Архив Министерства имущественных и земельных отношений Республики Крым (далее – Архив Министерства) является структурным подразделением министерства, отвечающим за хранение, комплектование, учёт и использование документального наследия, образующегося в ходе деятельности ведомства. Ниже представлен обзор его правовой основы, организации работы, основных функций и взаимодействия с государственными архивными учреждениями.
Правовая основа деятельности Архива Министерства
Основным нормативным актом, регулирующим деятельность Архива Министерства, является Положение об Архиве Министерства имущественных и земельных отношений Республики Крым, утверждённое Приказом Минимущества Республики Крым от 21 января 2020 г. № 132 (источник [2]). В этом документе закреплены:
- Утверждение самого Положения (Приложение 1).
- Утверждение Порядка работы с архивными документами в Архиве Министерства (Приложение 2).
- Обязанность сектора архивной работы управления государственной гражданской службы, противодействия коррупции и архивной работы ознакомить с приказом руководство министерства.
- Признание утратившим силу предыдущего приказа Министерства «Об утверждении Положения о ведомственном архиве Министерства имущественных и земельных отношений Республики Крым» от № 362.
- Назначение контроля за исполнением приказа министру имущественных и земельных отношений Республики Крым.
Помимо указанного приказа, Архив Министерства руководствуется:
- Федеральными законами и нормативными актами РФ в сфере архивного дела и делопроизводства;
- Законами и нормативными актами Республики Крым;
- Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях;
- Нормативными правовыми актами Министерства имущественных и земельных отношений Республики Крым;
- Настоящим Положением об Архиве Министерства.
Структура и место в организационной схеме министерства
Архив Министерства входит в состав управления государственной гражданской службы, противодействия коррупции и архивной работы Министерства. Его деятельность обеспечивают государственные гражданские служащие, относящиеся к сектору архивной работы указанного управления.
Организационно‑методическое руководство деятельностью Архива Министерства осуществляет соответствующее государственное архивное учреждение Республики Крым – Государственный комитет по делам архивов Крыма Республики Крым (Госкомархив Республики Крым).
Основные функции Архива Министерства
Согласно Положению, Архив Министерства выполняет следующие задачи:
- Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документов со сроком хранения свыше 10 лет (в т.ч. по личному составу), образовавшихся в процессе деятельности министерства.
- Комплектование архивного фонда – формирование новых дел, включение в них поступающих документов согласно установленным номенклатурам дел.
- Учёт архивных документов – ведение описей, карточек, электронных баз данных, обеспечивающих быстрый поиск и доступ к информации.
- Подготовка документов к передаче на постоянное хранение в Государственное казенное учреждение Республики Крым «Государственный архив Республики Крым» (Госархив Республики Крым).
- Обеспечение использования архивных материалов для служебных нужд министерства, а также для научных, образовательных и правовых целей по запросам заинтересованных лиц (в установленном порядке).
- Контроль и отчётность – Архив Министерства работает по планам, утверждаемым министром имущественных и земельных отношений Республики Крым, и регулярно отчитывается перед ним о выполнении поставленных задач.
Взаимодействие с Государственным архивом Республики Крым
Одной из ключевых функций Архива Министерства является подготовка документов к передаче на постоянное хранение в Государственный архив Республики Крым. Этот процесс включает:
- Определение документов, подлежащих долгосрочному сохранению (срок хранения более 10 лет или постоянное хранение).
- Оформление описей и передаточных актов в соответствии с требованиями Госкомархива Республики Крым.
- Физическую подготовку дел (ремонт, консервация, упаковка) перед их передачей.
- Сдачу документов в Госархив Республики Крым и получение подтверждающих документов о приёме.
После передачи документы становятся частью фонда Государственного архива и доступны для широкого круга пользователей в соответствии с законодательством о доступе к архивным материалам.
Контроль и руководство деятельностью Архива Министерства
Контроль за исполнением приказа № 132 и соблюдением Положения возложен на министра имущественных и земельных отношений Республики Крым. Министр также утверждает годовые планы работы Архива, утверждает бюджет на его содержание и рассматривает отчёты о выполненной работе.
Организационно‑методическое руководство, как уже отмечалось, осуществляет Госкомархив Республики Крым, который предоставляет методические рекомендации, проводит проверки и оказывает консультативную помощь по вопросам архивного дела.
Архив Министерства имущественных и земельных отношений Республики Крым играет важную роль в сохранении documentalного наследия ведомства, обеспечивая его доступность для текущей деятельности и будущих поколений. Чётко прописанная правовая база, чёткая структура взаимодействия с государственными архивными учреждениями и системный подход к комплектованию, хранению и использованию документов позволяют Архиву эффективно выполнять свои функции и способствовать прозрачности и открытости работы министерства.
Для более детального изучения нормативных документов рекомендуется ознакомиться с полным текстом Приказа Минимущества Республики Крым от 21 января 2020 г. № 132 и приложениями к нему, доступными по ссылке: https://docs.cntd.ru/document/561686686.
Информация актуальна на 01:46:02 (). Источники: https://mio.mosreg.ru/ (основной сайт Министерства имущественных отношений Московской области) и https://docs.cntd.ru/document/561686686 (текст приказа и Положения).