Дата подготовки материала: (MM/DD/YYYY).
Архивный фонд – это совокупность документов, имеющих постоянную историческую, научную или культурно‑просветительскую ценность, которые находятся на постоянном хранении в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках и научных организациях. Работа с архивным фондом требует знания нормативной базы, умения организовывать хранение, комплектование, учёт и использование документов, а также соблюдения требований к доступности и конфиденциальности информации.
Нормативно‑правовая база
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- ГОСТ Р 7.0.8‑2025 «Документооборот. Архивное дело. Общие требования»;
- Профессиональный стандарт «Специалист архива»;
- Методические рекомендации Федерального архивного агентства по организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации;
- Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учёту и использованию документов личного происхождения.
Формирование архивного фонда
Согласно пункту 2.7 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации:
- Документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду фондообразователя, в котором они созданы.
- При реорганизации или ликвидации организации законченные делопроизводством дела включаются в её архивный фонд; незавершённые дела, переданные для завершения в организацию‑правопреемник, попадают в архивный фонд правопреемника после их окончания.
Формирование фондов осуществляется в источниках комплектования (фондообразователях) в процессе создания дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на хранение в архив. В архиве рекомендуется проводить работы по фондированию (перефондированию) архивных документов в соответствии с установленными сроками и требованиями.
Правила организации хранения
Температурно‑влажностный режим
Для обеспечения долгосрочной сохранности документов необходимо поддерживать:
- Температуру воздуха – от +15 °C до +20 °C;
- Относительную влажность – от 45 % до 55 %;
- Минимальные колебания показателей (не более ±2 °C и ±5 % соответственно).
Санитарно‑гигиеническая обработка и консервация
Регулярно проводится:
- Санитарно‑гигиеническая обработка фондов (удаление пыли, плесени, насекомых);
- Консервация документов (использование безкислотных материалов, защитных обложек, микроклиматических камер);
Комплектование, описание и учёт
Комплектование включает:
- Отбор документов согласно номенклатуре дел и критериям исторической ценности;
- Подготовку передаточных актов и описей;
- Регистрацию полученных фондов в учёте архива (карточки, электронные базы данных).
Описание документов выполняется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8‑2025 и включает создание bibliographic записей, аннотаций, ключевых слов и указателей.
Доступ и использование документов
Открытый и ограниченный доступ
Для документов личного происхождения (фонды, коллекции) необходимо:
- Информировать граждан о задачах архива и правилах хранения;
- Оговаривать возможности ограничения доступа исследователей (например, по согласованию с владельцем фонда или в соответствии с законодательством о персональных данных);
- Организовывать экскурсии в архивохранилища для ознакомления с условиями хранения.
Подготовка справок, выписок и копий
Сотрудники архива должны уметь:
- Готовить архивные справки и выписки по запросам граждан и организаций;
- Изготавливать верные копии документов (фотокопирование, сканирование, цифровое воспроизведение) с соблюдением требований к сохранности оригинала;
- Обеспечивать своевременное предоставление информации в установленные сроки (как правило, не более 30 рабочих дней).
Обучение и профессиональная подготовка
Для эффективной работы в архиве фонд рекомендуется пройти следующие образовательные программы:
- Онлайн‑курсы переподготовки с нуля в НЦПО (Москва) – изучение ФЗ‑125, ГОСТ Р 7.0.8‑2025, профстандарта «Специалист архива»;
- Практические занятия по организации температурно‑влажностного режима, санитарно‑гигиенической обработке фондов и основам консервации документов;
- Тренинги по подготовке архивных справок, выписок, копий и организации доступа исследователей к фондам.
Пример типовой workflow работы с архивным фондом
- Приём документов: проверка сопроводительной документации, сверка с номенклатурой дел.
- Комплектование: отбор ценных документов, формирование дел, оформление передаточного акта.
- Описание и учёт: внесение данных в электронный каталог, создание метаданных.
- Размещение на хранении: размещение в специализированных стеллажах с контролем Т‑В режима.
- Контроль состояния: периодический осмотр, санитарно‑гигиеническая обработка, консервация при необходимости.
- Предоставление доступа: обработка запросов, подготовка справок/выписок, организация работы в читальном зале.
- Отчётность: формирование годовых отчётов о состоянии фонда, выполненных работах и предоставленных услугах.
Работа в архиве фонд – это сложный, но важный процесс, требующий знания законодательства, умения соблюдать оптимальные условия хранения и обеспечивать доступ к информации для исследователей и граждан. Соблюдение перечисленных выше правил и рекомендаций позволяет сохранять documentalное наследие на долгие годы, повышать эффективность архивной деятельности и укреплять доверие пользователей к архивным учреждениям.
Если вам необходимы дополнительные материалы по конкретным аспектам (например, разработка номенклатуры дел, цифровизация фондов или работа с документами ограниченного доступа), обращайтесь к методическим рекомендациям Федерального архивного агентства либо к профильным образовательным программам.