Архив личного состава – это специализированный фонд, где храняться сведения о военнослужащих, сотрудниках органов внутренних дел, правоохранительных и иных государственных структур Краснодарского края. Доступ к этим материалам регулируется законодательством РФ и региональными нормативными актами.
Исторический контекст и правовая база
Понятие «архив» появилось в русском законодательстве ещё при Петре I, однако систематическое хранение личных дел государственных служащих начало формироваться в XIX‑XX вв. В современной России деятельность архивов регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2002 г.);
- Федеральный закон № 3‑ФЗ «Об организации государственных архивов» (2006 г.);
- Закон Краснодарского края «О государственных архивах края» (2021 г.);
- Приказы Министерства обороны РФ и МВД РФ о порядке формирования и хранения личных дел.
Организационная структура архива
Архив личного состава Краснодарского края входит в состав Государственного архива Краснодарского края (ГАКК). Основные подразделения:
- Отдел кадровой документации – собирает и классифицирует личные дела, приказы, наградные листы.
- Отдел военной службы – хранит сведения о военнослужащих, их званиях, наградах, переводах.
- Отдел цифровой обработки – отвечает за сканирование, оцифровку и размещение материалов в электронных базах.
- Служба доступа и выдачи – обеспечивает запросы граждан, исследователей и государственных органов.
Какие документы хранятся в архиве?
В архиве личного состава Краснодарского края находятся следующие типы документов:
- Личные дела сотрудников (военнослужащих, сотрудников МВД, ФСБ, МЧС и др.);
- Приказы о приёме, переводе, увольнении, награждении;
- Военно-учётные листы, карточки учёта;
- Документы о прохождении медицинских осмотров и боевой подготовки;
- Служебные характеристики, отзывы о службе;
- Фотографии, копии наградных медалей и знаков отличия;
- Электронные версии документов, созданные после 2015 г.
Доступ к архивным материалам
Доступ к материалам архива регулируется в соответствии с ФЗ «Об архивном деле» и региональными нормативами. Существует три уровня доступа:
- Открытый доступ – публичные документы, срок хранения которых истёк, либо они не подпадают под ограничения (например, списки награждённых).
- Ограниченный доступ – документы, содержащие персональные данные, доступные только уполномоченным лицам (служебный персонал, родственники с согласия).
- Запретный доступ – сведения, охраняемые в интересах государственной безопасности (например, сведения о спецслужбах).
Для получения копий документов необходимо подать запрос в письменной форме (по почте, через электронный портал или лично в архив). Запрос должен включать:
- ФИО заявителя;
- Подтверждение права доступа (служебное удостоверение, доверенность, согласие субъекта персональных данных);
- Точное описание искомого документа (номер личного дела, период, тип приказа и т.д.);
- Контактные данные для обратной связи.
Оцифровка и электронный доступ
С 2020 г. в ГАКК реализован проект «Цифровой архив личного состава», цель которого – перевести более 80 % бумажных материалов в электронный вид. Основные особенности проекта:
- Сканирование оригиналов в формате PDF/A‑2b с разрешением 300 dpi;
- Метаданные: ФИО, звание, дата рождения, период службы, тип документа;
- Хранение в защищённом облачном хранилище с резервным копированием;
- Доступ через публичный портал архива (только открытые документы).
Для получения электронных копий документов, подпадающих под открытый доступ, достаточно зарегистрироваться на портале и оформить запрос онлайн. После одобрения заявки копия будет доступна для скачивания в течение 5‑10 рабочих дней.
Как найти нужный документ?
Существует несколько способов поиска:
- Электронный каталог – поиск по ФИО, номеру личного дела, дате издания приказа.
- Путеводители и описи – традиционные бумажные справочники, доступные в читальном зале архива.
- Консультация архивных специалистов – можно записаться на приём и получить помощь в формулировании запроса.
Практические рекомендации для исследователей
Если вы планируете работать с архивом личного состава, обратите внимание на следующие советы:
- Тщательно подготовьте запрос – чем точнее указаны реквизиты (номер дела, даты, тип документа), тем быстрее будет обработан запрос.
- Учитывайте сроки хранения: некоторые документы могут быть удалены в соответствии с положением о сроках хранения архивных фондов.
- При работе с персональными данными соблюдайте закон о персональных данных (ФЗ‑152).
- Если вам нужны копии документов для публикаций, укажите цель использования – это ускорит процесс согласования.
Контактная информация архива
Государственный архив Краснодарского края (отдел личного состава)
Адрес: 350000, г. Краснодар, ул. Пушкинская, 12
Телефон: +7 (861) -34‑56‑78
Электронная почта: archive@krasnodar.ru
Рабочие часы: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (без обеда)
Сайт: https://archive.krasnodar.ru
Архив документов личного состава Краснодарского края – важный источник информации о служебной истории региона. Благодаря современным процессам оцифровки и открытым электронным сервисам, доступ к материалам стал более удобным, однако соблюдение правовых норм и защита персональных данных остаются приоритетом. При правильном подходе архив может стать надёжным помощником как для государственных органов, так и для историков, генеалогов и простых граждан.
Дата актуализации статьи: 06:15:28