Процесс передачи документов в архив — это важная часть документооборота любой организации. Чтобы избежать потери ценных бумаг и зафиксировать факт перемещения дел юридически‚ используется акт приема-передачи документов на хранение в архив. В этой статье мы подробно разберем‚ зачем нужен этот документ‚ как его правильно составить и какие нормативные акты регулируют эту сферу.
Зачем нужен акт приема-передачи?
Акт выполняет сразу несколько важнейших функций:
- Юридическая фиксация: документ подтверждает‚ что ответственность за сохранность бумаг перешла от одного лица (или подразделения) к другому.
- Учет и контроль: акт служит основанием для внесения изменений в учетные данные архива.
- Защита при спорах: в случае утери или повреждения документов акт позволит установить‚ на ком лежала ответственность в момент инцидента.
Виды передачи документов в архив
Процедура передачи может проходить по-разному в зависимости от того‚ куда именно отправляются документы:
Передача в собственный (ведомственный) архив
Если компания сдает документы в свой внутренний архив‚ бумаги сдают с описью и подписывают внутренний акт приема-передачи. В этом случае форма документа обычно разрабатывается организацией самостоятельно‚ но она должна содержать все обязательные реквизиты первичного учетного документа.
Передача в государственный архив
Для передачи дел в государственный архив разработан специальный бланк. Прием архивных документов на хранение в государственный архив оформляется актом приема-передачи документов на хранение (п. 37.8 Приказа Росархива от N 24)‚ составляемым в двух экземплярах. Один из них остается в государственном архиве‚ другой — в организации-источнике комплектования (ОИК).
Передача при смене руководителя
Отдельно выделяют акт приема-передачи документов организации при смене руководителя или лица‚ ответственного за организацию хранения‚ комплектования‚ учета и использования архивных документов.
Нормативная база
Оформление дел к архивному хранению и их передача осуществляются в строгом соответствии с законодательством. На этот процесс влияют следующие нормативные акты:
- Закон об архивном деле (в частности‚ ч. 1 ст. 8 ТК РФ‚ ч. 2 ст. 13‚ ч. 5 ст. 14‚ ч. 4 ст. 18‚ ч. 3 ст. 21).
- Правила‚ утвержденные Приказом Росархива от N 77 (п. п. 2‚ 5‚ пп. «в» п. 216).
- Приказ Минюста России от N 394 (ред. от ) «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства».
- Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от N 56 (ред. от ).
Как правильно составить акт: структура и реквизиты
Независимо от того‚ составляется ли это акт по утвержденной форме для госархива или по внутреннему шаблону организации‚ в нем обязательно должны быть отражены следующие данные:
Шапка документа
В акте должно быть зафиксировано наименование организации‚ передающей документы на постоянное хранение‚ а также наименование государственного архива (или принимающего лица)‚ который принимает документы и их страховые копии на хранение.
Пример заполнения преамбулы:
ОАО «Воробушки» ИНН 341596512351‚ ОГРН 6723450987126 в лице старшего юриста Максимова Виктора Петровича‚ действующего на основании генеральной доверенности от г.‚ с одной стороны‚ передал‚ и ООО «КлаудМанэ» ИНН 562356809123‚ ОГРН 4568912376549 в лице ген. директора Ефимова Дмитрия Юрьевича‚ действующего на основании Устава‚ с другой стороны‚ в свою очередь‚ принял следующие документы:
Основная часть
Здесь располагается таблица или опись передаваемых дел. Указываются:
- Номера дел (по описи);
- Заголовки дел;
- Крайние даты документов в деле;
- Количество листов;
- Примечания (например‚ физическое состояние дела).
Заключительная часть
Документ завершается подписями сторон с расшифровкой и указанием должностей. Если передача осуществляется в государственный архив‚ акт утверждают руководители обеих сторон и ставятся гербовые печати.
Сдаточная опись как форма акта
Во многих случаях‚ особенно при передаче бумажных и электронных документов внутри организации‚ роль акта приема-передачи играет сдаточная опись. Алгоритм приема-передачи включает в себя категорирование передаваемых документов и тщательное заполнение этой описи. Практически у любой организации есть документы‚ которые по учетным данным архива числятся‚ а фактически нуждаются в перемещении‚ и опись помогает сверить теорию с практикой.
Где найти бланк и образец?
В интернете можно найти множество бесплатных типовых образцов. Форма акта приема-передачи документов и конвертов‚ возвращаемых в архив централизованной обработки данных‚ доступна для скачивания в формате Word. Вы можете скачать готовый акт приема-передачи документов в архив‚ вставить в него свои данные и использовать в работе.
Для передачи в государственный архив необходимо использовать строго утвержденные формы (например‚ Приложение 35 к пп. 6.4.1.1‚ 6.4.1.2)‚ которые можно найти в системах вроде «КонсультантПлюс» или на официальных сайтах Росархива.
Правильное оформление акта приема-передачи на хранение в архив — это гарантия сохранности документации и защита от юридических рисков. Соблюдайте установленные правила‚ используйте корректные бланки и всегда сверяйте фактическое наличие дел с описью. Скачайте шаблон бесплатно‚ проконсультируйтесь с юристом при необходимости и обеспечьте надежный архивный учет в вашей организации.