Архив нотариальной конторы – это не просто хранилище бумаг, а важный элемент системы нотариального делопроизводства, от которого зависят законность и сохранность нотариальных действий. В статье рассмотрены нормативные основы, основные функции архивариуса, порядок формирования и передачи архивных документов, а также требования к специалисту, работающему в этой сфере.

Общие положения о нотариальном архиве

Нотариальная контора обязана вести архив всех нотариальных документов, храня их в соответствии с установленными сроками и правилами. Архив служит:

• источником доказательств в случае споров;
• инструментом контроля за соблюдением сроков хранения;
• материалом для передачи в нотариальный архив палаты после истечения установленного срока.

Согласно Статье 16 Основ законодательства РФ о нотариате, нотариус обязан обеспечить сохранность нотариальных документов на бумажном носителе до их передачи в архив нотариальной палаты.

Законодательная база

Ключевые нормативные акты, регулирующие работу с архивом:

1. Федеральный закон от  № 588‑ФЗ – уточняет обязанности нотариуса по изготовлению копий и скан‑образов документов.
2. Федеральный закон от  № 339‑ФЗ (в ред. от  № 145‑ФЗ) – устанавливает сроки передачи документов в нотариальный архив (10 лет) и порядок их электронного копирования.
3. Федеральный закон от  № 338‑ФЗ – регламентирует условия функционирования нотариальной конторы, включая требования к вывескам и информационному обеспечению.
4. Методические рекомендации Федеральной нотариальной палаты (2023‑2025 гг.) – порядок сканирования и передачи документов в ЕИС.

Основные функции архивариуса (делопроизводителя‑архивариуса) в нотариальной конторе

Согласно вакансии делопроизводитель‑архивариус в нотариальную контору, типичный набор задач выглядит следующим образом:

• Работа с архивом: прием, классификация, регистрация и хранение оригиналов и копий документов.
• Оформление запросов: подготовка справок (ЕГРН, кадастровая стоимость, справка о содержании и др.) для клиентов.
• Ведение реестров: запись всех поступивших и выданных документов в специальные реестры (реестр входящей/исходящей корреспонденции, реестр архивных дел).
• Сканирование и передача в ЕИС: создание электронных образов документов и их загрузка в Единую информационную систему нотариата (ЕИС).
• Контроль сроков хранения: отслеживание даты начала отсчёта 10‑летнего срока, подготовка документов к передаче в нотариальный архив.
• Взаимодействие с нотариусом и клиентами: консультирование по вопросам получения копий, подтверждение подлинности, выдача справок.
• Внутреннее делопроизводство: работа с входящей и исходящей корреспонденцией, оформление служебных записок, подготовка протоколов заседаний.

Порядок формирования и передачи архивных документов

Сроки хранения

Нотариальные документы на бумажном носителе хранятся в конторе до 10 лет с 1 января года, следующего за годом, в котором производство по делу завершено. После этого они передаются в нотариальный архив палаты.

Этапы подготовки к передаче

1. Идентификация дел, подлежащих передаче. Система реестров позволяет быстро отобрать документы, срок хранения которых истёк.
2. Изготовление копий. По требованию закона, перед передачей необходимо создать электронные образы всех документов (скан‑файлы в формате PDF/A).
3. Проверка качества сканов. Образ должен быть читаемым, без искажений, с полной нумерацией страниц.
4. Загрузка в ЕИС. Копии загружаются в систему по протоколу, установленному Федеральной нотариальной палатой.
5. Подготовка пакета для архива. Оригиналы упаковываются в специальные архивные коробки, маркируются номером дела и датой передачи;
6. Передача уполномоченному сотруднику палаты. Доставка осуществляется в соответствии с правилами нотариального делопроизводства (курьер, личный транспорт).

Ответственность

Нарушение сроков или порядка передачи может привести к административной ответственности нотариуса и к дисциплинарным мерам в отношении архивариуса (пункт о ответственности стажера в поправках 2023 года).

Электронный архив и ЕИС

С 2023 года Федеральная нотариальная палата получила право делать копии всех нотариальных документов и передавать их в ЕИС. Это нововведение существенно ускорило процесс формирования архивов:

• Сократилось время, затрачиваемое на сканирование (поскольку палата может выполнять эту функцию самостоятельно).
• Уменьшилась вероятность потери оригиналов – электронные копии хранятся в облачной системе с резервным копированием.
• Повысилась доступность информации для проверяющих органов и судов.

Тем не менее, архивариус остаётся ответственным за:

• корректность метаданных (номер дела, дата, тип документа);
• соблюдение требований к формату PDF/A‑2b;
• контроль доступа к электронным образам (защита от несанкционированного копирования).

Требования к специалисту, работающему в архиве нотариальной конторы

Вакансия (см. источник [2]) указывает на следующий набор квалификаций:

• Образование: высшее (юридическое или экономическое предпочтительно).
• Опыт работы: от 1 года в делопроизводстве или архивировании.
• Профессиональные навыки:
  • быстрая печать (не менее 60 симв/мин);
  • умение работать в коллективе и многозадачность;
  • стрессоустойчивость и аккуратность;
  • владение ПК: Microsoft Word, специализированные программы ЭКСПРЕСС, ЕНОТ;
  • знание правил оформления и хранения нотариальных документов.
• Личностные качества: грамотность, вежливость, готовность к самообразованию, умение чётко излагать мысли.
• График работы: 09:00–19:00, 6 дней в неделю (воскресенье + один выходной в будний день).

Типичный рабочий день архивариуса

Ниже – примерный план дня (время условно):

Ошибки и риски, которых следует избегать

• Неправильная классификация документов. Ошибки в нумерации или указании типа дела могут привести к потере доступа к нужному документу.
• Отсутствие электронных копий. При передаче оригиналов без сканов нарушается требование ФЗ № 339‑ФЗ.
• Нарушение сроков хранения. Своевременная передача в архив обязательна; просрочка влечёт административную ответственность.
• Недостаточная защита электронных образов. Отсутствие шифрования или контроля доступа может стать основанием для утечки конфиденциальных сведений.
• Неучёт поправок 2023‑2024 гг. Стажёры теперь несут ответственность за разглашение сведений; игнорирование этого факта может привести к дисциплинарным мерам.

Перспективы и развитие профессионального направления

С учётом цифровизации нотариального дела роль архивариуса трансформируется:

• Увеличивается доля работы с электронными документами и системами автоматизации (EIS, CRM‑системы).
• Появляются новые квалификации – специалист по электронному архивированию, администратор доступа к ЕИС.
• Возможны карьерные переходы в нотариальные палаты (управление региональными архивами) или в государственные архивные учреждения.

Для успешного профессионального роста рекомендуется:

1. Регулярно повышать квалификацию (не реже одного раза в 4 года, в т.ч. онлайн‑курсы).
2. Осваивать новые программные продукты (например, «Электронный архив нотариата»).
3. Следить за изменениями законодательства (ФЗ № 588‑ФЗ, 339‑ФЗ, 338‑ФЗ и их поправки).

Работа в архиве нотариальной конторы – это сочетание юридической точности, технической грамотности и организационной дисциплины. Соблюдение нормативных требований, своевременное сканирование и передача документов в ЕИС, а также профессиональная подготовка сотрудника позволяют гарантировать надёжную сохранность нотариальных актов и поддерживать высокий уровень доверия к нотариальной системе.

Помните: каждый документ в архиве – это часть правовой истории клиента, а от правильности его хранения зависит законность будущих сделок.