Электронная почта – один из самых востребованных каналов деловой коммуникации. Соответственно, её архивирование регулируется теми же нормативными актами, что и хранение иных документов. В 2026 году основным источником требований является Приказ Росархива № 77 от , который заменил устаревший Приказ № 526 и ввёл единый порядок учёта, комплектования и хранения архивных материалов как в бумажном, так и в электронном виде.

Кому Приказ № 77?

• Государственные органы и учреждения;
• Юридические лица (коммерческие организации);
• Индивидуальные предприниматели.

Таким образом, любая организация, ведущая электронную переписку, обязана соблюдать положения данного приказа при формировании и хранении архива почты.

Классификация документов по сроку хранения

Согласно Приказу № 77 все документы, возникающие в ходе делопроизводства, делятся на три группы:

1. Документы со сроком хранения до 10 лет – текущая оперативная информация, которую после истечения срока можно уничтожить после экспертизы ценности.
2. Документы со сроком хранения от 10 до 50 лет – материалы, имеющие длительное значение для организации (например, договоры, нормативные акты, некоторые виды отчётности).
3. Документы постоянного (бессрочного) хранения – архивные фонды, имеющие историческое, научное или юридическое значение (уставы, приказы о создании организации, личные дела сотрудников и т.д.).

Электронная почта попадает в одну из этих групп в зависимости от содержания сообщений и их назначения.

Сколько хранится архив почты: практики почты: практические рекомендации

Определение категории сообщения

Прежде чем назначать срок хранения, необходимо классифицировать каждое письмо (или группу писем) по его содержанию:

• Текущая переписка (запросы, уточнения, оперативные указания) – обычно относится к группе до 10 лет.
• Договорные и финансовые документы (счета, акты, договоры, переписка по их исполнению) – часто попадают в группу 10–50 лет.
• Нормативные и внутренние регламенты (приказы, положения, инструкции) – могут требовать постоянного хранения.
• Личные данные сотрудников и клиентов (в соответствии с ФЗ‑152 «О персональных данных») – хранятся в течение срока, необходимого для достижения цели обработки, но не менее 3 лет после прекращения отношений, а в некоторых случаях – до 10 лет.

Сроки хранения по типам почтовых архивов

Организация хранения электронной почты

Для соблюдения требований Приказа № 77 рекомендуется:

1. Внедрить систему электронного документооборота (ЭДО) с функцией архивирования писем (например, LDM.ЭДО, LDM.Цифровой архив).
2. Настроить автоматические правила классификации на основе ключевых слов, отправителя, темы и приложений.
3. Вести опись архивных единиц (реестр писем с указанием даты, категории, срока хранения и ответственного лица).
4. Проводить периодическую проверку состояния архива (не реже одного раза в год) – проверка целостности файлов, актуальности сроков, необходимости уничтожения или передачи на постоянное хранения.
5. Обеспечить резервное копирование и защиту от несанкционированного доступа (шифрование, контроль доступа, журналы аудита).

Что происходит после истечения срока хранения?

По истечении установленного периода:

• Если документ относится к группе временного хранения и после экспертизы признано не имеющим ценности – его можно уничтожить. Уничтожение фиксируется в акте, который хранится не менее 5 лет.
• Если документ относится к группе долгосрочного или постоянного хранения – он передаётся в государственный архив или остаётся в корпоративном архиве на бессрочное хранение.

Важно: уничтожение электронной почты должно выполняться с использованием сертифицированных методов стирания данных (например, многократная перезапись, демагнитизация), чтобы исключить возможность восстановления.

Практические примеры

Пример 1: Архив переписки по текущим проектам

Компания ведёт переписку с подрядчиками по выполнению строительных работ. Письма содержат уточнения технических заданий, сроки и отчёты о промежуточных результатах. По классификации они относятся к группе до 10 лет. После истечения десяти лет проводится экспертиза ценности; если ценны, уничтожить.

Пример 2: Архив договоров с клиентами

Переписка, содержащая скан‑копии договоров, дополнительные соглашения и акты сдачи‑приёмки работ, относится к группе 10–50 летem>. Срок зависит от вида договора: например, договоры поставки – 10 лет, договоры аренды недвижимости – 50 лет. По истечении срока проводится экспертиза; если документы признаны ценными, они остаются в архиве на постоянное хранение.