Акт приема‑передачи документов – это официальный документ, фиксирующий факт передачи дел (архивных документов) от одной стороны (обычно от подразделения, отдела или организации‑передатчика) к другой стороне (архиву – собственному или государственному)․ Данный акт является юридически значимым доказательством того, что документы находятся в архиве, а их содержание и состояние зафиксированы на момент передачи․

Правовое основание

Оформление акта регулируется рядом нормативных актов:

• Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от );
• Приказ Минкультуры России № 30 от г․ «Об основных правилах работы архивов организаций» (Приложение 35 – образец бланка акта);
• Локальные нормативные акты организации (положение о кадровом делопроизводстве, регламент работы архивного отдела и т․п․)․

Эти документы определяют:

1. Сроки и порядок передачи документов;
2. Ответственных лиц за подготовку, передачу и приемку;
3. Требования к оформлению описи и самого акта․

Цели и задачи акта

• Документальное подтверждение передачи дел в архивное хранение;
• Фиксация полного перечня передаваемых документов (опись, количество экземпляров, сроки хранения);
• Определение ответственности сторон за сохранность и целостность документов;
• Обеспечение правовой защиты организации в случае споров о наличии или состоянии документов․

Состав и структура акта

Стандартный акт состоит из следующих разделов (можно адаптировать под локальные требования):

Пошаговая процедура оформления акта

4․1 Подготовительный этап

1. Определить перечень документов, подлежащих передаче (по срокам хранения, реорганизации, ликвидации и т․п;)․
2. Составить опись (шаблон Приложения 35 к Приказу Минкультуры)․ В описи указываются:
   • Номер и название дела;
   • Кол‑во листов/экземпляров;
   • Год создания;
   • Сроки архивного хранения;
   • Примечания (повреждения, недостачи)․
3. Назначить ответственных за подготовку (например, заведующего отделом кадров) и за приемку (главного архивариуса)․

4․2 Оформление акта

1. Заполнить шапку акта (реквизиты обеих организаций)․
2. Указать номер и дату акта․
3. Внести данные о сторонах (должность, ФИО, основание полномочий)․
4. В разделе «Предмет передачи» указать номер описи и её полное содержание․
5. Отметить состояние документов (при необходимости приложить акт проверки)․
6. Подписать акт обеими сторонами и поставить печати (если они используются)․
7. Приложить к акту опись и другие сопутствующие документы․

4․3 Передача документов

1. Упаковать документы согласно требованиям (защита от влаги, механических повреждений)․
2. Оформить транспортный лист (если передача происходит между разными зданиями/городами)․
3. Передать документы в архив, где их принимает ответственный архивариус и подписывает приемную часть акта․

4․4 Хранение и контроль

1. В архиве ввести полученные документы в реестр архивных фондов․
2. Обеспечить контроль доступа и условия хранения (температура, влажность)․
3. Сохранить оригинал акта в архиве и в подразделении‑передатчике (по 2‑м экземплярам)․

<!-- Шаблон акта приема‑передачи документов -->
<h1 style="text-align:center;">АКТ № ___ о приёме‑передаче архивных документов</h1>
<p>«<span style="border-bottom:1px solid #000;">Дата</span>» <span style="border-bottom:1px solid #000;">Месяц</span> <span style="border-bottom:1px solid #000;">Год</span></p>

<h2>1․ Стороны</h2>
<ul>
 <li><b>Передающая сторона:</b> ООО «Пример», ИНН 1234567890, КПП 123456789, 123456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․1․</li>
 <li><b>Ответственное лицо (передача):</b> Иванов И․И․, директор, действующий на основании Устава․</li>
 <li><b>Принимающая сторона (архив):</b> Архив организации ООО «Пример», ИНН 1234567890, 123456, г․ Москва, ул․ Архивная, д․2․</li>
 <li><b>Ответственное лицо (приём):</b> Петров П․П․, главный архивариус, действующий на основании приказа № 45 от г․</li>
</ul>

<h2>2․ Предмет передачи</h2>
<p>Передаются документы, указанные в описи № 12 от г․, включающей следующие дела:</p>
<ol>
 <li>Дело № 001/2020 «Кадровое делопроизводство», 1200 листов, оригиналы․</li>
 <li>Дело № 002/2021 «Бухгалтерская отчетность», 850 листов, копии․</li>
 <li>Дело № 003/2022 «Контракты с поставщиками», 540 листов, оригиналы․</li>
</ol>

<h2>3․ Состояние документов</h2>
<p>Все документы находятся в полном комплекте, без видимых повреждений․ При проверке выявлено отсутствие 2‑х листов в деле № 002/2021 (отмечено в Приложении А)․</p>
<h2>4․ Условия передачи</h2>
<p>Документы переданы в запечатанных коробках, маркированных согласно внутреннему регламенту․ Передача осуществлена г․ в помещение архивного отдела, помещение № 3, этаж 2․</p>

<h2>5․ Подписи сторон</h2>
<table border="0" cellpadding="5" style="width:100%;"> 
 <tr>
 <td style="text-align:center;">
 _______________________

 <b>Иванов И․И․</b>

 Директор ООО «Пример»

 (подпись) <br> (печать)
 </td>
 <td style="text-align:center;">
 _______________________

 <b>Петров П․П․</b>

 Главный архивариус ООО «Пример»

 (подпись) <br> (печать)
 </td>
 </tr>
</table>

<h2>6․ Приложения</h2>
<ul>
 <li>Опись передаваемых документов (Приложение A);</li>
 <li>Акт проверки состояния (Приложение B)․</li>
</ul>

Данный шаблон можно скопировать в любой текстовый редактор и адаптировать под конкретные требования организации․

Ответственность сторон

• Передающая сторона отвечает за:
  • Полноту и достоверность описи;
  • Состояние документов на момент передачи;
  • Соблюдение сроков передачи, указанных в локальном нормативном акте․
• Принимающая сторона (архив) отвечает за:
  • Приём и проверку соответствия фактического состояния документов описи;
  • Обеспечение условий архивного хранения;
  • Ведение реестра полученных дел и их дальнейшую инвентаризацию․

Типичные ошибки при оформлении акта и как их избежать

1. Отсутствие уникального номера акта․
   Решение: вести реестр актов с последовательной нумерацией (например, АП‑2026‑001)․
2. Неполная опись․
   Решение: проверять опись дважды – сначала ответственным за подготовку, затем независимым контролером․
3. Отсутствие подписи уполномоченного лица․
   Решение: в локальном регламенте чётко указать, какие документы подтверждают полномочия (устав, доверенность)․
4. Неуказание состояния документов․
   Решение: включать в акт раздел «Состояние документов» и при необходимости приложить отдельный акт проверки․
5. Неправильное хранение при передаче (неупакованные листы, отсутствие маркировки)․
   Решение: использовать фирменные архивные коробки, маркировать их согласно внутреннему каталогу․

Лучшие практики

• Разработать локальный нормативный акт «О порядке передачи документов в архив», где фиксируются сроки, ответственные лица и шаблоны документов․
• Вести электронный реестр актов (например, в 1С:Документооборот) – это упрощает поиск и контроль․
• Проводить периодический аудит архивных фондов (раз в год) с проверкой соответствия актам․
• Обучать персонал архивному делу: правила упаковки, заполнения описи, работы с бланками․
• При передаче в государственный архив использовать официальные бланки, утверждённые Росархивом (Приложение 35 к Приказу Минкультуры)․

Акт приема‑передачи документов – ключевой элемент системы архивного делопроизводства․ Он обеспечивает юридическую защищённость, упрощает контроль за перемещением документов и гарантирует их сохранность в архиве․ Правильное оформление акта, соблюдение нормативных требований и внедрение лучших практик позволяют организации эффективно управлять архивными фондами, минимизировать риски потери информации и соответствовать требованиям законодательства․

При необходимости адаптировать форму акта под специфические процессы (например, передача дел в военный учёт, в налоговый архив и т․п․), рекомендуется проконсультироваться с юридическим отделом или специалистом по архивному делу․

Полезные ссылки

• КонсультантПлюс – нормативные акты по архивному делу
• Росархив – формы и бланки (Приложение 35)
• Бухгалтерия․ru – образцы актов приема‑передачи