Архив города Ново, это не просто хранилище старых бумаг, а ключевой институт социальной памяти, обеспечивающий непрерывность поколений, правовую защищенность граждан и прозрачность власти. В статье подробно рассматриваются история образования, структура фондов, современные услуги для граждан и бизнеса, а также перспективы цифровизации архивного дела на примере муниципального архива города Ново.

Исторический обзор: от канцелярии к современному архиву

Зарождение архивного дела в городе

История Архива города Ново неразрывно связана с историей самого города. Первые документы, формировавшие ядро будущего архива, появлялись еще в канцеляриях уездных управлений, городских дум и управлений народного хозяйства дореволюционного периода. Систематическое сбор и хранение документов началось в советское время — в 1920–1930-е годы, когда была создана сеть государственных архивов.

Ключевые этапы развития

• 1920–1940-е гг.: Формирование Архивного отдела (управления) при исполкоме городского Совета депутатов трудящихся. Сбор документов ликвидированных дореволюционных учреждений, церквей, поместных хозяйств.
• Великая Отечественная война: Эвакуация ценнейших фондов, работа в условиях тыла, документирование подвигов городских жителей и работы предприятий-эвакуэтов.
• 1960–1980-е гг.: Переезд в специализированное здание с климатическими камерами. Внедрение научной описи фондов, начало составления путеводителей.
• 1990-е – настоящее время: Переход на новое правовое поле (ФЗ «Об архивном деле в РФ»), департизация фондов, открытие ранее секретных документов, начало массовой цифровизации.

Структура и состав архивных фондов

На общий объем архивных фондов Архива города Ново составляет более 500 тысяч единиц хранения за период с XVIII века по настоящее время. Фонды разделены на несколько ключевых групп:

Дореволюционный период (до 1917 г.)

• Документы городской думы и городской управы.
• Материалы уездного земского собрания и земской управы.
• Документы приходских и волостных управлений.
• Метрические книги церквей различных исповед (ценнейший источник для гениалогии).
• Документы купеческих и мещанских управлений, гильдий и ремесленных артелей.

Советский период (1917–1991 гг.)

• Протоколы и решения городского и районных Советов депутатов трудящихся.
• Документы исполкомов Советов (хозяйственные, социальные, кадровые вопросы).
• Фонды городских предприятий и организаций: заводов, фабрик, тракторных заводов, строительных трастов, ЖЭКов, учебных заведений.
• Персональные фонды выдающихся жителей города: Героев Советского Союза, почётных граждан, ученых, писателей, артистов.
• Коллекция советской периодики (газета «Новские известия», «Комсомолец Ново» и др.).

Современный период (с 1991 г. по н.в.)

• Документы Администрации города и Думы города Ново.
• Материалы муниципальных выборов, референдумов, общественных слушаний.
• Архивы ликвидированных и реорганизованных муниципальных учреждений (школы, больницы, дома культуры).
• Фото-, кино- и фоно документы, видеозаписи городских мероприятий.
• Веб-архив: сохраненные копии официального сайта администрации и порталов госуслуг города.

Основные функции и полномочия

Деятельность Архива города Ново регулируется Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Уставом города и локальными нормативными актами.

1. Государственная регистрация и учет архивных фондов. Ведение Единого государственного реестра архивных фондов (ЕГРАФ) на уровне муниципального образования.
2. Обеспечение сохранности документов. Создание специальных условий хранения (температура 18±2°C, влажность 50±5%), противопожарная защита, биозащита, реставрация и консервация поврежденных документов.
3. Научно-справочная работа. Составление описей, путеводителей, тематических указателей, ввод данных в автоматизированные информационные системы (АИС).
4. Предоставление архивной информации. Выдача справок, выписок, заверенных копий документов гражданам и организациям (пENSIONные, жилищные, земельные, гениалогические запросы).
5. Экспертиза документов на предмет исторической ценности. Участие в экспертных комиссиях организаций-образователей архивов по вопросам сроков хранения и утилизации документов.
6. Просветительская и издательская деятельность. Организация выставок, публикация сборников документов, проведение уроков «Архив — школе», экскурсий.

Услуги для граждан и организаций

Архив города Ново предоставляет широкий спектр услуг, большинство из которых доступны в электронном виде через портал Госуслуг (ЕПГУ) и официальный сайт архива.

Социально-правовые справки (наиболее востребовано)

>

Тематические и научные запросы

• Поиск документов по истории города, предприятий, улиц, зданий;
• Предоставление копий планов города, схем застройки, проектов зданий (для проектировщиков, ЖЭКов, собственников).
• Доступ к деловой переписке администрации для исследователей, журналистов, студентов (по согласованию с хранителем фонда).

Платные услуги

Стоимость услуг устанавливается в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 1471 и локальными актами. Оплата производится через квитанцию Сбербанка/Почты Банка или на терминале в читальном зале. Льготные категории граждан (ветераны, инвалиды, участники ЧАЭС) освобождаются от оплаты за социально-правовые справки.

Цифровая трансформация: «Цифровой архив города Ново»

С 2018 года Архив города Ново реализует стратегию «Цифровой архив», направленную на перевод фондов в электронный вид и предоставление дистанционных услуг.

Массовая цифровизация

• Объем: Ежегодно оцифровывается более 500 тысяч листов документов (метрические книги, описи, фотоснимки, планы).
• Оборудование: Планетные сканеры для скрепленных томов, проходные сканеры для развязных документов, слайд-сканеры для негативов.
• Стандарты: Формат TIFF (мастер-копии, 300–600 dpi) для хранения, JPEG/PDF (пользовательские копии) для выдачи.

Электронный читальный зал и Личный кабинет

На официальном сайте archive-novo.ru (примерный адрес) функционирует модуль «Электронный инвентарь»:

• Поиск по описям (полнотекстовый поиск по названиям дел).
• Просмотр оцифрованных дел в просмотрщике (IIIF-стандарт).
• Подача запроса на справку через Личный кабинет пользователя с отслеживанием статуса.
• Оплата услуг онлайн через интеграцию с ЕРИП/СБП.

Веб-архивирование

С 2020 года ведется регулярный сбор (краулинг) официальных сайтов органов местного самоуправления, бюджетных учреждений города для формирования Веб-архива города Ново. Это позволяет сохранять историю принятия решений, публикацию нормативных актов и новостей в «родном» цифровом формате.

Реставрация и консервация: спасение уникальных экземпляров

В Архиве города Ново функционирует реставрационная мастерская, оснащенная современным оборудованием (прессы вакуумные, столы с аспирацией, микроклиматические камеры для сушки).

Основные направления работ:

• Биологическая дезинфекция: Обработка документов, пострадавших от грибка, насекомых, грызунов (газирование, обработка УФ/озоном).
• Механическая очистка: Удаление пыли, сажи, следов склеяния скотчем (удаление клеевого слоя растворителями).
• Укрепление бумаги: Метод «листования» (lamination) — только для документов без исторической ценности первоисточника; для ценных — наполнение бумаги целлюлозным клеем (японская технология) или наполнение на нетканом основании.
• Сборка и переплет: Восстановление кодексов, переплет описей в твердую обложку из архивного картона.

Приоритет реставрации: Дореволюционные метрические книги, уникальные планы города XIX века, документы с автографами исторических личностей.

Правовой режим доступа и защита персональных данных

Доступ к документам Архива города Ново регулируется ст. 22 ФЗ № 125-ФЗ и ст. 15 ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных».

Сроки ограничения доступа

• 75 лет — документы, содержащие сведения, составляющие тайну частной жизни (персональные дела, медицинские карты, судебные дела гражданских дел).
• 30 лет — документы, содержащие сведения, составляющие коммерческую, налоговую, банковскую тайну.
• 10 лет — документы оперативно-розыскного учета (после прекращения производства по делу).

Важно: Гражданин имеет право на доступ к документам, содержащим сведения о его частной жизни, без ограничения сроков (предъявив паспорт). Наследники получают доступ после 75 лет или по решению суда.

Порядок работы в читальном зале

1. Регистрация читательского билета (паспорт + фото 3×4 или электронное фото).
2. Заказ дел через электронный каталог или картотеку (предзаказ за 1–2 дня ускоряет выдачу).
3. Работа с оригиналами только карандашом, в перчатках (при необходимости), без флеш-светов при фотографировании (разрешена съемка на фотоаппарат/телефон без штатива и вспышки для личных нужд).
4. Запрещено вносить в читальный зал ручки, еду, напитки, сумки (оставляются в шкафчиках).

Просветительская деятельность и социальные проекты

Архив города Ново, активный участник культурной жизни города.

• Проект «Ново в лицах»: Серия выставок и буклетов о почётных гражданах, героях труда и войны.
• Школа юного архивиста: Занятия для старшеклассников по поиску истории своей семьи, работе с метрическими книгами, основам архивоведения.
• Ночь в архиве / День архивиста (10 марта): Открытые двери, квесты по читальному залу, лекции историков.
• Издательская программа: Выпуск сборника «Новский архивный вестник», воспоминаний старожилов, фотоальбомов «Ново: вчера, сегодня, завтра».

Перспективы развития до 2030 года

Стратегия развития Архива города Ново на ближайшие 5 лет включает ключевые инициативы:

1. Полный перевод на электронное документооборот (ЭДО) приема запросов: Отказ от бумажных входящих/исходящих, интеграция с АИС «Госархив» и региональными системами.
2. Внедрение ИИ для распознавания текстов (OCR/HTR): Автоматическое считывание рукописных текстов XVIII–XIX вв. (метрические книги, ревизские сказки) для полнотекстового поиска.
3. Создание 3D-туров по историческому центру: На основе архивных планов и фотографий для туристического портала города.
4. Модернизация хранилищ: Внедрение систем инертного газового пожаротушения (азот/аргон) вместо водяных/порошковых для исключения повреждения документов при пожаре.
5. Краудсорсинг описи: Привлечение волонтеров (старожилов, гениалогов) к расшифровке рукописных текстов через специализированную платформу.

Контакты и реквизиты (Справочная информация)

Внимание: Ниже приведены образцовые реквизиты. Актуальные адреса, телефоны и часы работы обязательно уточняйте на официальном сайте администрации города Ново или на портале Госуслуг.

Архив города Ново выполняет миссию хранителя исторической правды и гаранта прав граждан. Переход от «скрижалей к серверам» не отменяет фундаментальных принципов архивной науки — достоверности, подлинности и доступности документов. Благодаря системной работе по цифровизации, внедрению электронных сервисов и просветительской деятельности, Архив города Ново становится открытой, понятной и высокотехнологичной платформой для взаимодействия общества с историческим наследием и административной памятью города.

Статья подготовлена на основе открытых данных о структуре муниципальных архивов РФ, ФЗ № 125-ФЗ, типовых регламентах архивных учреждений и стратегиях цифровизации культурного наследия. Для получения конкретной справки или документа обращайтесь непосредственно в Архив города Ново.