Термин «фонд дела архив» объединяет два ключевых понятия архивного дела: архивный фонд и дело. Понимание их взаимосвязи необходимо для правильной организации хранения, комплектования, учёта и использования документов в государственных, муниципальных, ведомственных и корпоративных архивах.
Основные определения
Архивный фонд
Архивный фонд – это систематизированный комплекс документов, созданных или полученных одним фондообразователем (организацией, учреждением, лицом, семьёй и т.п.) и имеющих ценность для научного, культурного, административного или правового использования. Фонд характеризуется:
- единым источником происхождения;
- однородностью содержания (по функциям, видам деятельности);
- постоянством состава (документы не перемешиваются с материалами других фондообразователей).
Дело
Дело – это структурная единица архивного фонда, представляющая собой связанный набор документов, отражающих один вид деятельности, один процесс или один вопрос. Дело формируется в процессе текущего делопроизводства и после его завершения передаётся на постоянное хранение в архив.
Фонд дела архив
Сочетание этих понятий означает: фонд, состоящий из дел, которые совместно отражают всю деятельность фондообразователя за определённый период. Другими словами, архивный фонд – это совокупность всех дел, созданных данным субъектом и отобранных на постоянное хранение после экспертизы их ценности.
Как формируется фонд дела архив
Этапы формирования
- Текущее делопроизводство – документы создаются и обрабатываются в организации.
- Завершение дела – после окончания дела (например, завершения проекта, истечения срока давности) оно передаётся в архив.
- Экспертиза ценности – специальная комиссия оценивает документы на предмет их научного, исторического, правового или административного значения.
- Включение в фонд – дела, признанные ценными, помещаются в соответствующий архивный фонд фондообразователя.
- Описание и учёта – каждое дело получает индекс, заголовок, аннотацию и вносится в опись фонда.
Особенности при реорганизации и ликвидации
Согласно Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации»:
- При реорганизации организации законченные дела остаются в архивном фонде реорганизованного лица, а незавершённые передаются правопреемнику для завершения делопроизводства.
- При ликвидации все завершённые дела включаются в архивный фонд ликвидируемой организации; незавершённые – передаются организации‑правопреемнику для завершения, после чего также становятся частью её фонда.
Классификация архивных фондов по делам
В зависимости от содержания и характера документов фонды делятся на несколько типов:
Организационно‑распорядительные фонды
Содержат приказы, распоряжения, протоколы, планы и другие документы, регулирующие деятельность организации. Пример: фонд Центра подготовки космонавтов (РГА НТД).
Лично‑деловые фонды
Документы конкретного лица (служебная переписка, докладные записки, личные дневники). Пример: фонды отдельных учётов в РГИА.
Тематические (предметные) фонды
Сгруппированы по определённой теме или отрасли (научно‑техническая документация, культурное наследие, военная история). Пример: фонд дел о рекордах космических полётов в РГА НТД.
Коллекционные фонды
Собрания документов, объединённых по признаку происхождения (например, фонд документов общественных организаций в РНБ).
Фонды семей и родов
Документы нескольких поколений одной семьи (метрические книги, переписка, наследственные дела).
Правила учёта и использования фонда дела архив
Для обеспечения сохранности и доступности документов действуют нормативные акты, среди которых:
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (Федеральное архивное агентство).
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Внутренние инструкции архивов (описания фондов, дела, номенклатуры дел).
Ключевые требования к учёту
- Ежегодная инвентаризация – на 1 января подводятся итоги поступивших и выбывших дел за год.
- Ведение списка фондов – приложение 12 к Правилам содержит перечень всех фондов, хранящихся в архиве.
- Опись дел – каждая единица хранения получает уникальный шифр (фонд, опись, дело, лист).
- Доступность – документы предоставляются пользователям в читальных залах или в электронном виде после оформления запроса.
Примеры из практики
Российский государственный архив научно‑технической документации (РГА НТД)
В фондах РГА НТД хранятся дела о подготовке космонавтов, о проведении испытаний ракетно‑космической техники, а также коллекция дел о oficialmente зарегистрированных рекордах полётов. Каждое дело имеет собственный номер и описание, что позволяет исследователям быстро находить нужную информацию.
Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ)
Фонды РГАНИ включают дела партийных и советских органов, личные фонды деятелей культуры и науки, а также коллекции документов по социально‑политическому движению XX‑XXI вв. Благодаря чёткой системе фондообразования и делопроизводства архив обеспечивает доступ к материалам, связанным с громкими уголовными делами (например, дело о краже документов антикваром Владимиром Файнбергом).
Фонд архивных документов Российской национальной библиотеки (РНБ)
Один из крупнейших ведомственных архивных фондов библиотечной отрасли – фонд делопроизводственных документов РНБ и её общественных организаций. Он содержит отчёты о работе библиотек, планы комплектования, переписку с издательскими домами и материалы по культурно‑просветительской деятельности.
Фонд дела архив – это фундаментальная единица архивной системы, объединяющая все документы, созданные одним фондообразователем и имеющие долгосрочную ценность. Понимание принципов формирования, классификации и учёта таких фондов позволяет:
- обеспечить надёжное хранение документального наследия;
- оптимизировать процессы поиска и использования информации;
- сохранять историческую память общества и государства.
Соблюдение нормативных требований и применение современных методов описания (электронные каталоги, метаданные, цифровые копии) делают фонд дела архив доступным для учётов, студентов, журналистов и широкой публики, способствуя развитию науки, культуры и правовой прозрачности.