Архив отдела образования администрации города Мурманска — это структурное подразделение, обеспечивающее сохранность, учет и выдачу документов, касающихся деятельности образовательных учреждений города. Взаимодействие с архивом необходимо гражданам для получения дубликатов документов об образовании, справок о периоде обучения, а также для подтверждения трудового стажа педагогических работников.

Основные функции архива

• Формирование архивных фондов: прием дел от школ, гимназий, лицеев, детских садов и структурных подразделений отдела образования по истечении сроков хранения в ведомственных архивах учреждений.
• Обеспечение сохранности: создание необходимых условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность) для бумажных и электронных носителей.
• Научно-справочная работа: составление описей, путеводителей, карточек учета для быстрого поиска документов.
• Предоставление документов: выдача архивных справок, заверенных копий и выписок гражданам и организациям.
• Цифровизация: сканирование ценных и часто запрашиваемых фондов для удаленного доступа и сохранения оригиналов.

Какие документы хранятся в архиве?

Состав фондов архива отдела образования Мурманска включает, но не ограничивается следующими категориями дел:

Документы об образовании (личные дела учащихся)

1. Личные дела учащихся (для старших классов средних школ, лицеев, гимназий).
2. Журналы отчисленных/переведенных/закончивших учащихся.
3. Ведомости государственной итоговой аттестации (ГИА, ЕГЭ, ОГЭ) прошлых лет.
4. Справки об образовании (дубликаты аттестатов, дипломов, свидетельств), выдаются на основании хранимых журналов и ведомостей.

Кадровые документы (личные дела работников)

• Личные карточки учителей, воспитателей, методистов, руководящего состава (Т-2).
• Приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, назначении зарплат.
• Личные дела педагогических работников (автобиографии, характеристики, копии документов об образовании, справки о присвоении квалификационных категорий).
• Трудовые книжки (в случаях, когда они не были выданы на руки при увольнении до 2000-х годов или хранятся в архиве организации-ликвидаторе).

Организационно-распорядительная документация

• Приказы и распоряжения главы отдела образования / директора департамента.
• Планы работы отдела образования, отчеты о выполнении планов.
• Документы по лицензированию, аккредитации и государственной регистрации учебных заведений.
• Протоколы совещаний, заседаний коллегиумов, методических советов.

Документы ликвидированных и реорганизованных учреждений

Особую ценность представляют фонды закрытых школ, интернатов, детских садов, домов пионеров, станций юных техников, которые переданы в архив отдела образования или в Государственный архив Мурманской области.

Реquisites и контакты (Актуальная информация)

Важно: Контактные данные, адреса приема граждан и реквизиты могут меняться. Перед визитом обязательно уточните актуальную информацию на официальном сайте администрации Мурманска или по телефону.

Порядок получения архивной справки или дубликата документа

Способ 1: Через портал «Госуслуги» (Рекомендуемый)

1. Авторизуйтесь на Госуслугах (подтвержденная учетная запись).
2. Найдите услугу: «Получение дубликата документа об образовании» или «Получение справки из архива образовательной организации».
3. Заполните заявление (данные подтянутся из профиля). Укажите название школы/сада, год окончания/ухода.
4. Подпишите заявление ЭЦП (СМС/Приложение Госключ).
5. Получите уведомление о готовности. Документ можно получить:
   • В личном кабинете (электронный вариант с ЭЦП).
   • В МФЦ «Мои Документы».
   • По почте (Почта России).
   • В самом архиве/ЦИЦ (при личном визите).

Способ 2: Личное обращение в Архив / ЦИЦ / МФЦ

Необходимые документы:

• Паспорт гражданина РФ (оригинал).
• Заявление по установленному образцу (заполняется на месте или заранее с сайта).
• Документы, подтверждающие смену ФИО (свидетельство о браке/разводе, решение суда) — если фамилия изменилась относительно документа об образовании.
• Доверенность (нотариальная или простая письменная, заверенная в архиве/МФЦ) — если обращается представитель.

Сроки: По закону об архивном деле, до 30 календарных дней с момента регистрации обращения. На практике через Госуслуги или в МФЦ часто готовят за 3–10 рабочих дней.

Стоимость: Выдача архивных справок и заверенных копий гражданам для личных нужд — бесплатно (ст. 22 ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ»). Плата взимается только за сложные поиски (более 1 часа работы архивариуса) или за изготовление копий на платных носителях, но сама справка бесплатна.

Что делать, если документа нет в архиве отдела образования?

Иногда архив отдела образования отвечает отказом (документы не найдены, фонд не полный, учреждение не передавало дела). В таком случае действуйте по алгоритму:

1. Обратитесь в Государственный архив Мурманской области (ГАМО). Там хранятся фонды ликвидированных учреждений до 1990-х годов, а также фонды управления народного образования (РОНО/ГОНО). Адрес: г. Мурманск, ул. Сойна, д. 14. Сайт: ga-murman.ru.
2. Обратитесь в архив образовательного учреждения-правопреемника. Если школа была реорганизована (слияние, присоединение), дела могут храниться в действующей школе-преемнице.
3. Заявите в суд. Если архивы не могут подтвердить факт обучения/работы (утеряны дела, сгорели, утеряны при переезде), факт можно установить в судебном порядке (ст. 264 ГПК РФ). Для этого соберите любые косвенные доказательства: фото, свидетельские показания, справки с мест работы родителей за тот период, медицинские карты, квитанции за питание в саду/школе.

Специфика запросов для подтверждения трудового стажа (Пенсионный фонд / СФР)

Для назначения пенсии СФР (бывший ПФР) запрашивает архивные справки о заработной плате за периоды до 1991 года (или до 2000 года, если работодатель не передал данные в ИАС СФР).

• Справка о заработке (форма 1-л/с или произвольная форма архива) выдается на основании ведомостей начисления зарплаты, лицевых счетов, приказов о зарплате.
• Если в архиве отдела образования нет кадровых дел/зарплатных ведомостей (они могли передаться в Городской архив или ГАМО), архивист обязан выдать официальный отказ с указанием, куда переданы дела.
• С отказом от архива обращайтесь в указанное архивное учреждение или в ГАМО.

Цифровые ресурсы и электронные базы

В Мурманской области ведется активная работа по цифровизации архивных фондов.

• Единая государственная автоматизированная информационная система (ЕГАИС) / ФИС ФРДО: Данные о документах об образовании (выданные аттестаты, дипломы) с 2013–2014 гг. заносятся в федеральный реестр. Справки по этим годам часто формируются автоматически через Госуслуги без участия архивариуса.
• Информационная система «Образование Мурманска» / «Сетевой город. Образование»: Содержит данные текущих учащихся, но не исторические архивные фонды.
• Сайт ГАМО: Доступны путеводители и описи фондов управления образования области/города за советский период;

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Могу ли я получить дубликат аттестата 1985 года выпуска через Госуслуги?

Да, можно подать заявление. Но если данные не занесены в ФРДО (Федеральный реестр документов об образовании), запрос будет перенаправлен в архив отдела образования или ГАМО на бумажный поиск. Срок ответа увеличится до 30 дней.

Школа, в которой я учился, закрылась/сгорела/переехала. Куда идти?

Делом школы-правопреемницей или архивом отдела образования / ГАМО. Начните с обращения в Архив отдела образования администрации Мурманска — они ведут учет, куда переданы фонды ликвидированных школ.

Нужно ли платить за архивную справку для пенсии?

Нет. Согласно ст. 22 ФЗ «Об архивном деле в РФ», выдача архивных справок гражданам для обеспечения их прав (пенсия, льготы, стаж) осуществляется бесплатно.

Можно ли заказать справку по почте, если я живу в другом городе?

Да. Направьте письменное заявление (можно по почте или через форму на сайте администрации/Госуслуг) с указанием почтового адреса для ответа. Приложите нотариально заверенную копию паспорта и документов о смене имени. В заявлении просите направить ответ заказным почтовым отправлением.

Архив отдела образования Мурманска — ключевой ресурс для восстановления прав граждан на образование и трудовой стаж. Наиболее эффективный способ взаимодействия сегодня, подача электронного заявления через портал «Госуслуги». Это исключает необходимость личного визита, стоит в очереди и ускоряет процесс за счет межведомственного электронного взаимодействия. В сложных случаях (старые фонды, ликвидированные школы, утерянные дела) помощь квалифицированного архивариуса Государственного архива Мурманской области или судебное установление факта станут необходимым следующим шагом.

Данная статья носит информационный характер. Реквизиты, адреса приема и регламенты могут изменяться. Обязательно сверяйте актуальную информацию на официальном сайте Администрации Мурманска (murman.ru) или портале Госуслуг перед обращением.