Архивная справка – это официальный документ, подтверждающий наличие определённых сведений в фондах государственных или муниципальных архивов. Она востребована при оформлении пенсии, трудоустройстве, восстановлении утерянных документов, судебных разбирательствах и многих других ситуациях.

Что такое архивная справка?

Согласно КонсультантПлюс, архивная справка составляется на специальном бланке, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов, на основании которых она составлена. В ней содержатся:

• ФИО лица, на которое выдаётся справка;
• Наименование и реквизиты архивного дела (фонд, опись, дело, лист);
• Краткое содержание запрашиваемой информации (например, сведения о заработной плате, трудовом стаже, наградах);
• Дата выдачи и подпись уполномоченного сотрудника архива.

Виды архивных справок

В зависимости от цели запроса различают следующие типы справок:

1. Справка о трудовом стаже и заработной плате – необходима для назначения трудовой пенсии, подтверждения стажа при приёме на работу.
2. Справка о награждении ведомственной наградой – используется при оформлении льгот, восстановлении документов о службе.
3. Справка о рождении, браке, смерти – запрашивается в государственных архивах, если запись старше 75 лет (см. Порядок получения архивной справки в Укргосархиве).
4. Информационное письмо и архивная выписка – дословное воспроизведение части текста архивного документа с указанием поисковых данных (КонсультантПлюс).

Нормативная база

Получение архивных справок регулируется:

• Федеральным законом «О государственном архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказами Минкультуры России и региональных управлений культуры;
• Внутренними инструкциями конкретных архивов (например, ИГУ – Инструкция по оформлению архивной справки).

Как получить архивную справку через портал Госуслуг?

Портал государственных услуг Российской Федерации предоставляет возможность оформить запрос в режиме онлайн. Основные шаги:

1. Авторизоваться на gosuslugi.ru (требуется подтверждённая учётная запись).
2. В строке поиска ввести слово архив и выбрать услугу «Получение архивных документов».
3. Либо воспользоваться прямой ссылкой: https://www.gosuslugi.ru/600149/1/form (Министерство культуры Республики Хакасия).
4. Заполнить электронную форму:
• Указать ФИО заявителя;
• Выбрать тип справки (о трудовом стаже, заработной плате, награде и т.д.);
• Приложить скан-копии документов, подтверждающих факт работы за запрашиваемый период (трудовая книжка, справки с места работы, приказы) – как требует Министерство экономического развития РФ;
• Указать цель получения справки (например, «для назначения трудовой пенсии»).
5. Отправить заявление и дождаться уведомления о начале процесса оформления (см. ИГУ – Инструкция по оформлению архивной справки: после старта процесса инспектор по контролю за исполнением поручений получает уведомление).
6. Отслеживать этапы согласования в папке «Исходящие» личного кабинета;
7. После готовности справки получить её в электронном виде (PDF с электронной подписью) либо выбрать вариант получения на бумажном носителе в выбранном архиве.

Получение справки лично в архиве

Если вы предпочитаете оформить запрос непосредственно в архиве, выполните следующее:

1. Определите, какой архив хранит нужные документы (например, Главархив Москвы, Архивный фонд Санкт‑Петербурга, региональный государственный архив).
2. Подготовьте письменный запрос, содержащий:
• Наименование и адрес архива;
• ФИО заявителя;
• Тип запрашиваемой справки;
• Период, за который нужны сведения;
• Перечень прилагаемых документов (копии паспорта, трудовой книжки, подтверждающие бумаги).
3. Подайте запрос в приёмную архива или через электронный почтовый ящик (если архив предоставляет такую возможность).
4. Дождитесь извещения о готовности справки (обычно от 5 до 30 рабочих дней в зависимости от загруженности архива).
5. Получите справку на руки, предъявив паспорт и, при необходимости, доверенность.

Стоимость и сроки

Согласно информации из открытых источников:

• Выдача архивных справок, выписок и копий из подведомственных учреждений Главархива Москвы осуществляется бесплатно (см. «Как получить архивные документы: архивные выписки и справки»).
• В некоторых региональных архивах может взиматься плата за срочное изготовление или за заверение копий, но базовая справка остаётся бесплатной.
• Средний срок исполнения запроса – от 5 до 20 рабочих дней; в случае срочной необходимости можно запросить ускоренное обслуживание (за дополнительную плату).

Примеры типовых запросов

Запрос справки о трудовом стаже для пенсии

Текст заявления:

Прошу выдать справку о трудовом стаже и средней заработной плате за период с по для оформления трудовой пенсии по старости. Прилагаю копию трудовой книжки и паспорта.

Запрос справки о награждении

Текст заявления:

Прошу предоставить справку о награждении ведомственной наградой «За отличие в труде» за период службы в организации «XYZ» с 2000 по 2010 годы. Прилагаю копию приказа о награждении и паспорт.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить архивную справку без личного визита?

Да, через портал Госуслуг или электронную почту архива (если такая услуга предоставляется).

Нужно ли заверять справку у нотариуса?

Обычно нет – справка, выданная архивом, уже имеет официальный статус и подпись уполномоченного сотрудника. Однако некоторые организации могут потребовать нотариального заверения.

Что делать, если в архиве нет нужного дела?

Архив выдаст мотивированный отказ с указанием причин. В этом случае можно обратиться в вышестоящий архивный орган или уточнить запрос (возможно, документы находятся в другом фонде).

Можно ли получить справку о лице, умершем более 75 лет назад?

Да, такие сведения относятся к открытым фондам и предоставляются по стандартному запросу (см. «Порядок получения архивной справки в Укргосархиве»).

Получение архивной справки – относительно простая процедура, если знать, куда обращаться и какие документы подготовить. Онлайн‑сервисы Госуслуг значительно упрощают процесс, позволяя отслеживать каждый этап оформления. При личном визите важно правильно составить запрос и приложить подтверждающие бумаги. Бесплатность выдачи большинства справок делает эту услугу доступной широкому кругу граждан и организаций.

Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, вы сможете быстро и без лишних хлопот получить необходимую архивную справку для решения любых официальных вопросов.