Дата актуализации:
В любой организации система делопроизводства тесно связана с архивным делом.
Одним из ключевых элементов архивного учета являются архивные номера – уникальные
идентификаторы, присваиваемые каждому документу или делу. Правильное их ведение
обеспечивает быстрый поиск, контроль сроков хранения и соблюдение нормативных
требований.
Что такое архивный номер?
Архивный номер – это уникальная последовательность цифр (иногда с буквенными
литерами), отражающая:
- структурное подразделение, создавшее дело;
- год и порядковый номер в рамках номенклатуры дел;
- вид хранения (постоянное, временное, личный состав).
Номера фиксируются в архивной описи дел – справочнике, содержащем систематизированный перечень всех единиц хранения (дел) в архиве.
Номенклатура дел
Номенклатура дел – это классификатор, разработанный в организации и утверждённый
архивом. По ней формируются индексы дел, которые затем используются при присвоении
архивных номеров. Номенклатура дел делится на:
- дела постоянного хранения (сохраняются более 10 лет);
- дела временного хранения (до 10 лет);
- дела по личному составу.
Для дел временного хранения отдельные описи не составляются – их учет ведётся в
соответствии с внутренними регламентами организации.
Порядок составления описи дел
Согласно пункту 5.4.3 Порядок составления описей дел (КонсультантПлюс), процесс выглядит так:
- Подготовка материалов – собираются обложки дел, их заголовки, даты, количество листов.
- Определение типа дел – постоянные, временные, личный состав.
- Назначение номенклатурного индекса – каждому делу присваивается номер по номенклатуре.
- Составление описи – заполняется форма описи дел, в которой указываются:
- порядковый номер (валовый) дела;
- индекс дела;
- заголовок (полное, без сокращений);
- крайние даты (начальная и конечная);
- количество листов;
- срок хранения;
- примечания (приём, состояние, передача и т.п.).
- Проверка и согласование – нумерация согласуется с архивом Росавтодора (или другим уполномоченным архивом).
- Утверждение – опись подписывается ответственным лицом и передаётся в архив не позднее трех лет после завершения делопроизводства.
Требования к оформлению описи дел
При составлении описи необходимо соблюдать следующие правила:
- Полное название подразделения без сокращений; при переименовании указывается новое название.
- Каждое дело вносится под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), каждый том получает отдельный номер.
- Нумерация – валовая (сквозная, без пропусков, кроме специально отмеченных литерных номеров).
- Графы заполняются в точном соответствии с данными, указанными на обложке дела.
- Заголовки вносятся согласно схеме систематизации, основанной на номенклатуре дел.
- При последовательных однотипных делах после первого заголовка пишется слово «То же», но остальные сведения (даты, листы и пр.) заполняются полностью.
- Для многотомных дел:
- наименование первого тома указывается полностью;
- дальнейшие тома обозначаются «То же» (если находятся на той же странице);
- при переходе на новую страницу заголовок повторяется полностью;
- последний том помечается словом «Последний».
- Между заголовками дел оставляется интервал не менее 1 см.
- В разделе «Примечания» фиксируются:
- дату приёма дел в архив;
- особенности физического состояния (повреждения, реставрация);
- переправки в другие подразделения с указанием акта передачи;
- наличие копий и их местонахождение.
- В конце описи делается итоговая запись: количество дел, первый и последний номера, а также указание на наличие литерных или пропущенных номеров.
Система нумерации и её особенности
Нумерация дел в описи имеет сквозной валовый характер. Возможные варианты:
- Простая цифра (1, 2, 3 …);
- Комбинация цифр и букв (1А, 1Б) – используется для обозначения пропусков или особых категорий.
При необходимости в описи могут появляться «пропущенные» номера, которые фиксируются в примечании (например, «№ 7 – отсутствует, дело уничтожено»).
Пример заполнения описи дел
| П/н | Индекс дела | Заголовок | Крайние даты | Кол-во листов | Срок хранения | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01-2023-01 | Отчёт о выполнении плана продаж за 2022 г. | – | 120 | Постоянное (более 10 лет) | Принято в архив |
| 2 | 01-2023-02 | То же | – | 98 | Постоянное | Копия в отделе маркетинга |
| 3 | 02-2023-01 | Договор аренды помещения № 15 | – | 12 | Временное (до 10 лет) | Последний том |
Практические рекомендации
- Вести регулярный контроль за соответствием обложек дел и записей в описи.
- Обновлять номенклатуру дел при реорганизации подразделений.
- Сохранять электронные копии описи (PDF) для быстрого доступа и резервного копирования.
- При передаче дел в другие организации оформлять акт передачи и фиксировать его в примечаниях.
- Проводить ежегодную экспертизу ценности документов – это обязательный этап для формирования новых опсий.
Архивные номера и правильно оформленная опись дел – фундамент надёжного
делопроизводства. Они позволяют:
- Контролировать сроки хранения и своевременно проводить списание устаревших документов;
- Обеспечить быстрый доступ к нужным материалам;
- Соблюдать законодательные требования к учёту архивных фондов.
Следуя изложенным правилам и рекомендациям, организация гарантирует порядок
в архивных фондах, а сотрудники – удобный инструмент для работы с документами.
Статья подготовлена на основе нормативного акта 5.4.3. Порядок составления описей дел (КонсультантПлюс) и актуальна на дату публикации.