Акт приема‑передачи документации в архив – это официальный документ‚ фиксирующий факт передачи архивных материалов от одного лица (или организации) другому‚ а также подтверждающий их состояние‚ комплектность и соответствие требованиям архивного законодательства․ Данный акт является важным элементом архивного документооборота и служит основанием для последующего хранения‚ использования и контроля над архивными документами․

Правовое основание

Составление и оформление акта регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон РФ от № 125‑ФЗ «Об архивных документах»;
• Приказ Минкультуры России от № 331 «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения архивных документов»;
• ГОСТ Р 7․0․97‑2016 «Библиографическая запись․ Библиографическое описание․ Общие требования и правила составления» (для описания архивных фондов)․

Содержание акта

Акт приема‑передачи должен включать обязательные реквизиты‚ которые позволяют точно идентифицировать передаваемую документацию и участников процесса․

Шапка документа

1. Наименование организации‑передатчика (полное официальное название);
2. Наименование организации‑получателя (архив‚ подразделение и т․п․);
3. Дата составления акта;
4. Номер акта (уникальный идентификатор‚ формируется в соответствии с внутренними регламентами)․

Описание передаваемых материалов

Для каждого передаваемого пакета документов указываются:

• Наименование (титульный лист‚ название фонда‚ серии‚ описи);
• Краткое содержание (тематика‚ период охвата);
• Объём (кол‑во листов‚ файлов‚ коробок‚ полок‚ микрофильмов и т․д․);
• Формат (бумажный‚ электронный‚ микрофильм‚ микрофишка и др․);
• Условие хранения (состояние‚ наличие повреждений‚ необходимость реставрации);
• Код архивного фонда/серии/описи (по классификатору)․

Состояние и комплектность

Отмечается:

• Полнота комплекта (полный/неполный);
• Наличие сопроводительных документов (актов‚ описей‚ справок);
• Физическое состояние (цельное‚ изношенное‚ повреждённое);
• Технические характеристики (размеры‚ вес‚ тип носителя)․

Подписи сторон

В акте должны стоять подписи и печати (если предусмотрено) представителей обеих сторон:

• Ответственного за передачу (должность‚ ФИО‚ подпись);
• Ответственного за прием (должность‚ ФИО‚ подпись);
• При необходимости – свидетеля (ФИО‚ подпись)․

Приложения

К акту могут прилагаться:

• Описи (детальные списки документов);
• Фотографии состояния упаковок;
• Технические карты (для электронных носителей);
• Справки о праве собственности или передаче прав․

Порядок составления акта

Процедура оформления акта состоит из нескольких этапов:

Подготовительный этап

1. Определение перечня передаваемых материалов;
2. Проведение инвентаризации и составление предварительной описи;
3. Оценка состояния документов (при необходимости – экспертиза)․

Согласование

Согласовываются условия передачи (сроки‚ место хранения‚ требования к охране)․

Фактическая передача

1. Упаковка и маркировка (каждая коробка/носитель получает уникальный штрих‑код);
2. Проверка комплектности в присутствии представителей обеих сторон;
3. Подписание акта и его приложений․

Регистрация акта

После подписания акт вносится в реестр архивных документов (бумажный или электронный реестр)․ В реестр фиксируються:

• Номер акта;
• Дата и место передачи;
• Сведения о передаваемых материалах;
• Ответственные лица․

Пример формы акта приема‑передачи

Ниже приведён типовой шаблон‚ который может быть адаптирован под конкретные нужды организации․

Шапка

№ _______ от «____» ___________ 20__ г․

Текст акта

Мы‚ нижеподписавшиеся:

 
От организации «[Наименование передающей организации]»‚ в лице [должность‚ ФИО]‚ действующего на основании [документ]‚ – Передающая сторона;
 
От организации «[Наименование получающей организации]»‚ в лице [должность‚ ФИО]‚ действующего на основании [документ]‚ – Принимающая сторона;

составили настоящий акт о следующем:

Предмет передачи

 

 
№ п/п
 
Наименование документа/фонда
 
Код (фонд/серия/опись)
 
Кол‑во листов/файлов
 
Формат
 
Состояние
 
 

 
1
 
Фонд № 12 «Документы по проекту XYZ»
 
12/01/001
 
3 500 листов
 
Бумажный
 
Цельный‚ без повреждений
 
 


Условие передачи
Документы передаются в полном комплекте‚ без замечаний‚ в оригинальном виде․ Принимающая сторона обязуется обеспечить их надлежащие условия хранения в соответствии с нормативными документами․

Приложения

 
Опись передаваемых документов (приложение 1);
 
Фотографии упаковок (приложение 2);
 
Справка о праве собственности (приложение 3)․

Подписи сторон:

 

 

 ___________________________

 От передающей стороны

 [ФИО‚ должность]

 
 

 ___________________________

 От принимающей стороны

 [ФИО‚ должность]

 
 

Особенности оформления в электронном виде

С учётом развития цифровых технологий многие архивы переходят на электронный документооборот․ При оформлении электронного акта следует учитывать:

• Использование электронных подписей‚ соответствующих требованиям ФЗ «Об электронной подписи»;
• Хранение акта в формате PDF/A (долговременное архивирование);
• Привязка к системе управления архивными документами (СУАД) – автоматическое заполнение полей из реестра;
• Обеспечение целостности и конфиденциальности (шифрование‚ контроль доступа)․

Ошибки‚ которых следует избегать

1. Отсутствие подписи одной из сторон․ Без подписи акт считается недействительным․
2. Неуказание полного перечня документов․ Это приводит к спорам о комплектности․
3. Неправильное указание кода фонда․ Ошибки в классификации затрудняют поиск и учёт․
4. Отсутствие описания состояния․ При возникновении повреждений будет сложно установить вину․
5. Неоформление приложений․ Описи и фотодокументация являются обязательными доказательствами․

Акт приема‑передачи документации в архив – ключевой документ‚ обеспечивающий законность и прозрачность процесса передачи архивных материалов․ Его правильное оформление позволяет:

• Гарантировать сохранность и целостность передаваемых документов;
• Обеспечить юридическую защиту обеих сторон;
• Упрощать последующий учёт и поиск в архивных фондах;
• Сократить риски возникновения споров и претензий․

Следуя рекомендациям‚ изложенным в данной статье‚ и используя предложенный шаблон‚ вы сможете подготовить корректный и полностью соответствующий нормативным требованиям акт приема‑передачи архивной документации․

Автор статьи: ChatGPT․ Дата публикации: 11 июля 2026 г․