• Сведения о передающем подразделении/лице и принимающем архиве (ФИО, должности)․
• Ссылка на сдаточную опись (ее номер, дату, количество листов, количество дел)․
• Условия хранения (сроки, режим доступа)․
• Подписи комиссии по приему-передаче (председатель, члены, секретарь) и ответственного за архив․

Передача электронных архивных документов

Согласно Приказу Росархива № 174 (п․ 6․4․1․1, 6․4․1․2) и ГОСТ Р 7․0․102-2018, для электронных документов составляется Акт приема-передачи электронных архивных документов․ Он может быть оформлен в виде электронного документа с ЭП (усиленной/квалифицированной) или на бумажном носителе с приложением хэш-сумм и реестра переданных файлов․

Пошаговая инструкция по заполнению акта (на примере внутриорганизационной передачи)

Шаг 1․ Подготовка сдаточной описи

Акт нельзя составить без сдаточной описи (Форма № 5 по Приказу № 174 или собственная форма по ГОСТ Р 7․0․97)․ Опись — это приложение к акту, в которой перечислены все дела с указанием шифра, заглавия, дат, срока хранения․

Шаг 2․ Формирование комиссии

Приказом руководителя организации создается комиссия по приему-передаче дел в архив․ Состав: председатель (обычно зам․ директора или главный архивист), члены (архивист, представитель передающего отдела, юрист/секретарь), секретарь комиссии․

Шаг 3․ Заполнение шапки акта

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

г․ Москва № 12-ОА
«15» октября 2026 г․

Шаг 4․ Описание передаваемых документов (Табличная часть)

Рекомендуется использовать таблицу для наглядности․

Шаг 5․ Фиксация состояния и особенностей

В тексте акта или в колонке «Примечания» обязательно отражаются:

• Наличие повреждений, загрязнений, потерь листов․
• Несоответствие дел описи (лишние дела, отсутствие дел по номерам)․
• Наличие страховых копий (микрофильм, электронные копии)․
• Особенности доступа (конфиденциальность, гостаjna, перс․ данные)․

«В ходе приема-передачи выявлено: в описи № 2 дело № 5 (Дело личного состава Иванова И․И․) отсутствует, вынесено справку № 45 от ․ Дело № 12 имеет повреждение корешка, требуется восстановление»․

Шаг 6․ Подписание акта

Акт составляется минимум в 2 экземплярах (один у передающей стороны, один в архиве)․ При передаче в госархив — в 2 экз․ (один в госархиве, один в ОИК, органе, формирующем фонд)․

ПЕРЕДАЛ:
Председатель комиссии /Иванов И․И․/ И․И․ Иванов
Член комиссии /Петров П․П․/ П․П․ Петров
Секретарь комиссии /Сидоров С․С․/ С․С․ Сидоров

ПРИНЯЛ:
Главный архивист / Начальник архива
 /Смирнов А․А․/ А․А․ Смирнов

М․П․ (Печать организации) Дата: «15» октября 2026 г․

Образец заполнения акта (Текстовый шаблон для копирования)

Ниже приведен универсальный текстовый образец для внутриорганизационной передачи (на основе Приложения № 5 к Приказу Росархива № 174)․

Типичные ошибки и как их избежать

Особенности передачи в государственный архив (Госархив)

Процедура сложнее внутриорганизационной․ Ключевые отличия:

1. Предварительная экспертиза: Документы должны пройти экспертизу по определению исторической ценности и срокам хранения (экспертная комиссия организации + эксперт Росархива)․
2. Страховое копирование: Обязательно для уникальных документов (микрофильм или цифровые копии по ГОСТ Р 7․0․99)․ Сведения о копиях вносятся в акт (Приложение 35)․
3. Форма акта: Строго Приложение № 35 к Приказу Росархива № 236․ Нельзя использовать произвольную форму․
4. Электронный документооборот: Взаимодействие с госархивом часто ведется через АИС «Госархив» или портал госуслуг․ Акт может формироваться в электронном виде с КЭП․
5. Акт приема-передачи страховых копий: Составляется отдельный акт (или раздел в основном акте) на передачу микрофильмов/дисков в госархив или специализированное хранилище․

Электронный архив: акты и реестры

При передаче электронных документов в электронный архив (СЭД/ЭА) акт оформляется в соответствии с ГОСТ Р 7․0․102-2018 и локальным Положением об электронном архиве․

• Акт подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) уполномоченных лиц․
• К акту прилагается реестр передаваемых файлов с хэш-суммами (SHA-256/GOST R 34․11-2012) для контроля целостности․
• Фиксируются метаданные: формат файла, версия ПО, кодировка, права доступа․
• В системе (1С, Directum, DIADOC, СБИС и др․) часто есть встроенные маршруты «Приемка в архив», генерирующие акт автоматически․

Хранение и учет актов

• Срок хранения актов приема-передачи: Постоянный (для актов передачи в госархив и актов приема на постоянное хранение во внутренний архив) или 75 лет (для актов передачи на временное хранение) — в соответствии с типовым перечнем сроков хранения (Приказ Минкультуры/Росархива)․
• Учет: Акты регистрируются в журнале регистрации актов приема-передачи (или в СЭД) и хранятся в архиве организации (в деле «Прием-передача документов в архив» или в описи архивных дел)․
• Экземпляр акта, оставшийся у передающей стороны (например, у отдела кадров), хранится до передачи следующей партии или до ликвидации организации, затем также передается в архив․

Чек-лист перед подписанием акта (Резюме)

1. [ ] Есть приказ о комиссии с актуальным составом?
2. [ ] Составлена сдаточная опись (по ГОСТ Р 7․0․97), пронумерована, прошита, подписана?
3. [ ] Номер и дата описи указаны в акте верно?
4. [ ] Проведена сверка дел по описи (наличие, нумерация, заглавия, даты)?
5. [ ] Оценено состояние бумаги/носителей, дефекты зафиксированы в акте?
6. [ ] Указаны сроки хранения для каждого фонда/описи?
7. [ ] Определен режим доступа (конфиденциальность, ГД, перс․ данные)?
8. [ ] Акт составлен в необходимом количестве экземпляров (минимум 2)?
9. [ ] Подписали все члены комиссии с расшифровкой подписей?
10. [ ] Стоит дата составления акта (должна совпадать с датой фактической передачи)?
11. [ ] При передаче в госархив: используется форма Приложения 35 к Приказу № 236, есть заключение экспертизы?

Грамотно оформленный акт приема-передачи документов в архив — это гарантия юридической защищенности организации, сохранности документного фонда и успешного прохождения проверок контролирующих органов (Росархив, прокуратура, налоговая)․ Используйте актуальные бланки (Приказ Росархива № 174 для внутреннего архива, Приказ № 236 для госархива), не пренебрегайте сдаточной описью и фиксацией состояния документов․ Переход на электронный документооборот упрощает процесс, но требует строгого соблюдения требований к ЭП и хэш-суммам․

Примечание: Данная статья носит информационный характер․ Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к архивисту организации или консультироваться с профильными специалистами/юристами с учетом отраслевой специфики (суды, банки, госорганы, коммерческие организации имеют свои особенности)․