В любой организации‚ где ведётся систематический документооборот‚ периодически возникает необходимость передать часть документов в архив для длительного хранения. Оформление такой передачи регулируется нормативными актами и требует составления акта приема‑передачи. В статье подробно рассмотрены юридические основы‚ структура документа‚ порядок заполнения и типичные ошибки;

Что такое акт приема‑передачи в архив?

Акт приема‑передачи (далее – акт) – это официальное письменное подтверждение факта передачи архивных документов от одной стороны (организации‑передатчика) к другой (организации‑приёмщику‚ обычно государственному или корпоративному архиву). Акт фиксирует:

• наименование и количество передаваемых документов;
• их состояние и особенности (повреждения‚ недостачи и т.п.);
• дату и место передачи;
• подписи и расшифровки сторон‚ подтверждающие согласие с содержанием акта.

Документ имеет юридическую силу и служит доказательством выполнения требований архивного законодательства.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты‚ регулирующие оформление акта приема‑передачи:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2002 г.) – определяет порядок формирования‚ хранения и передачи архивных документов.
2. Приказы и инструкции Министерства культуры РФ (например‚ Приказ от № 24 «Об утверждении форм актов приема‑передачи архивных документов»).
3. Региональные нормативные акты (приказов избирательных комиссий‚ постановлений органов исполнительной власти субъекта РФ).
4. Внутренние положения организации (Положение об архиве‚ Инструкция о порядке организации комплектования‚ хранения‚ учёта и использования документов).

Когда и кому нужен акт?

Акт требуется в следующих случаях:

• передача документов в государственный архив;
• внутренняя передача архивных материалов между подразделениями крупной корпорации;
• сдача в архив электронных документов (в т.ч. в системе «Гарант»);
• возврат документов из архива в организацию (составляется отдельный акт возврата).

Сторонами акта являются:

• Передающая организация – её руководитель (директор‚ главный бухгалтер и др.) или уполномоченный представитель.
• Принимающая организация (архив) – заведующий архивом‚ директор государственного архива или уполномоченный сотрудник.

Структура акта приема‑передачи

Официальный бланк акта обычно содержит следующие разделы (в соответствии с образцом‚ утверждённым в 2025‑2026 гг.):

Сведения о сторонах

• Полное наименование организации‑передатчика;
• Руководитель (должность‚ ФИО)‚ подпись‚ расшифровка подписи;
• Полное наименование архивной организации‑приёмщика;
• Руководитель архива (должность‚ ФИО)‚ подпись‚ расшифровка подписи.

Описание передаваемых документов

• Наименование и номер описи (если опись уже сформирована);
• Количество экземпляров описи;
• Общее количество передаваемых документов (листов‚ дел‚ файлов);
• Категория документов (деловые‚ бухгалтерские‚ кадровые‚ судебные и др;);
• Особенности (повреждения‚ недостачи‚ наличие страховых копий).

Состояние документов

• Отметка о полном комплекте («полный»‚ «неполный»);
• Указание на наличие электронных копий (при необходимости);
• Примечания о выявленных дефектах.

Подписи и печати

• Подпись и расшифровка подписи представителя передающей организации;
• Подпись и расшифровка подписи представителя архива;
• Гербовая печать (при наличии);
• Дата подписания.

Пошаговый алгоритм оформления акта

1. Подготовка перечня документов – составьте опись (бумажную или электронную) согласно требованиям архива. Укажите номер‚ название‚ количество и срок хранения.
2. Проверка комплектности – сравните фактическое наличие документов с описью. Зафиксируйте любые отклонения.
3. Заполнение шапки акта – укажите номер акта‚ дату и место составления.
4. Внесение сведений о сторонах – заполните реквизиты передающей и принимающей организаций‚ подпишите.
5. Заполнение раздела «Описание передаваемых документов» – перенесите данные из описи‚ добавьте примечания.
6. Фиксация состояния документов – отметьте наличие повреждений‚ недостач‚ наличие электронных копий.
7. Подписание акта – обе стороны подписывают документ‚ ставят печати (если предусмотрено).
8. Создание двух экземпляров – один остаётся в архиве‚ второй – в организации‑передатчике (п; 6.4.1.2 Приказа № 24 от ).
9. Регистрация в учётных системах – внесите запись в журнал учёта архивных документов и в электронную систему (например‚ ГАРАНТ).

Пример заполнения акта (текстовый вариант)

АКТ N 015 приема‑передачи архивных документов на хранение
Место составления: г. Москва‚ ООО «ТехноИнвест»

Стороны
 1.1. Передающая организация: ООО «ТехноИнвест»‚ ИНН 7701234567‚
 Руководитель – Генеральный директор Иванов И.И.
 _______________________/Иванов И.И. (расшифровка подписи) -.2. Принимающая организация: Государственный архив г. Москвы‚
 Руководитель – Директор архива Петров П.П.
 _______________________/Петров П.П. (расшифровка подписи)

Описание передаваемых документов
 Наименование описи: «Опись дел бухгалтерского учета за 2020‑2025 гг.»
 Номер описи: 2025/08
 Количество экземпляров описи: 1 (в архиве) + 1 (в организации)
 Общее количество документов: 3 452 листа
 Категория: бухгалтерская документация
 Особенности: в 12‑х делах обнаружены повреждения обложек‚
 в 3‑х делах недостает копий страховых копий.

Состояние документов
 ― Комплектность: полный (за исключением указанных недостач);
 ⎼ Электронные копии: созданы и переданы в архив в виде файлов ;pdf;
 ⎼ Примечания: документы находятся в оригинальном виде‚ без
 следов посторонних вмешательств.
Подписи и печати
 _______________________/Иванов И.И. (генеральный директор)
 _______________________/Петров П.П. (директор архива)
 Печать организации‑передатчика
 Печать архива
 Дата подписания: «12» сентября 2026 г.

Особенности передачи электронных архивных документов

• Формат файлов – предпочтительно PDF/A‚ XML или другие форматы‚ одобренные архивом.
• Контроль целостности – использовать контрольные суммы (MD5‚ SHA‑256) и фиксировать их в акте.
• Метаданные – включать в акт сведения о версии программного обеспечения‚ дате создания файлов и о системе хранения (например‚ «Гарант»).
• Электронная подпись – при передаче полностью в электронном виде допускается оформление акта в виде PDF с квалифицированной электронной подписью обеих сторон.
• Дублирование – рекомендуется сохранять один экземпляр акта в бумажном виде‚ второй – в электронном архиве.

Типичные ошибки и рекомендации

1. Отсутствие описи – без предварительно утверждённой описи акт считается неполным.
2. Неправильные реквизиты – проверяйте ИНН‚ ОГРН‚ должности подписантов.
3. Неуказание особенностей – любые повреждения‚ недостачи и наличие электронных копий обязаны быть зафиксированы.
4. Отсутствие печати – если в организации предусмотрена печать‚ её отсутствие может привести к отказу в приёме.
5. Недостаточное количество экземпляров – согласно Приказу № 24‚ акт должен быть составлен в двух экземплярах.
6. Неправильный срок хранения – уточняйте у архива нормативные сроки для каждой категории документов.

Где скачать готовый бланк акта?

Официальные бланки доступны на порталах государственных архивов и в правовых системах:

• Сайт Федерального архивного агентства – раздел «Документы и формы»;
• КонсультантПлюс (раздел «Формы документов»‚ форма «Акт приема‑передачи архивных документов»);
• Система «Гарант» – готовый шаблон в формате MS‑Word и Excel;
• Справочный портал «Ассистентус» – ссылка скачать образец.

Акт приема‑передачи в архив – ключевой документ‚ обеспечивающий законность и прозрачность передачи архивных материалов. Правильное оформление акта защищает интересы обеих сторон‚ упрощает учёт и последующее использование документов. Следуя изложенному алгоритму‚ используя проверенные шаблоны и учитывая особенности электронных материалов‚ вы сможете быстро и без ошибок оформить передачу любой категории архивных документов.

Помните: акт – это не просто формальность‚ а юридический инструмент‚ фиксирующий факт передачи и состояние документов. Его отсутствие или неправильное заполнение может привести к штрафам‚ отказу в приёме или потере ценной информации.

Дата публикации: 05:41:09